Managementul documentelor și arhivarea pe termen lung
Namirial Archive simplifică gestionarea documentelor și a proceselor de afaceri, oferind o stocare sigură și conformă pe termen lung a înregistrărilor digitale. Bazat pe standarde calificate eIDAS și certificare ISO 27001, asigură trasabilitate completă, integritate și accesibilitate pe tot parcursul ciclului de viață al documentului, de la creare până la păstrarea cu valoare juridică deplină.
DMS vă permite să organizați, să clasificați, să căutați și să gestionați rapid, intuitiv, interactiv și, mai ales, eficient documentele de afaceri.
Gestionare eficientă a datelor prin intermediul tehnologiei Web Part, pentru a crea spații personale în care să se poată partaja informații.
Întregul ciclu de viață al documentelor dumneavoastră la îndemână
Gestionarea corectă a unui document pe tot parcursul ciclului său de viață, de la creare la conservare, este un proces strategic pentru companii și administrații publice. Inovația tehnologică oferă un sprijin valoros pentru administrarea unor cantități mari de documente și date.
De asemenea, se transformă și modul în care sunt comunicate și stocate documentele. De la spațiile fizice se trece la un spațiu virtual, care este partajat și accesibil de oriunde.
- Utilizarea soluțiilor ECM (Enterprise Content Management) permite partajarea informațiilor pe portalurile de intranet și de internet ale companiei, personalizabile de către utilizator sau administrator.
- Gestionarea documentelor, capacitatea de căutare și păstrarea în timp sunt asigurate de instrumentele Document Management System (DMS) și Long Term Archiving (LTA).
- Automatizarea proceselor presupune renunțarea la sarcinile manuale și repetitive în favoarea unor instrumente digitale cu ajutorul cărora se pot îndeplini aceleași sarcini mai rapid și mai eficient (fluxul de lucru Business Process Management).
Document Management System
DMS este modulul Namirial Archive care permite simplificarea gestionării documentelor în funcție de nevoile specifice ale activității dumneavoastră. Document Management System este instrumentul ideal pentru organizarea eficientă a volumului mare de documente digitale create și gestionate zilnic.
Organizarea, clasificarea, căutarea și gestionarea documentelor companiei
Căutarea tuturor documentelor într-o singură interfață
MegaSearch permite căutarea tuturor documentelor într-o singură interfață, efectuarea căutărilor folosind metadate, setarea preferințelor de vizualizare și descărcarea documentelor.
Gestionarea structurii folderelor
Puteți crea, copia și șterge foldere, adăuga documente și le puteți muta între foldere, atribui permisiuni de vizualizare pentru fiecare document sau folder și defini scripturi pentru crearea folderelor.
Funcționalități extinse de gestionare a documentelor
Încărcați documente prin FrontEnd, îmbinați un PDF la sfârșitul unui document, adăugați note sau atașamente, semnați documentul și descărcați un raport Excel al documentelor arhivate.
Enterprise Content Management
Soluția pentru gestionarea documentelor și informațiilor, care permite definirea portalurilor web corporative în care informațiile și documentele pot fi organizate și partajate, complet personalizabile de către utilizator sau administrator.
Simplifică schimbul de informații între persoane, echipe și organizații
Configurarea conturilor
Definiți compania, rolurile, tipurile de documente, metadatele, nivelurile de autorizare, modalitățile de acces la date și utilizatorii grupurilor.
Definirea documentelor
Configurați în mod complet modalitățile de arhivare și gestionare a documentelor companiei, cu metadate specifice pentru arhivare, semnare automată și marcaj temporal.
Diferite modalități de acces
Suită suportă accesul cu nume de utilizator și parolă, cu domeniu (SSO) pentru PrivateSaaS și On-premise și cu cont MyNamirial (OnePlatform IDP) cu MFA.
I componenti di Namirial Archive
La suite è composta da diverse risorse che possono essere implementate singolarmente o in modalità combinata a seconda delle specifiche esigenze, assicurando sempre la massima efficienza in tutte le fasi.
Enterprise Content Management (ECM)
Il sistema ECM offre una potente gestione dei dati tramite la tecnologia web part, attraverso la quale è possibile definire spazi personali, completamente personalizzabili dall’utente o dall’amministratore, con l’obiettivo di pubblicare portali intranet e internet, in cui condividere le informazioni. Un motore di collaborazione potente ma facile da usare.
Document Management System (DMS)
Il DMS consente di organizzare, classificare, cercare e gestire i documenti aziendali in modo rapido, intuitivo, interattivo e soprattutto efficace. Con il DMS è possibile organizzare i documenti in base alla propria struttura organizzativa. È un sistema multi-business: gli strumenti avanzati dell’applicazione consentono di definire le tipologie documentali da gestire per ogni azienda.
Business Project Management (BPM)
La nostra soluzione di Business Process Management (BPM) ti permette di ottimizzare, automatizzare e monitorare i flussi di lavoro aziendali, agile e reattiva. migliorando l’efficienza operativa, riducendo gli errori e aumentando la produttività. Con una piattaforma scalabile e user-friendly, puoi gestire ogni processo in modo centralizzato, semplificando le operazioni quotidiane e ottenendo risultati concreti nel lungo periodo.
Long-Term Archiving (LTA)
Fornisce un hub per la conservazione dei documenti con evidenze a norma, in un sistema di conservazione sicuro con una semplice funzione di ricerca e visualizzazione. Garantisce autenticità, integrità, disponibilità e reperibilità dei documenti archiviati. Permette di implementare un processo di conservazione basato sulla gestione e produzione dei pacchetti informativi previsti dalle regole tecniche.
Long-Term Archiving (LTA) per conservazione dati sensibili
In caso di dati sensibili che richiedono un particolare trattamento, la soluzione prevede l’uso di componenti di crittografia di livello avanzato, insieme a politiche di controllo degli accessi e verifica dell’identità dell’utente. Tale servizio è conforme alla gestione di dati critici (livello QC2 ACN) delle Pubbliche Amministrazioni.
Qualified preservation of qualified signatures and seals (QPRES)
Il servizio QPRES è rivolto ai soggetti che vogliano garantire l’integrità e l’autenticità di firme e sigilli qualificati nel tempo, tramite la validazione e la conservazione delle informazioni associate ai certificati per mezzo di tecnologie basate su algoritmi sicuri e firme digitali. Il documento firmato e/o sigillato viene conservato, rendendone possibile la validazione in modo da provare l’origine e l’integrità qualora sia determinante.
Business Project Management
Soluția noastră Business Process Management (BPM) vă permite să optimizați, să automatizați și să monitorizați fluxurile de lucru, îmbunătățind eficiența operațională, reducând erorile și crescând productivitatea.
Cu o platformă scalabilă și ușor de utilizat, puteți gestiona centralizat fiecare proces, simplificând operațiunile zilnice și obținând rezultate tangibile pe termen lung.
Long Term Archiving
Arhivați documentele pe termen lung cu dovezi legale și conforme.
NamirialArchive oferă un hub pentru arhivare și conservare pe termen lung LTA & QPRES a documentelor cu dovezi legale și conforme într-un mediu securizat, cu o funcție simplă de căutare și vizualizare.
Garantează autenticitatea, integritatea, disponibilitatea și regăsirea documentelor arhivate. Criptează documentele care conțin date sensibile.
Cu serviciul Qpres, garantați integritatea și autenticitatea semnăturilor și sigiliilor calificate în timp, obțineți validarea și conservarea informațiilor asociate certificatelor și garantați autenticitatea, integritatea, disponibilitatea și regăsirea documentelor semnate.
Toate avantajele suitei noastre
Flexibilitate
Organizarea și catalogarea eficientă a oricărui tip de document (facturi, documente de expediție, comenzi, jurnale, e-mailuri, faxuri, scrisori, oferte).
Viteză
Căutare simplificată și consultare rapidă a documentelor de afaceri arhivate, ușor accesibile din aplicația web.
Economii
Optimizarea proceselor de afaceri: reducerea timpului de gestionare și eliminarea costurilor de tipărire, stocare fizică și expediere.
Securitate
Arhivarea și conservarea documentelor de afaceri într-o arhivă digitală ușor accesibilă și calificată AgID și ACN și în perimetrul certificărilor Namirial ISO 9001 și 2700.
Personalizare
Simplificarea proceselor de afaceri complexe prin implementarea de spații personale și fluxuri informaționale raționalizate, adaptabile la nevoile specifice.
Sustenabilitate
Adoptarea unui sistem digital de management al documentelor are ca rezultat scăderea impactului asupra mediului și a utilizării hârtiei.