Aquaservice este compania lider la nivel național în distribuția de apă cu dozator, atât pentru companii, cât și pentru gospodării, cu peste 500.000 de clienți și 3 milioane de utilizatori zilnic. Datorită semnăturii electronice Namirial, gestionează în mod agil și sigur documentația a aproape 2.700 de persoane, distribuite în 60 de sucursale.
În prezent, cu aproape 2.700 de persoane în 60 de sucursale și depozite proprii distribuite pe întreg teritoriul național, semnătura electronică a devenit un instrument esențial pentru gestionarea semnării documentelor angajaților: modificări de contract, reînnoiri, acorduri individuale, modificări etc.
În acest caz, Mar Moyano Ojeda, din Departamentul Oameni și Cultură al Aquaservice, ne explică experiența sa cu semnătura electronică implementată în organizația și departamentul său.
+2.700
de angajați în 60 de sucursale
76%
din contractele trimise cu Namirial sunt semnate în aceeași zi
+34k
cereri de semnătură trimise de Aquaservice
Provocarea: gestionarea unei echipe în creștere, distribuite în sucursale din toată Spania
În ianuarie 2019 erau 1.333 de angajați în aproape 50 de sucursale în Spania, cu o creștere estimată a personalului de 20% pe an.
Ca departament de resurse umane, s-au gândit care era misiunea, viziunea și obiectivele lor. „Cum ne imaginam că vom lucra și ce proiecte urma să dezvoltăm în anii următori?”, subliniază Mar.
În acest sens, Aquaservice se confrunta cu 2 mari provocări:
- Creșterea în calitate și cantitate alături de Aquaservice: ne doream să funcționăm administrativ într-un mod excelent pentru a deveni un reper în gestionarea documentelor, aliniați cu obiectivele companiei.
- Să fim un departament de resurse umane conectat, integrând toate serviciile oferite de la nivelul departamentului pentru a îmbunătăți experiența angajaților și a avea un impact pozitiv asupra celor care se alătură companiei, precum și pentru a optimiza gestionarea, revizuind și îmbunătățind procesele.
„Namirial acoperă nevoile departamentului Oameni și Cultură al Aquaservice pentru întreaga gestionare a semnării documentelor, datorită fiabilității sale legale și experienței excelente oferite angajaților noștri.”
— Mar Moyano Ojeda, Departamentul Oameni și Cultură, Aquaservice
Soluția: utilizarea platformei Namirial pentru trimiterea documentelor spre semnare și e-mailul certificat
Din martie 2019, Aquaservice a integrat semnătura electronică Namirial în procesul de onboarding documentar: noii angajați primesc un e-mail de bun venit în familia Aquaservice cu documentația întregului departament Oameni și Cultură, iar semnătura digitală a acestor documente este colectată de la toți angajații.
În plus, folosesc Namirial pentru trimiterea oricărui document care necesită semnătura digitală a angajaților în activitățile zilnice cu persoane din orice sucursală din Spania, precum modificări de contract, reînnoiri, acorduri individuale, modificări etc.
Exemplu de flux de semnare a unui document trimis întregii echipe:
- Profesionistul din departamentul de resurse umane accesează platforma web Namirial.
- Încarcă un fișier Excel cu numele, numerele de telefon sau adresele de e-mail ale întregii echipe.
- Configurează documentul și îl trimite tuturor persoanelor.
- Fiecare angajat primește documentul în mod individual.
- Urmărește trasabilitatea semnăturilor în timp real, cu statistici detaliate.
Rezultate: trimit documente întregii echipe sau individual, rapid, și le obțin semnate imediat
Au îmbunătățit experiența persoanelor care fac deja parte din Aquaservice și au un impact pozitiv asupra celor care se alătură companiei.
Optimizează resursele interne, cu mai puțină gestiune administrativă și productivitate mai mare.
Au îmbunătățit procesele de semnare a documentelor, evitând pierderile și erorile, beneficiind astfel de o mai mare securitate juridică.
„Datorită Namirial putem trimite documente rapid angajaților noștri și le obținem semnate imediat, ajutând enorm gestionarea zilnică a departamentului nostru de resurse umane.”
— Mar Moyano Ojeda, Departamentul Oameni și Cultură, Aquaservice
2 momente-cheie în care Namirial a fost esențial
- Munca la distanță: Legea 10/2021 privind munca la distanță prevede că trebuie încheiate acorduri individuale cu fiecare persoană care lucrează în acest regim. Aquaservice a realizat acest demers cu Namirial, colectând datele privind locurile de muncă pentru a efectua evaluarea riscurilor, respectând astfel cerințele în materie de prevenire ale Legii 10/2021.
- Coordonarea activităților de întreprindere: în prezent, Aquasalud gestionează accesul pentru furnizarea apei în peste 1.000 de puncte de livrare pentru clienți pe întreg teritoriul național. La fiecare punct de livrare sunt autorizate mai multe persoane, ceea ce impune menținerea actualizată, predarea și semnarea documentației de sănătate și securitate în muncă a lucrătorilor. Pot trimite documentele rapid și le obțin semnate imediat, ceea ce ajută enorm gestionarea zilnică.
Declarație de exonerare de răspundere: această poveste de succes a fost produsă și publicată inițial de Signaturit Group. În urma integrării Signaturit în Grupul Namirial, aceasta este acum găzduită pe site-ul Namirial în scopuri de arhivare și informare. Rezultatele, cifrele, elementele de brand și referințele la produse reflectă experiența clientului la momentul publicării inițiale și este posibil să nu mai reprezinte ofertele sau rezultatele actuale.