Gestión documental y archivo a largo plazo
Namirial Archive simplifica la gestión de documentos y procesos empresariales al ofrecer un almacenamiento seguro y conforme a largo plazo para los registros digitales. Basado en estándares calificados eIDAS y en la certificación ISO 27001, garantiza una trazabilidad, integridad y accesibilidad completas durante todo el ciclo de vida del documento, desde su creación hasta su conservación con plena validez legal.
El DMS permite organizar, clasificar, buscar y gestionar documentos empresariales de forma rápida, intuitiva, interactiva y, sobre todo, eficaz.
Una potente gestión de datos a través de tecnología web part, para definir espacios personales en lo que compartir información.
Todo el ciclo de vida de tus documentos a tu alcance
La adecuada gestión de un documento a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su conservación, es un proceso estratégico para empresas y administraciones públicas. La innovación tecnológica proporciona un valioso apoyo para administrar grandes cantidades de documentos y datos.
La forma en que se comunican y almacenan los documentos también se transforma. De los espacios físicos pasamos a un espacio virtual compartido y accesible desde cualquier lugar.
- El uso de soluciones Enterprise Content Management (ECM) permite compartir información en la intranet corporativa y portales de Internet, personalizables por el usuario o administrador.
- La gestión, la capacidad de búsqueda y la retención de documentos a lo largo del tiempo están garantizadas por el sistema de gestión de documentos (DMS) y las herramientas de archivo a largo plazo (LTA).
- La automatización de procesos supone el abandono de tareas manuales y repetitivas en favor de herramientas digitales con las que realizar las mismas tareas de forma más rápida y eficiente (Business Process Management workflow).
Document Management System
DMS es el módulo de Namirial Archive que permite simplificar la gestión de documentos según las necesidades específicas de su actividad. El Document Management System es la herramienta ideal para organizar de manera eficaz la gran cantidad de documentos digitales que se crean y gestionan cada día.
Organizar, clasificar, buscar y gestionar los documentos de la empresa
Búsqueda de todos los documentos en una única interfaz
MegaSearch permite buscar todos los documentos en una única interfaz, realizar búsquedas utilizando metadatos, configurar las preferencias de visualización y descargar los documentos.
Gestión de la estructura de carpetas
Puede crear, copiar y eliminar carpetas, añadir documentos y moverlos entre carpetas, asignar permisos de visualización a cada documento o carpeta y definir scripts para la creación de carpetas.
Amplias funcionalidades de gestión documental
Cargue documentos desde el FrontEnd, fusione un PDF al final de un documento, añada notas o adjuntos, firme el documento y descargue un informe Excel de los documentos archivados.
Enterprise Content Management
La solución para la gestión de documentos e información, que permite definir portales web corporativos donde organizar y compartir información y documentos, totalmente personalizables por el usuario o el administrador.
Simplifica el intercambio de información entre personas, equipos y organizaciones
Configuración de cuentas
Defina empresa, roles, tipos de documentos, metadatos, niveles de autorización, métodos de acceso a los datos y usuarios de los grupos.
Definición de documentos
Configure de manera completa las modalidades de archivo y gestión de los documentos empresariales, con metadatos específicos para el archivo, firma automática y sellado de tiempo.
Diferentes métodos de acceso
La suite admite acceso mediante nombre de usuario y contraseña, con dominio (SSO) para PrivateSaaS y On-premise, y con cuenta MyNamirial (OnePlatform IDP) con MFA.
Business Project Management
Nuestra solución de gestión de procesos empresariales (BPM) le permite optimizar, automatizar y supervisar los flujos de trabajo empresariales, mejorando la eficacia operativa, reduciendo los errores y aumentando la productividad.
Con una plataforma escalable y fácil de usar, puede gestionar cada proceso de forma centralizada, simplificando las operaciones diarias y logrando resultados tangibles a largo plazo.
Long Term Archiving
Archive documentos a largo plazo con evidencias legales y conformes.
NamirialArchive proporciona un hub para el archivado y la conservación a largo plazo LTA & QPRES de documentos con evidencias legales y conformes en un entorno seguro, con una sencilla función de búsqueda y visualización.
Garantiza la autenticidad, integridad, disponibilidad y recuperabilidad de los documentos archivados. Cifra sus documentos que contienen datos sensibles.
Con el servicio Qpres, garantiza la integridad y autenticidad de firmas y sellos cualificados en el tiempo, obtiene la validación y conservación de la información asociada a los certificados y garantiza la autenticidad, integridad, disponibilidad y recuperabilidad de sus documentos firmados.
Todos los beneficios de nuestra suite
Flexibilidad
Organización y catalogación eficiente de cualquier tipo de documento (facturas, documentos de envío, pedidos, bitácoras, correos electrónicos, faxes, cartas, ofertas).
Velocidad
Búsqueda simplificada y referencia rápida de documentos comerciales archivados, fácilmente accesibles desde la aplicación web.
Ahorros
Optimización de procesos de negocio: reducción del tiempo de gestión y eliminación de costes de impresión, almacenamiento físico y envío.
Seguridad
Archivado y preservación de documentos comerciales en un archivo digital de fácil acceso, calificado por AgID y ACN y dentro del perímetro de las certificaciones Namirial ISO 9001 y 2700.
Personalización
Simplificación de procesos de negocio complejos mediante la implementación de espacios personales y flujos de información ágiles, adaptables a necesidades específicas.
Sostenibilidad
La adopción de un sistema de gestión documental digital se traduce en una disminución del impacto medioambiental y del uso de papel.