Gestión documental y archivo a largo plazo
Namirial Archive simplifica la gestión de documentos y procesos empresariales al ofrecer un almacenamiento seguro y conforme a largo plazo para los registros digitales. Basado en estándares calificados eIDAS y en la certificación ISO 27001, garantiza una trazabilidad, integridad y accesibilidad completas durante todo el ciclo de vida del documento, desde su creación hasta su conservación con plena validez legal.
El DMS permite organizar, clasificar, buscar y gestionar documentos empresariales de forma rápida, intuitiva, interactiva y, sobre todo, eficaz.
Una potente gestión de datos a través de tecnología web part, para definir espacios personales en lo que compartir información.
Todo el ciclo de vida de tus documentos a tu alcance
La adecuada gestión de un documento a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su conservación, es un proceso estratégico para empresas y administraciones públicas. La innovación tecnológica proporciona un valioso apoyo para administrar grandes cantidades de documentos y datos.
La forma en que se comunican y almacenan los documentos también se transforma. De los espacios físicos pasamos a un espacio virtual compartido y accesible desde cualquier lugar.
- El uso de soluciones Enterprise Content Management (ECM) permite compartir información en la intranet corporativa y portales de Internet, personalizables por el usuario o administrador.
- La gestión, la capacidad de búsqueda y la retención de documentos a lo largo del tiempo están garantizadas por el sistema de gestión de documentos (DMS) y las herramientas de archivo a largo plazo (LTA).
- La automatización de procesos supone el abandono de tareas manuales y repetitivas en favor de herramientas digitales con las que realizar las mismas tareas de forma más rápida y eficiente (Business Process Management workflow).
Document Management System
DMS es el módulo de Namirial Archive que permite simplificar la gestión de documentos según las necesidades específicas de su actividad. El Document Management System es la herramienta ideal para organizar de manera eficaz la gran cantidad de documentos digitales que se crean y gestionan cada día.
Organizar, clasificar, buscar y gestionar los documentos de la empresa
Búsqueda de todos los documentos en una única interfaz
MegaSearch permite buscar todos los documentos en una única interfaz, realizar búsquedas utilizando metadatos, configurar las preferencias de visualización y descargar los documentos.
Gestión de la estructura de carpetas
Puede crear, copiar y eliminar carpetas, añadir documentos y moverlos entre carpetas, asignar permisos de visualización a cada documento o carpeta y definir scripts para la creación de carpetas.
Amplias funcionalidades de gestión documental
Cargue documentos desde el FrontEnd, fusione un PDF al final de un documento, añada notas o adjuntos, firme el documento y descargue un informe Excel de los documentos archivados.
Enterprise Content Management
La solución para la gestión de documentos e información, que permite definir portales web corporativos donde organizar y compartir información y documentos, totalmente personalizables por el usuario o el administrador.
Simplifica el intercambio de información entre personas, equipos y organizaciones
Configuración de cuentas
Defina empresa, roles, tipos de documentos, metadatos, niveles de autorización, métodos de acceso a los datos y usuarios de los grupos.
Definición de documentos
Configure de manera completa las modalidades de archivo y gestión de los documentos empresariales, con metadatos específicos para el archivo, firma automática y sellado de tiempo.
Diferentes métodos de acceso
La suite admite acceso mediante nombre de usuario y contraseña, con dominio (SSO) para PrivateSaaS y On-premise, y con cuenta MyNamirial (OnePlatform IDP) con MFA.
I componenti di Namirial Archive
La suite è composta da diverse risorse che possono essere implementate singolarmente o in modalità combinata a seconda delle specifiche esigenze, assicurando sempre la massima efficienza in tutte le fasi.
Enterprise Content Management (ECM)
Il sistema ECM offre una potente gestione dei dati tramite la tecnologia web part, attraverso la quale è possibile definire spazi personali, completamente personalizzabili dall’utente o dall’amministratore, con l’obiettivo di pubblicare portali intranet e internet, in cui condividere le informazioni. Un motore di collaborazione potente ma facile da usare.
Document Management System (DMS)
Il DMS consente di organizzare, classificare, cercare e gestire i documenti aziendali in modo rapido, intuitivo, interattivo e soprattutto efficace. Con il DMS è possibile organizzare i documenti in base alla propria struttura organizzativa. È un sistema multi-business: gli strumenti avanzati dell’applicazione consentono di definire le tipologie documentali da gestire per ogni azienda.
Business Project Management (BPM)
La nostra soluzione di Business Process Management (BPM) ti permette di ottimizzare, automatizzare e monitorare i flussi di lavoro aziendali, agile e reattiva. migliorando l’efficienza operativa, riducendo gli errori e aumentando la produttività. Con una piattaforma scalabile e user-friendly, puoi gestire ogni processo in modo centralizzato, semplificando le operazioni quotidiane e ottenendo risultati concreti nel lungo periodo.
Long-Term Archiving (LTA)
Fornisce un hub per la conservazione dei documenti con evidenze a norma, in un sistema di conservazione sicuro con una semplice funzione di ricerca e visualizzazione. Garantisce autenticità, integrità, disponibilità e reperibilità dei documenti archiviati. Permette di implementare un processo di conservazione basato sulla gestione e produzione dei pacchetti informativi previsti dalle regole tecniche.
Long-Term Archiving (LTA) per conservazione dati sensibili
In caso di dati sensibili che richiedono un particolare trattamento, la soluzione prevede l’uso di componenti di crittografia di livello avanzato, insieme a politiche di controllo degli accessi e verifica dell’identità dell’utente. Tale servizio è conforme alla gestione di dati critici (livello QC2 ACN) delle Pubbliche Amministrazioni.
Qualified preservation of qualified signatures and seals (QPRES)
Il servizio QPRES è rivolto ai soggetti che vogliano garantire l’integrità e l’autenticità di firme e sigilli qualificati nel tempo, tramite la validazione e la conservazione delle informazioni associate ai certificati per mezzo di tecnologie basate su algoritmi sicuri e firme digitali. Il documento firmato e/o sigillato viene conservato, rendendone possibile la validazione in modo da provare l’origine e l’integrità qualora sia determinante.
Business Project Management
Nuestra solución de gestión de procesos empresariales (BPM) le permite optimizar, automatizar y supervisar los flujos de trabajo empresariales, mejorando la eficacia operativa, reduciendo los errores y aumentando la productividad.
Con una plataforma escalable y fácil de usar, puede gestionar cada proceso de forma centralizada, simplificando las operaciones diarias y logrando resultados tangibles a largo plazo.
Long Term Archiving
Archive documentos a largo plazo con evidencias legales y conformes.
NamirialArchive proporciona un hub para el archivado y la conservación a largo plazo LTA & QPRES de documentos con evidencias legales y conformes en un entorno seguro, con una sencilla función de búsqueda y visualización.
Garantiza la autenticidad, integridad, disponibilidad y recuperabilidad de los documentos archivados. Cifra sus documentos que contienen datos sensibles.
Con el servicio Qpres, garantiza la integridad y autenticidad de firmas y sellos cualificados en el tiempo, obtiene la validación y conservación de la información asociada a los certificados y garantiza la autenticidad, integridad, disponibilidad y recuperabilidad de sus documentos firmados.
Todos los beneficios de nuestra suite
Flexibilidad
Organización y catalogación eficiente de cualquier tipo de documento (facturas, documentos de envío, pedidos, bitácoras, correos electrónicos, faxes, cartas, ofertas).
Velocidad
Búsqueda simplificada y referencia rápida de documentos comerciales archivados, fácilmente accesibles desde la aplicación web.
Ahorros
Optimización de procesos de negocio: reducción del tiempo de gestión y eliminación de costes de impresión, almacenamiento físico y envío.
Seguridad
Archivado y preservación de documentos comerciales en un archivo digital de fácil acceso, calificado por AgID y ACN y dentro del perímetro de las certificaciones Namirial ISO 9001 y 2700.
Personalización
Simplificación de procesos de negocio complejos mediante la implementación de espacios personales y flujos de información ágiles, adaptables a necesidades específicas.
Sostenibilidad
La adopción de un sistema de gestión documental digital se traduce en una disminución del impacto medioambiental y del uso de papel.