Gestion des documents et archivage à long terme
Namirial Archive simplifie la gestion des documents et des processus métiers en offrant un stockage sécurisé et conforme à long terme des enregistrements numériques. Fondé sur les normes qualifiées eIDAS et la certification ISO 27001, il garantit une traçabilité, une intégrité et une accessibilité complètes tout au long du cycle de vie du document, de la création à la conservation juridiquement valable.
Le DMS vous permet d’organiser, de classer, de rechercher et de gérer des documents professionnels de manière rapide, intuitive, interactive et surtout efficace
Une gestion puissante des données via la technologie web part, qui permet de définir des espaces personnels pour partager des informations.
Le cycle de vie complet de vos documents au bout des doigts
La bonne gestion d’un document tout au long de son cycle de vie, de la création à la conservation, est un processus stratégique pour les entreprises et les administrations publiques. L’innovation technologique fournit une aide précieuse pour l’administration de grandes quantités de documents et de données.
La façon dont les documents sont communiqués et stockés est également transformée. Des espaces physiques, nous passons à un espace virtuel partagé et accessible de n’importe où.
- L’utilisation de solutions de gestion de contenu d’entreprise (ECM) permet de partager l’information sur l’intranet de l’entreprise et les portails Internet, personnalisables par l’utilisateur ou l’administrateur.
- La gestion, la recherche et la conservation des documents dans le temps sont assurées par des outils de gestion documentaire (DMS) et d’archivage à long terme (LTA).
- L’automatisation des processus implique l’abandon des tâches manuelles et répétitives au profit d’outils numériques permettant d’effectuer les mêmes tâches plus rapidement et plus efficacement (flux de travail de la gestion des processus d’affaires).
Document Management System
DMS est le module de Namirial Archive qui permet de simplifier la gestion des documents en fonction des besoins spécifiques de votre activité. Le Document Management System est l’outil idéal pour organiser efficacement le grand volume de documents numériques créés et gérés chaque jour.
Organiser, classer, rechercher et gérer les documents de l’entreprise
Recherche de tous les documents dans une seule interface
MegaSearch permet de rechercher tous les documents dans une seule interface, d’effectuer des recherches à l’aide des métadonnées, de définir les préférences d’affichage et de télécharger les documents.
Gestion de la structure des dossiers
Vous pouvez créer, copier et supprimer des dossiers, ajouter des documents et les déplacer entre les dossiers, attribuer des autorisations de visualisation à chaque document ou dossier, et définir des scripts pour la création des dossiers.
Fonctionnalités étendues de gestion des documents
Téléchargez des documents via FrontEnd, fusionnez un PDF à la fin d’un document, ajoutez des notes ou des pièces jointes, signez le document et téléchargez un rapport Excel des documents archivés.
Enterprise Content Management
La solution pour la gestion des documents et des informations, permettant de définir des portails web d’entreprise où organiser et partager les informations et les documents, entièrement personnalisables par l’utilisateur ou l’administrateur.
Elle simplifie l’échange d’informations entre les personnes, les équipes et les organisations
Configuration des comptes
Définissez l’entreprise, les rôles, les types de documents, les métadonnées, les niveaux d’autorisation, les modalités d’accès aux données et les utilisateurs des groupes.
Définition des documents
Configurez de manière complète les modalités d’archivage et de gestion des documents d’entreprise, avec des métadonnées spécifiques pour l’archivage, la signature automatique et l’horodatage.
Différentes modalités d’accès
La suite prend en charge l’accès avec nom d’utilisateur et mot de passe, avec domaine (SSO) pour PrivateSaaS et On-premise, ainsi qu’avec un compte MyNamirial (OnePlatform IDP) avec MFA.
I componenti di Namirial Archive
La suite è composta da diverse risorse che possono essere implementate singolarmente o in modalità combinata a seconda delle specifiche esigenze, assicurando sempre la massima efficienza in tutte le fasi.
Enterprise Content Management (ECM)
Il sistema ECM offre una potente gestione dei dati tramite la tecnologia web part, attraverso la quale è possibile definire spazi personali, completamente personalizzabili dall’utente o dall’amministratore, con l’obiettivo di pubblicare portali intranet e internet, in cui condividere le informazioni. Un motore di collaborazione potente ma facile da usare.
Document Management System (DMS)
Il DMS consente di organizzare, classificare, cercare e gestire i documenti aziendali in modo rapido, intuitivo, interattivo e soprattutto efficace. Con il DMS è possibile organizzare i documenti in base alla propria struttura organizzativa. È un sistema multi-business: gli strumenti avanzati dell’applicazione consentono di definire le tipologie documentali da gestire per ogni azienda.
Business Project Management (BPM)
La nostra soluzione di Business Process Management (BPM) ti permette di ottimizzare, automatizzare e monitorare i flussi di lavoro aziendali, agile e reattiva. migliorando l’efficienza operativa, riducendo gli errori e aumentando la produttività. Con una piattaforma scalabile e user-friendly, puoi gestire ogni processo in modo centralizzato, semplificando le operazioni quotidiane e ottenendo risultati concreti nel lungo periodo.
Long-Term Archiving (LTA)
Fornisce un hub per la conservazione dei documenti con evidenze a norma, in un sistema di conservazione sicuro con una semplice funzione di ricerca e visualizzazione. Garantisce autenticità, integrità, disponibilità e reperibilità dei documenti archiviati. Permette di implementare un processo di conservazione basato sulla gestione e produzione dei pacchetti informativi previsti dalle regole tecniche.
Long-Term Archiving (LTA) per conservazione dati sensibili
In caso di dati sensibili che richiedono un particolare trattamento, la soluzione prevede l’uso di componenti di crittografia di livello avanzato, insieme a politiche di controllo degli accessi e verifica dell’identità dell’utente. Tale servizio è conforme alla gestione di dati critici (livello QC2 ACN) delle Pubbliche Amministrazioni.
Qualified preservation of qualified signatures and seals (QPRES)
Il servizio QPRES è rivolto ai soggetti che vogliano garantire l’integrità e l’autenticità di firme e sigilli qualificati nel tempo, tramite la validazione e la conservazione delle informazioni associate ai certificati per mezzo di tecnologie basate su algoritmi sicuri e firme digitali. Il documento firmato e/o sigillato viene conservato, rendendone possibile la validazione in modo da provare l’origine e l’integrità qualora sia determinante.
Business Project Management
Notre solution de gestion des processus d’entreprise (BPM) vous permet d’optimiser, d’automatiser et de contrôler les flux de travail de votre entreprise, afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle, de réduire les erreurs et d’augmenter la productivité.
Grâce à une plateforme évolutive et conviviale, vous pouvez gérer chaque processus de manière centralisée, ce qui simplifie les opérations quotidiennes et permet d’obtenir des résultats tangibles à long terme.
Long Term Archiving
Archivez les documents à long terme avec des preuves légales et conformes.
NamirialArchive fournit un hub pour l’archivage et la conservation à long terme LTA & QPRES des documents avec des preuves légales et conformes dans un environnement sécurisé, avec une fonction simple de recherche et de consultation.
Il garantit l’authenticité, l’intégrité, la disponibilité et la traçabilité des documents archivés. Il chiffre vos documents contenant des données sensibles.
Avec le service Qpres, vous garantissez l’intégrité et l’authenticité des signatures et des sceaux qualifiés dans le temps, obtenez la validation et la conservation des informations associées aux certificats et garantissez l’authenticité, l’intégrité, la disponibilité et la traçabilité de vos documents signés.
Tous les avantages de notre suite
Flexibilité
Organisation et catalogage efficaces de tout type de document (factures, documents d’expédition, commandes, journaux, e-mails, fax, lettres, offres).
Rapidité
Recherche simplifiée et référence rapide des documents commerciaux archivés, facilement accessibles à partir d’une application web.
Économies
Optimisation des processus d’entreprise : réduction du temps de gestion et élimination des coûts d’impression, de stockage physique et d’expédition.
Sécurité
Archivage et conservation des documents d’entreprise dans une archive numérique facilement accessible et qualifiée AgID et ACN et dans le périmètre des certifications ISO 9001 et 2700 de Namirial.
Personnalisation
Simplification des processus commerciaux complexes grâce à la mise en place d’espaces personnels et de flux d’informations rationalisés, adaptables aux besoins spécifiques.
Durabilité
L’adoption d’un système de gestion des documents numériques entraîne une diminution de l’impact sur l’environnement et de la consommation de papier.