Aquaservice è l’azienda leader nazionale nella distribuzione di acqua con erogatore, sia per aziende sia per privati, con oltre 500.000 clienti e 3 milioni di utenti al giorno. Grazie alla firma elettronica di Namirial, gestisce in modo agile e sicuro la documentazione di quasi 2.700 persone distribuite in 60 sedi.
Attualmente, con quasi 2.700 persone in 60 sedi e magazzini propri distribuiti su tutto il territorio nazionale, la firma elettronica è diventata uno strumento indispensabile per gestire la firma dei documenti dei dipendenti: cambi di contratto, rinnovi, accordi individuali, modifiche, ecc.
In questo caso, Mar Moyano Ojeda, dell’Area Persone e Cultura di Aquaservice, ci racconta la sua esperienza con la firma elettronica implementata nella sua organizzazione e nel suo dipartimento.
+2.700
persone in 60 sedi
76%
dei contratti inviati con Namirial viene firmato lo stesso giorno
+34k
richieste di firma inviate da Aquaservice
La sfida: gestire un organico in crescita distribuito nelle sedi di tutta la Spagna
A gennaio 2019 erano 1.333 persone in quasi 50 sedi in Spagna, con una previsione di crescita dell’organico del 20% all’anno.
Come area HR, hanno riflettuto su quale fosse la loro missione, visione e obiettivi. «Come immaginavamo di lavorare e quali progetti avremmo sviluppato nei prossimi anni?», sottolinea Mar.
In questo senso, Aquaservice doveva affrontare 2 grandi sfide:
- Crescere in qualità e quantità con Aquaservice: volevamo funzionare a livello amministrativo in modo eccellente, per diventare un punto di riferimento nella gestione documentale, allineati con gli obiettivi dell’azienda.
- Essere un dipartimento HR connesso, integrando tutti i servizi offerti dall’area per migliorare l’esperienza dei dipendenti e avere un impatto positivo sulle persone che entrano in azienda, oltre a ottimizzare la gestione rivedendo e migliorando i processi.
“Namirial copre le esigenze dell’area Persone e Cultura di Aquaservice per tutta la gestione della firma dei documenti, grazie alla sua affidabilità legale e all’ottima esperienza offerta ai nostri dipendenti.”
— Mar Moyano Ojeda, Area Persone e Cultura, Aquaservice
Soluzione: utilizzo della piattaforma di Namirial per l’invio di documenti da firmare ed email certificate
Da marzo 2019, Aquaservice ha integrato nel processo di onboarding documentale la firma elettronica di Namirial: i nuovi assunti ricevono un’email di benvenuto nella famiglia Aquaservice con la documentazione di tutta l’area Persone e Cultura, e viene raccolta la firma digitale di tali documenti da parte di tutti i dipendenti.
Inoltre, utilizzano Namirial per l’invio di qualsiasi documento che richieda la firma digitale dei dipendenti nelle attività quotidiane con le persone in qualsiasi sede della Spagna, come cambi di contratto, rinnovi, accordi individuali, modifiche, ecc.
Esempio di flusso di firma di un documento inviato a tutto l’organico:
- Il professionista del dipartimento HR accede alla piattaforma web di Namirial.
- Carica un file Excel con nomi, numeri di telefono o indirizzi email di tutto l’organico.
- Configura il documento e lo invia a tutte le persone.
- Ogni dipendente riceve il proprio documento individualmente.
- Segue la tracciabilità delle firme in tempo reale con statistiche dettagliate.
Risultati: inviano documenti a tutto l’organico o individualmente in modo rapido e li ottengono firmati immediatamente
Hanno migliorato l’esperienza delle persone che già fanno parte di Aquaservice e hanno un impatto positivo su chi entra in azienda.
Ottimizzano le risorse interne, con meno gestione amministrativa e maggiore produttività.
Hanno migliorato i processi di firma documentale, evitando perdite ed errori, e godono quindi di maggiore sicurezza giuridica.
“Grazie a Namirial possiamo inviare i documenti ai nostri dipendenti rapidamente e ottenerli firmati immediatamente, aiutando enormemente la gestione quotidiana della nostra area HR.”
— Mar Moyano Ojeda, Area Persone e Cultura, Aquaservice
2 tappe fondamentali in cui Namirial è stata determinante
- Telelavoro: la Legge 10/2021 sul lavoro a distanza stabilisce che è necessario stipulare accordi individuali con ogni persona che adotta questa modalità. Aquaservice ha svolto questa attività con Namirial, raccogliendo i dati sui luoghi di lavoro per effettuare la valutazione dei rischi, in conformità con i requisiti in materia preventiva della Legge 10/2021.
- Coordinamento delle Attività Aziendali: attualmente Aquasalud gestisce l’accesso per la fornitura d’acqua in oltre 1.000 punti di consegna clienti su tutto il territorio nazionale. In ogni punto di consegna vengono autorizzate più persone, il che richiede di mantenere aggiornata, consegnata e firmata la documentazione di sicurezza sul lavoro dei lavoratori. Possono inviare i documenti rapidamente e ottenerli firmati immediatamente, aiutando enormemente la gestione quotidiana.
Disclaimer: questo caso di successo è stato originariamente prodotto e pubblicato da Signaturit Group. In seguito all’integrazione di Signaturit nel Gruppo Namirial, è ora ospitato sul sito web di Namirial a scopo di archivio e informazione. I risultati, i dati, il brand e i riferimenti ai prodotti riflettono l’esperienza del cliente al momento della pubblicazione originale e potrebbero non rappresentare più le offerte o i risultati attuali.