Aquaservice est l’entreprise leader national de la distribution d’eau en fontaine, aussi bien pour les entreprises que pour les particuliers, avec plus de 500 000 clients et 3 millions d’utilisateurs par jour. Grâce à la signature électronique de Namirial, elle gère de manière agile et sécurisée la documentation de près de 2 700 personnes réparties dans 60 agences.
Actuellement, avec près de 2 700 collaborateurs répartis dans 60 agences et entrepôts propres sur tout le territoire national, la signature électronique est devenue un outil indispensable pour gérer la signature des documents des employés : avenants au contrat, renouvellements, accords individuels, modifications, etc.
Dans ce cas, Mar Moyano Ojeda, du service Personnes et Culture d’Aquaservice, nous explique son expérience avec la signature électronique mise en place dans son organisation et son service.
+2 700
collaborateurs répartis dans 60 agences
76%
des contrats envoyés avec Namirial sont signés le jour même
+34k
demandes de signature envoyées par Aquaservice
Le défi : gérer des effectifs en croissance répartis dans des agences dans toute l’Espagne
En janvier 2019, ils étaient 1 333 collaborateurs répartis dans près de 50 agences en Espagne, avec une croissance des effectifs prévue de 20 % par an.
En tant que service RH, ils ont réfléchi à leur mission, vision et objectifs. « Comment imaginions-nous travailler et quels projets allions-nous développer dans les années à venir ? » souligne Mar.
Dans ce contexte, Aquaservice était confrontée à 2 défis majeurs :
- Croître en qualité et en quantité avec Aquaservice : nous voulions fonctionner de manière administrative excellente pour devenir une référence en gestion documentaire, alignés sur les objectifs de l’entreprise.
- Être un service RH connecté, en intégrant tous les services fournis par ce dernier pour améliorer l’expérience des employés et avoir un impact positif sur les personnes qui rejoignent l’entreprise, tout en optimisant notre gestion en révisant et en améliorant les processus.
« Namirial répond aux besoins du service Personnes et Culture d’Aquaservice pour toute la gestion de la signature de documents, grâce à sa fiabilité juridique et à l’excellente expérience offerte à nos employés. »
— Mar Moyano Ojeda, service Personnes et Culture, Aquaservice
La solution : utilisation de la plateforme Namirial pour l’envoi de documents à signer et l’e-mail certifié
Depuis mars 2019, Aquaservice a intégré la signature électronique de Namirial dans son processus d’intégration documentaire : les nouveaux arrivants reçoivent un e-mail de bienvenue dans la famille Aquaservice avec la documentation de l’ensemble du service Personnes et Culture, et la signature numérique de ces documents est recueillie auprès de tous les employés.
Ils utilisent également Namirial pour l’envoi de tout document nécessitant la signature numérique des employés dans leurs échanges quotidiens avec des personnes de n’importe quelle agence en Espagne, comme les avenants au contrat, les renouvellements, les accords individuels, les modifications, etc.
Exemple de flux de signature d’un document envoyé à l’ensemble des effectifs :
- Le responsable RH accède à la plateforme web de Namirial.
- Il télécharge un fichier Excel avec les noms, numéros de téléphone ou adresses e-mail de l’ensemble des effectifs.
- Il configure le document et l’envoie à toutes les personnes.
- Chaque employé reçoit son document individuellement.
- Il suit la traçabilité des signatures en temps réel grâce à des statistiques détaillées.
Résultats : ils envoient des documents à l’ensemble des effectifs ou individuellement rapidement, et les obtiennent signés immédiatement
Ils ont amélioré l’expérience des personnes qui font déjà partie d’Aquaservice et ont un impact positif sur celles qui rejoignent l’entreprise.
Ils optimisent les ressources internes, avec moins de gestion administrative et une meilleure productivité.
Ils ont amélioré les processus de signature documentaire, évitant les pertes et les erreurs, ce qui leur assure une plus grande sécurité juridique.
« Grâce à Namirial, nous pouvons envoyer rapidement des documents à nos employés et les obtenir signés immédiatement, ce qui aide énormément la gestion quotidienne de notre service RH. »
— Mar Moyano Ojeda, service Personnes et Culture, Aquaservice
2 étapes clés où Namirial a joué un rôle décisif
- Télétravail : la loi 10/2021 sur le travail à distance stipule que des accords individuels doivent être conclus avec chaque personne concernée par ce mode de travail. Aquaservice a réalisé cette démarche avec Namirial, en recueillant les données sur les lieux de travail afin de réaliser l’évaluation des risques conformément aux exigences en matière de prévention de la loi 10/2021.
- Coordination des activités d’entreprise : Aquasalud gère actuellement l’accès pour l’approvisionnement en eau sur plus de 1 000 points de livraison clients répartis sur tout le territoire national. À chaque point de livraison, plusieurs personnes sont autorisées, ce qui exige de tenir à jour, remettre et faire signer la documentation de sécurité et santé au travail des salariés. Ils peuvent envoyer rapidement les documents et les obtenir signés immédiatement, ce qui facilite énormément la gestion quotidienne.
Avertissement : ce témoignage de réussite a été initialement produit et publié par Signaturit Group. Suite à l’intégration de Signaturit au sein du groupe Namirial, il est désormais hébergé sur le site de Namirial à des fins d’archivage et d’information. Les résultats, chiffres, éléments de marque et références produits reflètent l’expérience du client au moment de la publication initiale et peuvent ne plus représenter les offres ou résultats actuels.