Gestione documentale e archiviazione a lungo termine
Namirial Archive semplifica la gestione dei documenti e dei processi aziendali fornendo una conservazione sicura e conforme a lungo termine dei registri digitali. Basato su standard qualificati eIDAS e certificazione ISO 27001, garantisce piena tracciabilità, integrità e accessibilità durante l’intero ciclo di vita del documento, dalla creazione alla conservazione con pieno valore legale.
Il DMS consente di organizzare, classificare, cercare e gestire i documenti aziendali in modo rapido, intuitivo, interattivo ed efficace.
Potente gestione dei dati tramite tecnologia web part, per definire spazi personali in cui condividere le informazioni.
L’intero ciclo di vita dei tuoi documenti a portata di mano
La corretta gestione di un documento nel suo intero ciclo di vita, dalla creazione alla conservazione, è un processo strategico per aziende e pubbliche amministrazioni. L’innovazione tecnologica fornisce un valido supporto per amministrare grandi quantità di documenti e dati.
Si trasforma anche la modalità di comunicazione e conservazione dei documenti. Dagli spazi fisici si passa a uno spazio virtuale condiviso e accessibile da ogni luogo.
- L’uso di soluzioni di Enterprise Content Management (ECM) permette di condividere le informazioni su portali intranet e internet aziendali, personalizzabili dall’utente o dall’amministratore.
- La gestione dei documenti, la ricercabilità e la loro conservazione nel tempo è garantita da strumenti di Document Management System (DMS) e di Long Term Archiving (LTA).
- L’automatizzazione dei processi comporta l’abbandono delle attività manuali e ripetitive, a favore di strumenti digitali con cui svolgere gli stessi compiti in modo più rapido ed efficiente (Business Process Management workflow).
Document Management System
DMS è il modulo di Namirial Archive che consente di semplificare la gestione dei documenti in base alle esigenze specifiche della propria attività. Il Document Management System è lo strumento ideale per organizzare in maniera efficace l’ampia mole di documenti digitali che si creano e gestiscono ogni giorno.
Organizzare, classificare, cercare e gestire i documenti aziendali
Ricerca di tutti i documenti in un’unica interfaccia
MegaSearch consente di cercare tutti i documenti in un’unica interfaccia, effettuare la ricerca usando i metadati, impostare le preferenze di visualizzazione e fare il download dei documenti.
Gestione della struttura delle cartelle
Puoi creare,copiare ed eliminare le cartelle, aggiungere documenti e spostarli tra le varie cartelle, assegnare autorizzazioni di visualizzazione a ogni signolo documento o cartella, definire gli script per la creazione delle cartelle.
Ampie funzionalità di gestione dei documenti
Carica i documenti in FrontEnd, unisci un pdf alla fine del documento, aggiungi note o allegati, firma il documento e scarica il report excel dei documenti archiviati.
Enterprise Content Management
La soluzione per la gestione dei documenti e delle informazioni, che consente di definire portali web aziendali in cui organizzare e condividere le informazioni e i documenti, completamente personalizzabili dall’utente o dall’amministratore.
Semplifica lo scambio di informazioni tra persone, team e organizzazioni
Configurazione degli account
Definisci azienda, ruoli, tipi di documento, metadati, livelli di autorizzazione, modalità di accesso ai dati, utenti dei gruppi.
Definizione dei documenti
Configura in maniera completa le modalità di archiviazione e di gestione dei documenti aziendali, con metadati specifici per l’archiviazione, firma automatica e marcatura temporale.
Diverse modalità di accesso
La suite supporta l’accesso con nome utente e password, con dominio (SSO) per PrivateSaas e On-premise e con account MyNamirial (OnePltform IDP) con MFA.
I componenti di Namirial Archive
La suite è composta da diverse risorse che possono essere implementate singolarmente o in modalità combinata a seconda delle specifiche esigenze, assicurando sempre la massima efficienza in tutte le fasi.
Enterprise Content Management (ECM)
Il sistema ECM offre una potente gestione dei dati tramite la tecnologia web part, attraverso la quale è possibile definire spazi personali, completamente personalizzabili dall’utente o dall’amministratore, con l’obiettivo di pubblicare portali intranet e internet, in cui condividere le informazioni. Un motore di collaborazione potente ma facile da usare.
Document Management System (DMS)
Il DMS consente di organizzare, classificare, cercare e gestire i documenti aziendali in modo rapido, intuitivo, interattivo e soprattutto efficace. Con il DMS è possibile organizzare i documenti in base alla propria struttura organizzativa. È un sistema multi-business: gli strumenti avanzati dell’applicazione consentono di definire le tipologie documentali da gestire per ogni azienda.
Business Project Management (BPM)
La nostra soluzione di Business Process Management (BPM) ti permette di ottimizzare, automatizzare e monitorare i flussi di lavoro aziendali, agile e reattiva. migliorando l’efficienza operativa, riducendo gli errori e aumentando la produttività. Con una piattaforma scalabile e user-friendly, puoi gestire ogni processo in modo centralizzato, semplificando le operazioni quotidiane e ottenendo risultati concreti nel lungo periodo.
Long-Term Archiving (LTA)
Fornisce un hub per la conservazione dei documenti con evidenze a norma, in un sistema di conservazione sicuro con una semplice funzione di ricerca e visualizzazione. Garantisce autenticità, integrità, disponibilità e reperibilità dei documenti archiviati. Permette di implementare un processo di conservazione basato sulla gestione e produzione dei pacchetti informativi previsti dalle regole tecniche.
Long-Term Archiving (LTA) per conservazione dati sensibili
In caso di dati sensibili che richiedono un particolare trattamento, la soluzione prevede l’uso di componenti di crittografia di livello avanzato, insieme a politiche di controllo degli accessi e verifica dell’identità dell’utente. Tale servizio è conforme alla gestione di dati critici (livello QC2 ACN) delle Pubbliche Amministrazioni.
Qualified preservation of qualified signatures and seals (QPRES)
Il servizio QPRES è rivolto ai soggetti che vogliano garantire l’integrità e l’autenticità di firme e sigilli qualificati nel tempo, tramite la validazione e la conservazione delle informazioni associate ai certificati per mezzo di tecnologie basate su algoritmi sicuri e firme digitali. Il documento firmato e/o sigillato viene conservato, rendendone possibile la validazione in modo da provare l’origine e l’integrità qualora sia determinante.
Business Project Management
La nostra soluzione di Business Process Management (BPM) ti permette di ottimizzare, automatizzare e monitorare i flussi di lavoro aziendali, in una modalità agile e reattiva, migliorando l’efficienza operativa, riducendo gli errori e aumentando la produttività.
Con una piattaforma scalabile e user-friendly, puoi gestire ogni processo in modo centralizzato, semplificando le operazioni quotidiane e ottenendo risultati concreti nel lungo periodo.
Long Term Archiving
Archivia i documenti a lungo termine con prove legali e conformi.
NamirialArchive fornisce un hub per l’archiviazione e la LTA & QPRES conservazione a lungo termine dei documenti con prove legali e conformi in un ambiente sicuro con una semplice funzione di ricerca e visualizzazione.
Garantisce autenticità, integrità, disponibilità e reperibilità dei documenti archiviati. Crittografa i tuoi documenti che contengono dati sensibili.
Con il servizio Qpres garantisci l’integrità e l’autenticità di firme e sigilli qualificati nel tempo, ottieni la convalida e la conservazione delle informazioni associate ai certificati e garantisci l’autenticità, l’integrità, la disponibilità e la reperibilità dei tuoi documenti firmati.
Tutti i vantaggi della nostra soluzione
Flessibilità
Organizzazione e catalogazione efficace di qualsiasi tipologia di documento (fatture, documenti di trasporto, ordini, registri, e-mail, fax, lettere, offerte).
Velocità
Ricerca semplificata e consultazione rapida dei documenti aziendali archiviati, accessibili facilmente da web application.
Risparmio
Ottimizzazione dei processi aziendali: riduzione dei tempi di gestione ed eliminazione dei costi per stampa, archiviazione fisica e spedizione.
Sicurezza
Archiviazione e conservazione dei documenti aziendali in un archivio digitale facilmente accessibile e qualificato AgID e ACN e nel perimetro delle certificazioni Namirial ISO 9001 e 2700.
Personalizzazione
Semplificazione dei processi aziendali complessi attraverso l’implementazione di spazi personali e flussi di informazioni semplificati, adattabili alle specifiche esigenze.
Sostenibilità
L’adozione di un sistema di gestione documentale digitale si traduce in una diminuzione dell’impatto ambientale e dell’uso di carta.