Dokumenten-Management und langfristige Archivierung
Namirial Archive vereinfacht das Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement, indem es eine sichere und konforme Langzeitarchivierung digitaler Unterlagen bereitstellt. Basierend auf eIDAS-qualifizierten Standards und der ISO-27001-Zertifizierung gewährleistet es vollständige Nachverfolgbarkeit, Integrität und Zugänglichkeit während des gesamten Dokumentenlebenszyklus – von der Erstellung bis zur rechtlich gültigen Aufbewahrung.
Mit dem DMS können Sie Geschäftsdokumente schnell, intuitiv, interaktiv und vor allem effektiv organisieren, klassifizieren, suchen und verwalten.
Leistungsstarke Datenverwaltung mittels Web-Part-Technologie, um persönliche Bereiche für den Informationsaustausch einzurichten.
Der gesamte Lebenszyklus Ihrer Dokumente auf Knopfdruck
Die ordnungsgemäße Verwaltung eines Dokuments über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg, von der Erstellung bis hin zur Aufbewahrung, ist ein strategisch wichtiger Prozess für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen. Technologische Innovationen bieten wertvolle Unterstützung bei der Verwaltung großer Mengen von Dokumenten und Daten.
Auch die Art und Weise, wie Dokumente kommuniziert und gespeichert werden, ändert sich. Von physischen Räumen bewegen wir uns hin zu einem virtuellen Raum, der gemeinsam genutzt wird und von überall aus zugänglich ist.
- Der Einsatz von Enterprise Content Management (ECM)-Lösungen ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Informationen im Intranet und in Internetportalen, die vom Benutzenden oder Administrator angepasst werden können.
- Die Verwaltung, Durchsuchbarkeit und Aufbewahrung von Dokumenten über einen längeren Zeitraum wird durch Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Langzeitarchivierungstools (LTA) gewährleistet.
- Prozessautomatisierung bedeutet auch, dass manuelle und repetitive Aufgaben dank digitaler Werkzeuge aufgegeben werden können, mit denen dieselben Aufgaben schneller und effizienter erledigt werden können (Business Process Management Workflow).
Document Management System
DMS ist das Modul von Namirial Archive, das die Dokumentenverwaltung entsprechend den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens vereinfacht. Das Document Management System ist das ideale Werkzeug, um die große Menge an digitalen Dokumenten, die täglich erstellt und verwaltet werden, effektiv zu organisieren.
Unternehmensdokumente organisieren, ordnen, suchen und verwalten
Suche aller Dokumente in einer einzigen Oberfläche
MegaSearch ermöglicht es, alle Dokumente in einer einzigen Oberfläche zu durchsuchen, mithilfe von Metadaten zu suchen, Anzeigeeinstellungen festzulegen und Dokumente herunterzuladen.
Verwaltung der Ordnerstruktur
Sie können Ordner erstellen, kopieren und löschen, Dokumente hinzufügen und zwischen Ordnern verschieben, Zugriffsrechte für jedes einzelne Dokument oder jeden Ordner vergeben und Skripte für die Erstellung von Ordnern definieren.
Umfangreiche Funktionen zur Dokumentenverwaltung
Laden Sie Dokumente über das FrontEnd hoch, fügen Sie am Ende eines Dokuments ein PDF zusammen, fügen Sie Notizen oder Anhänge hinzu, signieren Sie das Dokument und laden Sie einen Excel-Bericht der archivierten Dokumente herunter.
Enterprise Content Management
Die Lösung für das Management von Dokumenten und Informationen, die es ermöglicht, Unternehmens-Webportale zu definieren, in denen Informationen und Dokumente organisiert und geteilt werden können, vollständig anpassbar durch den Benutzenden oder Administrator.
Sie vereinfacht den Informationsaustausch zwischen Personen, Teams und Organisationen
Kontokonfiguration
Definieren Sie Unternehmen, Rollen, Dokumenttypen, Metadaten, Berechtigungsstufen, Datenzugriffsmethoden und Benutzergruppen.
Dokumentdefinition
Konfigurieren Sie vollständig die Archivierungs- und Verwaltungsprozesse für Unternehmensdokumente, mit spezifischen Metadaten für die Archivierung, automatischer Signatur und Zeitstempel.
Verschiedene Zugriffsmöglichkeiten
Die Suite unterstützt den Zugriff mit Benutzername und Passwort, mit Domain (SSO) für PrivateSaaS und On-Premise sowie mit einem MyNamirial-Konto (OnePlatform IDP) mit MFA.
I componenti di Namirial Archive
La suite è composta da diverse risorse che possono essere implementate singolarmente o in modalità combinata a seconda delle specifiche esigenze, assicurando sempre la massima efficienza in tutte le fasi.
Enterprise Content Management (ECM)
Il sistema ECM offre una potente gestione dei dati tramite la tecnologia web part, attraverso la quale è possibile definire spazi personali, completamente personalizzabili dall’utente o dall’amministratore, con l’obiettivo di pubblicare portali intranet e internet, in cui condividere le informazioni. Un motore di collaborazione potente ma facile da usare.
Document Management System (DMS)
Il DMS consente di organizzare, classificare, cercare e gestire i documenti aziendali in modo rapido, intuitivo, interattivo e soprattutto efficace. Con il DMS è possibile organizzare i documenti in base alla propria struttura organizzativa. È un sistema multi-business: gli strumenti avanzati dell’applicazione consentono di definire le tipologie documentali da gestire per ogni azienda.
Business Project Management (BPM)
La nostra soluzione di Business Process Management (BPM) ti permette di ottimizzare, automatizzare e monitorare i flussi di lavoro aziendali, agile e reattiva. migliorando l’efficienza operativa, riducendo gli errori e aumentando la produttività. Con una piattaforma scalabile e user-friendly, puoi gestire ogni processo in modo centralizzato, semplificando le operazioni quotidiane e ottenendo risultati concreti nel lungo periodo.
Long-Term Archiving (LTA)
Fornisce un hub per la conservazione dei documenti con evidenze a norma, in un sistema di conservazione sicuro con una semplice funzione di ricerca e visualizzazione. Garantisce autenticità, integrità, disponibilità e reperibilità dei documenti archiviati. Permette di implementare un processo di conservazione basato sulla gestione e produzione dei pacchetti informativi previsti dalle regole tecniche.
Long-Term Archiving (LTA) per conservazione dati sensibili
In caso di dati sensibili che richiedono un particolare trattamento, la soluzione prevede l’uso di componenti di crittografia di livello avanzato, insieme a politiche di controllo degli accessi e verifica dell’identità dell’utente. Tale servizio è conforme alla gestione di dati critici (livello QC2 ACN) delle Pubbliche Amministrazioni.
Qualified preservation of qualified signatures and seals (QPRES)
Il servizio QPRES è rivolto ai soggetti che vogliano garantire l’integrità e l’autenticità di firme e sigilli qualificati nel tempo, tramite la validazione e la conservazione delle informazioni associate ai certificati per mezzo di tecnologie basate su algoritmi sicuri e firme digitali. Il documento firmato e/o sigillato viene conservato, rendendone possibile la validazione in modo da provare l’origine e l’integrità qualora sia determinante.
Business Project Management
Mit unserer Business Process Management (BPM)-Lösung können Sie Geschäftsabläufe optimieren, automatisieren und überwachen und so die betriebliche Effizienz verbessern, Fehler reduzieren und die Produktivität steigern.
Mit einer skalierbaren und benutzerfreundlichen Plattform können Sie jeden Prozess zentral verwalten, die täglichen Abläufe vereinfachen und langfristig greifbare Ergebnisse erzielen.
Long Term Archiving
Archivieren Sie Dokumente langfristig mit rechtssicheren und konformen Nachweisen.
NamirialArchive bietet einen Hub für die Archivierung sowie die LTA- und QPRES-Langzeitaufbewahrung von Dokumenten mit rechtssicheren und konformen Nachweisen in einer sicheren Umgebung mit einer einfachen Such- und Anzeige-Funktion.
Es gewährleistet Authentizität, Integrität, Verfügbarkeit und Auffindbarkeit der archivierten Dokumente. Es verschlüsselt Ihre Dokumente mit sensiblen Daten.
Mit dem Qpres-Service gewährleisten Sie die Integrität und Authentizität qualifizierter Signaturen und Siegel im Zeitverlauf, erhalten die Validierung und Aufbewahrung zertifikatsbezogener Informationen und sichern die Authentizität, Integrität, Verfügbarkeit und Auffindbarkeit Ihrer signierten Dokumente.
Alle Vorteile unserer Suite
Flexibilität
Effiziente Organisation und Katalogisierung aller Arten von Dokumenten (Rechnungen, Versanddokumente, Bestellungen, Protokolle, E-Mails, Faxe, Briefe, Angebote).
Schnelligkeit
Vereinfachte Suche und schnelles Auffinden von archivierten Geschäftsdokumenten, die über die Webanwendung leicht zugänglich sind.
Kostenreduzierung
Optimierung der Geschäftsprozesse: Reduzierung der Verwaltungszeit und Wegfall der Kosten für Druck, physische Lagerung und Versand.
Sicherheit
Archivierung und Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten in einem leicht zugänglichen, AgID- und ACN-qualifizierten digitalen Archiv und im Rahmen der Namirial-Zertifizierungen ISO 9001 und 2700.
Anpassung an Kund:innenwünsche
Vereinfachung komplexer Geschäftsprozesse durch die Einrichtung persönlicher Bereiche und optimierter Informationsflüsse, die an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden können.
Nachhaltigkeit
Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems führt zu weniger Umweltbelastung und minimiertem Papierverschwendung.