Aquaservice es la empresa líder nacional de distribución de agua con dispensador, tanto a empresas como a hogares, con más de 500.000 clientes y 3 millones de usuarios al día. Gracias a la firma electrónica de Namirial, gestiona de forma ágil y segura la documentación de casi 2.700 personas repartidas en 60 delegaciones.
Actualmente, con casi 2.700 personas en 60 delegaciones y almacenes propios repartidos por todo el territorio nacional, la firma electrónica se ha convertido en una herramienta imprescindible para gestionar la firma de documentos de sus empleados y empleadas: cambios de contrato, renovaciones, acuerdos individuales, modificaciones, etc.
En este caso, Mar Moyano Ojeda, del Área de Personas y Cultura de Aquaservice, nos explica su experiencia con la firma electrónica implantada en su organización y departamento.
+2700
personas en 60 delegaciones
76%
de los contratos enviados con Namirial se firman el mismo día
+34K
peticiones de firma enviadas por Aquaservice
El reto: gestionar una plantilla en crecimiento en delegaciones por toda España
En enero de 2019 eran 1.333 personas en casi 50 delegaciones en España, con una previsión de crecimiento de plantilla de un 20% por año.
Como área de RRHH, reflexionaron sobre cuál era su misión, visión y objetivos. «¿Cómo nos imaginábamos trabajar y qué proyectos íbamos a desarrollar en los próximos años?», señala Mar.
En este sentido, desde Aquaservice se enfrentaban a 2 grandes retos:
- Crecer en calidad y cantidad con Aquaservice: queríamos funcionar administrativamente de una manera excelente para ser referentes en la gestión documental, alineados con los objetivos de la empresa.
- Ser un departamento de RRHH conectado, integrando todos los servicios que prestamos desde el área para mejorar la experiencia de empleado e impactar positivamente en las personas que se incorporan a la compañía, así como optimizar nuestra gestión, revisando y mejorando los procesos.
«Namirial cubre las necesidades del área de Personas y Cultura de Aquaservice en toda la gestión de firma de documentos por su fiabilidad legal y por la excelente experiencia de nuestros empleados.»
— Mar Moyano Ojeda, Área de Personas y Cultura de Aquaservice
Solución: uso de la plataforma de Namirial para el envío de documentos a firmar y email certificado
Desde marzo de 2019, Aquaservice incorporó en el proceso de onboarding documental la firma electrónica de Namirial: las nuevas incorporaciones reciben un email de bienvenida a la familia Aquaservice con la documentación de toda el área de Personas y Cultura, y se recoge la firma digital de dichos documentos de todos los empleados y empleadas.
Además, utilizan Namirial para el envío de cualquier documento que necesita recoger la firma digital de los empleados y empleadas en sus gestiones diarias con personas en cualquier delegación de España, como cambios de contrato, renovaciones, acuerdos individuales, modificaciones, etc.
Ejemplo de flujo de firma de un documento a toda su plantilla:
- El profesional del departamento de RRHH accede a la plataforma web de Namirial.
- Sube un fichero Excel con nombres, números de teléfono o direcciones de correo electrónico de toda su plantilla.
- Configura el documento y lo envía a todas las personas.
- Cada empleado recibe su documento de forma individual.
- Sigue la trazabilidad de las firmas en tiempo real con estadísticas detalladas.
Resultados: envían documentos a toda su plantilla o de manera individual rápidamente y los tienen firmados de manera inmediata
Han mejorado la experiencia de las personas que ya forman parte de Aquaservice e impactan positivamente en las que se incorporan a la compañía.
Optimizan los recursos internos, con menos gestión administrativa y mayor productividad.
Han mejorado los procesos de firma documental, evitando pérdidas y errores, por lo que disfrutan de más seguridad jurídica.
«Gracias a Namirial podemos enviar los documentos a nuestros empleados rápidamente y tenerlos firmados de manera inmediata, ayudando enormemente a la gestión diaria de nuestra área de RRHH.»
— Mar Moyano Ojeda, Área de Personas y Cultura de Aquaservice
2 hitos donde Namirial ha sido clave
- Teletrabajo: la Ley 10/2021 de trabajo a distancia indica que hay que realizar acuerdos individuales con cada persona que tiene esta modalidad. Aquaservice hizo esta gestión con Namirial, recogiendo los datos de los lugares de trabajo para realizar la evaluación de riesgos y cumplir con el requisito en materia preventiva de la Ley 10/2021.
- Coordinación de Actividades Empresariales: actualmente Aquasalud gestiona el acceso para el suministro de agua en más de 1.000 puntos de reparto de clientes por todo el territorio nacional. En cada punto de reparto se autoriza a varias personas, lo que exige mantener la documentación de PRL de los trabajadores actualizada, entregada y firmada. Pueden enviar los documentos rápidamente y tenerlos firmados de manera inmediata, ayudando enormemente a la gestión diaria.
Aviso legal: este caso de éxito fue producido y publicado originalmente por Signaturit Group. Tras la integración de Signaturit en el Grupo Namirial, se aloja ahora en el sitio web de Namirial con fines de archivo e información. Los resultados, cifras, marca y referencias a productos reflejan la experiencia del cliente en el momento de la publicación original y podrían no representar las ofertas o resultados actuales.