Aquaservice ist das nationale Marktführerunternehmen für die Verteilung von Wasserspendern, sowohl an Unternehmen als auch an Privathaushalte, mit mehr als 500.000 Kunden und 3 Millionen Nutzern täglich. Dank der elektronischen Signatur von Namirial verwaltet das Unternehmen die Dokumentation von fast 2.700 Mitarbeitenden in 60 Niederlassungen agil und sicher.
Mit derzeit fast 2.700 Mitarbeitenden in 60 Niederlassungen und eigenen Lagern im ganzen Land ist die elektronische Signatur zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden, um die Unterzeichnung von Dokumenten der Mitarbeitenden zu verwalten: Vertragsänderungen, Verlängerungen, individuelle Vereinbarungen, Änderungen und mehr.
In diesem Fall erklärt Mar Moyano Ojeda, aus dem Bereich Personal und Kultur von Aquaservice, ihre Erfahrung mit der in ihrer Organisation und Abteilung eingeführten elektronischen Signatur.
+2.700
Mitarbeitende in 60 Niederlassungen
76%
der mit Namirial versendeten Verträge werden noch am selben Tag unterzeichnet
+34k
von Aquaservice versendete Signaturanfragen
Die Herausforderung: Verwaltung einer wachsenden Belegschaft in Niederlassungen in ganz Spanien
Im Januar 2019 waren es 1.333 Mitarbeitende in fast 50 Niederlassungen in Spanien, mit einem erwarteten Personalwachstum von 20 % pro Jahr.
Als HR-Bereich überlegten sie, was ihre Mission, Vision und Ziele waren. „Wie stellten wir uns die Arbeit vor, und welche Projekte würden wir in den kommenden Jahren entwickeln?“, so Mar.
In diesem Sinne stand Aquaservice vor 2 großen Herausforderungen:
- Qualitatives und quantitatives Wachstum mit Aquaservice: Wir wollten administrativ hervorragend arbeiten, um zum Vorbild im Dokumentenmanagement zu werden, im Einklang mit den Unternehmenszielen.
- Eine vernetzte HR-Abteilung sein, die alle vom Bereich erbrachten Leistungen integriert, um die Mitarbeitererfahrung zu verbessern und positiv auf neue Mitarbeitende einzuwirken, sowie unsere Verwaltung durch Überprüfung und Verbesserung der Prozesse zu optimieren.
„Namirial deckt die Anforderungen des Bereichs Personal und Kultur von Aquaservice bei der gesamten Verwaltung der Dokumentenunterzeichnung ab – dank seiner rechtlichen Zuverlässigkeit und der hervorragenden Erfahrung, die unseren Mitarbeitenden geboten wird.“
— Mar Moyano Ojeda, Bereich Personal und Kultur, Aquaservice
Die Lösung: Nutzung der Namirial-Plattform zum Versand von Dokumenten zur Unterzeichnung und für zertifizierte E-Mails
Seit März 2019 hat Aquaservice die elektronische Signatur von Namirial in den Dokumenten-Onboarding-Prozess integriert: Neue Mitarbeitende erhalten eine Willkommens-E-Mail zur Aquaservice-Familie mit den Dokumenten des gesamten Bereichs Personal und Kultur, und die digitale Signatur dieser Dokumente wird von allen Mitarbeitenden eingeholt.
Darüber hinaus nutzen sie Namirial für den Versand jedes Dokuments, das die digitale Unterschrift der Mitarbeitenden erfordert, im täglichen Umgang mit Personen in jeder Niederlassung Spaniens – etwa Vertragsänderungen, Verlängerungen, individuelle Vereinbarungen, Änderungen und mehr.
Beispiel für einen Signaturworkflow für ein an die gesamte Belegschaft gesendetes Dokument:
- Der HR-Verantwortliche greift auf die Webplattform von Namirial zu.
- Er lädt eine Excel-Datei mit Namen, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen der gesamten Belegschaft hoch.
- Er konfiguriert das Dokument und sendet es an alle Personen.
- Jeder Mitarbeitende erhält sein Dokument individuell.
- Er verfolgt die Nachverfolgbarkeit der Signaturen in Echtzeit mit detaillierten Statistiken.
Ergebnisse: Dokumente werden schnell an die gesamte Belegschaft oder individuell versendet und sofort unterzeichnet
Sie haben die Erfahrung der Menschen verbessert, die bereits Teil von Aquaservice sind, und wirken sich positiv auf neue Mitarbeitende aus, die dem Unternehmen beitreten.
Sie optimieren interne Ressourcen, mit weniger Verwaltungsaufwand und höherer Produktivität.
Sie haben die Prozesse der Dokumentenunterzeichnung verbessert, Verluste und Fehler vermieden und profitieren dadurch von größerer Rechtssicherheit.
„Dank Namirial können wir Dokumente schnell an unsere Mitarbeitenden versenden und sofort unterzeichnen lassen, was der täglichen Arbeit unseres HR-Bereichs enorm hilft.“
— Mar Moyano Ojeda, Bereich Personal und Kultur, Aquaservice
2 Meilensteine, bei denen Namirial entscheidend war
- Homeoffice: Das Gesetz 10/2021 über Fernarbeit besagt, dass mit jeder Person, die in dieser Form arbeitet, individuelle Vereinbarungen getroffen werden müssen. Aquaservice hat dies mit Namirial umgesetzt und dabei Daten zu den Arbeitsorten erfasst, um die Risikobewertung im Einklang mit den Präventionsanforderungen des Gesetzes 10/2021 durchzuführen.
- Koordinierung betrieblicher Tätigkeiten: Derzeit verwaltet Aquasalud den Zugang zur Wasserversorgung an mehr als 1.000 Lieferpunkten für Kunden im ganzen Land. An jedem Lieferpunkt werden mehrere Personen autorisiert, was es erforderlich macht, die Arbeitsschutzdokumentation der Beschäftigten aktuell zu halten, auszuhändigen und unterzeichnen zu lassen. Sie können die Dokumente schnell versenden und sofort unterzeichnen lassen, was die tägliche Verwaltung erheblich erleichtert.
Haftungsausschluss: diese Erfolgsgeschichte wurde ursprünglich von Signaturit Group erstellt und veröffentlicht. Nach der Integration von Signaturit in die Namirial-Gruppe wird sie nun zu Archivierungs- und Informationszwecken auf der Namirial-Website gehostet. Die Ergebnisse, Zahlen, Markenangaben und Produktverweise spiegeln die Kundenerfahrung zum Zeitpunkt der ursprünglichen Veröffentlichung wider und stellen möglicherweise nicht mehr die aktuellen Angebote oder Ergebnisse dar.