Fluidra, lider mondial în domeniul soluțiilor pentru piscine și wellness, a adoptat semnătura electronică pentru a îmbunătăți eficiența operațională, a consolida conformitatea cu reglementările și a susține obiectivele sale de sustenabilitate. Implementată inițial de echipele Juridic și Fiscal, soluția a fost ulterior extinsă la alte departamente, companii și țări.
Fondată în 1969, Fluidra este o companie multinațională specializată în produse și soluții inovatoare pentru piscine și wellness, prezentă în peste 47 de țări. Odată cu dezvoltarea internațională a companiei, gestionarea eficientă a unui volum tot mai mare de documente juridice, administrative și de resurse umane a devenit o prioritate strategică.
În 2020, Fluidra a adoptat soluția de semnătură electronică a Signaturit Group, în prezent Namirial. Ceea ce a început ca un proiect în cadrul echipelor Juridic și Fiscal de la sediul central s-a transformat într-o inițiativă internațională de digitalizare care implică peste 200 de utilizatori, mai mult de 20 de companii și 15 țări.
+200
utilizatori
+20
companii
15
țări
Provocarea
Creșterea rapidă a Fluidra a dus la o creștere semnificativă a volumului de contracte și documente juridice care trebuiau gestionate în cadrul diferitelor echipe și companii.
Procesele tradiționale bazate pe tipărirea, semnarea de mână, scanarea și trimiterea documentelor necesitau mult timp și limitau eficiența activităților operaționale.
Prin urmare, Fluidra avea nevoie de o soluție de semnătură electronică capabilă să răspundă simultan mai multor obiective:
- Simplificarea gestionării contractelor și a documentelor juridice.
- Asigurarea conformității cu diferitele cerințe de reglementare.
- Crearea unei gestionări a documentelor mai rapide, mai sigure și mai eficiente.
- Extinderea proceselor digitale la diferite departamente, companii și țări.
- Reducerea consumului de hârtie și a impactului asupra mediului asociat tipăririi și transportului documentelor.
„Platforma de semnătură electronică Namirial nu numai că ne garantează conformitatea cu diverse reglementări, dar a reprezentat și un pilon fundamental al strategiei noastre de sustenabilitate, reducând consumul de hârtie și emisiile de CO2. Datorită semnăturii electronice, am obținut o gestionare a documentelor mai rapidă, mai sigură și mai eficientă, ceea ce ne permite să ne concentrăm eforturile asupra domeniilor cu o valoare adăugată mai mare pentru companie.”
Andrés Botella, Global Legal & Tax Director la Fluidra
Soluția
În urma unui proces amplu de selecție, Fluidra a ales platforma de semnătură electronică a Signaturit Group, în prezent Namirial. Securitatea juridică, ușurința de utilizare și competitivitatea ofertei au jucat un rol esențial în această decizie.
Platforma a fost testată inițial de echipele Juridic și Fiscal de la sediul central Fluidra. După confirmarea beneficiilor și a ușurinței de utilizare, implementarea a fost extinsă rapid la alte departamente și companii internaționale.
În prezent, soluția este utilizată de peste 200 de utilizatori din mai mult de 20 de companii și 15 țări.
Departamente și documente semnate
- Departamentele Juridic și Fiscal: gestionarea contractelor și a altor documente juridice pentru a asigura conformitatea cu reglementările și, în același timp, pentru a îmbunătăți eficiența proceselor.
- Resurse Umane: gestionarea digitală a contractelor de muncă, noilor angajări, încetărilor raporturilor de muncă, modificărilor contractuale și altor documente legate de gestionarea personalului.
- Departamentul de Sustenabilitate și ESG: promovarea unor practici mai sustenabile prin reducerea consumului de hârtie și a emisiilor de CO2 asociate tipăririi și transportului documentelor.
Semnătura electronică contribuie, de asemenea, la îndeplinirea cerințelor de conformitate ale Fluidra la nivel european. Conformitatea cu Regulamentul eIDAS permite utilizarea unor semnături electronice valabile din punct de vedere juridic și recunoscute în întreaga Uniune Europeană, un aspect fundamental pentru o companie care operează la nivel internațional.
„Flexibilitatea și ușurința de utilizare a platformei Namirial ne-au permis să extindem rapid utilizarea acesteia în operațiunile noastre globale, îmbunătățind eficiența gestionării documentelor noastre.”
Jesús Gragera, Global Legal Operations Manager la Fluidra
Rezultate
Implementarea semnăturii electronice a generat rezultate semnificative pentru Fluidra și a permis extinderea beneficiilor digitalizării dincolo de echipele Juridic și Fiscal.
- Eficiență operațională sporită: timpul dedicat gestionării documentelor a fost redus considerabil, permițând angajaților să se concentreze asupra activităților cu o valoare adăugată mai mare.
- Implementare internațională: platforma este utilizată în prezent de peste 200 de utilizatori din mai mult de 20 de companii și 15 țări.
- Conformitate cu reglementările: conformitatea cu Regulamentul eIDAS garantează valabilitatea și recunoașterea semnăturilor electronice în întreaga Uniune Europeană.
- Reducerea consumului de hârtie: digitalizarea proceselor permite reducerea semnificativă a tipăririi și a schimbului de documente fizice.
- Reducerea impactului asupra mediului: utilizarea mai redusă a hârtiei și diminuarea transportului fizic al documentelor contribuie la reducerea emisiilor de CO2 și a consumului de resurse, inclusiv de apă.
- Gestionarea mai eficientă a resurselor umane: semnătura electronică simplifică gestionarea contractelor de muncă și a altor documente administrative referitoare la angajați.
„Această inițiativă a redus semnificativ impactul nostru asupra mediului, aliniindu-se la obiectivele de sustenabilitate ale Fluidra datorită reducerii consumului de hârtie, a emisiilor de CO₂ și a consumului de apă.”
Ángela Sagastibelza, Corporate Sustainability and ESG Specialist la Fluidra
O bază strategică pentru creșterea globală
Pentru Fluidra, securitatea și conformitatea juridică reprezintă elemente fundamentale ale activităților internaționale. Conformitatea soluției cu Regulamentul eIDAS al Uniunii Europene garantează valabilitatea juridică și recunoașterea semnăturilor electronice în întreaga UE.
Această abordare este deosebit de evidentă în departamentul de Resurse Umane. Fluidra are peste 6.000 de angajați la nivel mondial și utilizează semnătura electronică pentru a gestiona eficient diferite tipuri de documente referitoare la personal, inclusiv contracte de muncă, noi angajări, încetări ale raporturilor de muncă și modificări contractuale.
Digitalizarea acestor procese a contribuit la simplificarea gestionării documentelor, la reducerea consumului de hârtie și la îmbunătățirea preciziei și securității în administrarea resurselor umane. În același timp, semnătura electronică oferă Fluidra un instrument modern și scalabil, capabil să susțină creșterea continuă a companiei.
Experiența Fluidra demonstrează modul în care integrarea instrumentelor digitale poate îmbunătăți simultan procesele de business, consolida conformitatea cu reglementările și susține obiectivele de sustenabilitate ale unei organizații internaționale.
„Platforma de semnătură digitală a revoluționat procesele noastre de resurse umane, accelerând gestionarea documentelor și contribuind la eforturile noastre de transformare digitală.”
Judit Gispert, HRBP Central Europe la Fluidra
Disclaimer: Această poveste de succes a fost creată și publicată inițial de Signaturit. În urma integrării Signaturit în Grupul Namirial, conținutul a fost adaptat pentru publicarea pe site-ul Namirial în scop informativ și de arhivare. Datele, referințele la mărci, informațiile despre produse și rezultatele descrise se referă la experiența clientului la momentul proiectului inițial și este posibil să nu reflecte produsele, serviciile sau rezultatele actuale.