A Aquaservice é a empresa líder nacional em distribuição de água com dispensador, tanto para empresas quanto para residências, com mais de 500.000 clientes e 3 milhões de usuários por dia. Graças à assinatura eletrônica da Namirial, gerencia de forma ágil e segura a documentação de quase 2.700 pessoas distribuídas em 60 filiais.
Atualmente, com quase 2.700 colaboradores em 60 filiais e armazéns próprios distribuídos por todo o território nacional, a assinatura eletrônica se tornou uma ferramenta indispensável para gerenciar a assinatura de documentos dos colaboradores: mudanças de contrato, renovações, acordos individuais, alterações, etc.
Neste caso, Mar Moyano Ojeda, da área de Pessoas e Cultura da Aquaservice, nos conta sua experiência com a assinatura eletrônica implementada em sua organização e departamento.
+2.700
colaboradores em 60 filiais
76%
dos contratos enviados com a Namirial são assinados no mesmo dia
+34k
solicitações de assinatura enviadas pela Aquaservice
O desafio: gerenciar um quadro de colaboradores em crescimento em filiais por toda a Espanha
Em janeiro de 2019 eram 1.333 colaboradores em quase 50 filiais na Espanha, com uma previsão de crescimento do quadro de 20% ao ano.
Como área de RH, refletiram sobre qual era sua missão, visão e objetivos. “Como imaginávamos trabalhar e quais projetos iríamos desenvolver nos próximos anos?”, destaca Mar.
Nesse sentido, a Aquaservice enfrentava 2 grandes desafios:
- Crescer em qualidade e quantidade com a Aquaservice: queríamos funcionar administrativamente de forma excelente para sermos referência em gestão documental, alinhados com os objetivos da empresa.
- Ser um departamento de RH conectado, integrando todos os serviços prestados pela área para melhorar a experiência do colaborador e impactar positivamente as pessoas que entram na empresa, além de otimizar nossa gestão, revisando e melhorando os processos.
“A Namirial atende às necessidades da área de Pessoas e Cultura da Aquaservice em toda a gestão de assinatura de documentos, por sua confiabilidade jurídica e pela excelente experiência proporcionada aos nossos colaboradores.”
— Mar Moyano Ojeda, Área de Pessoas e Cultura, Aquaservice
A solução: uso da plataforma da Namirial para o envio de documentos a assinar e e-mail certificado
Desde março de 2019, a Aquaservice incorporou ao processo de onboarding documental a assinatura eletrônica da Namirial: os novos colaboradores recebem um e-mail de boas-vindas à família Aquaservice com a documentação de toda a área de Pessoas e Cultura, e é coletada a assinatura digital desses documentos de todos os colaboradores.
Além disso, utilizam a Namirial para o envio de qualquer documento que precise da assinatura digital dos colaboradores em suas atividades diárias com pessoas em qualquer filial da Espanha, como mudanças de contrato, renovações, acordos individuais, alterações, etc.
Exemplo de fluxo de assinatura de um documento enviado a todo o quadro de colaboradores:
- O profissional do departamento de RH acessa a plataforma web da Namirial.
- Faz upload de um arquivo Excel com nomes, números de telefone ou endereços de e-mail de todo o quadro de colaboradores.
- Configura o documento e o envia para todas as pessoas.
- Cada colaborador recebe seu documento individualmente.
- Acompanha a rastreabilidade das assinaturas em tempo real, com estatísticas detalhadas.
Resultados: enviam documentos a todo o quadro de colaboradores ou individualmente com rapidez e os têm assinados imediatamente
Melhoraram a experiência das pessoas que já fazem parte da Aquaservice e impactam positivamente as que entram na empresa.
Otimizam os recursos internos, com menos gestão administrativa e maior produtividade.
Melhoraram os processos de assinatura documental, evitando perdas e erros, e assim contam com mais segurança jurídica.
“Graças à Namirial, podemos enviar os documentos aos nossos colaboradores rapidamente e tê-los assinados imediatamente, ajudando enormemente na gestão diária da nossa área de RH.”
— Mar Moyano Ojeda, Área de Pessoas e Cultura, Aquaservice
2 marcos em que a Namirial foi essencial
- Trabalho remoto: a Lei 10/2021 sobre trabalho a distância determina que é preciso firmar acordos individuais com cada pessoa que adota essa modalidade. A Aquaservice realizou essa gestão com a Namirial, coletando os dados dos locais de trabalho para realizar a avaliação de riscos, cumprindo o requisito em matéria preventiva da Lei 10/2021.
- Coordenação de Atividades Empresariais: atualmente, a Aquasalud gerencia o acesso para o abastecimento de água em mais de 1.000 pontos de entrega de clientes por todo o território nacional. Em cada ponto de entrega são autorizadas várias pessoas, o que exige manter a documentação de segurança do trabalho dos colaboradores atualizada, entregue e assinada. Podem enviar os documentos rapidamente e tê-los assinados imediatamente, ajudando enormemente na gestão diária.
Aviso legal: este caso de sucesso foi originalmente produzido e publicado pela Signaturit Group. Após a integração da Signaturit ao Grupo Namirial, ele agora está hospedado no site da Namirial para fins de arquivo e informação. Os resultados, números, marca e referências a produtos refletem a experiência do cliente no momento da publicação original e podem não representar mais as ofertas ou resultados atuais.