Fluidra, leader mondiale nel settore delle piscine e del wellness, ha adottato la firma elettronica per migliorare l’efficienza operativa, rafforzare la conformità normativa e sostenere i propri obiettivi di sostenibilità. Inizialmente implementata dai team Legal e Tax, la soluzione è stata successivamente estesa ad altri dipartimenti, società e Paesi.
Fondata nel 1969, Fluidra è una multinazionale specializzata in prodotti e soluzioni innovative per piscine e wellness, presente in oltre 47 Paesi. Con lo sviluppo internazionale dell’azienda, la gestione efficiente di un volume crescente di documenti legali, amministrativi e relativi alle risorse umane è diventata una priorità strategica.
Nel 2020, Fluidra ha adottato la soluzione di firma elettronica di Signaturit Group, oggi Namirial. Inizialmente implementato presso i team Legal e Tax della sede centrale, il progetto si è trasformato in un’iniziativa internazionale di digitalizzazione che coinvolge oltre 200 utenti, più di 20 società e 15 Paesi.
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La sfida
La rapida crescita di Fluidra ha comportato un aumento significativo del volume di contratti e documenti legali da gestire all’interno di diversi team e società.
I processi tradizionali basati sulla stampa, sulla firma autografa, sulla scansione e sull’invio dei documenti richiedevano molto tempo e limitavano l’efficienza delle attività operative.
Fluidra aveva quindi bisogno di una soluzione di firma elettronica in grado di rispondere contemporaneamente a diversi obiettivi:
- Semplificare la gestione dei contratti e dei documenti legali.
- Garantire la conformità ai diversi requisiti normativi.
- Rendere la gestione documentale più rapida, sicura ed efficiente.
- Estendere i processi digitali a diversi dipartimenti, società e Paesi.
- Ridurre l’utilizzo della carta e l’impatto ambientale associato alla stampa e al trasporto dei documenti.
“La piattaforma di firma elettronica di Namirial non solo ci garantisce la conformità alle diverse normative, ma è stata anche un pilastro fondamentale della nostra strategia di sostenibilità, riducendo l’uso della carta e le emissioni di CO2. Grazie alla firma elettronica abbiamo ottenuto una gestione dei documenti più rapida, sicura ed efficiente, che ci permette di concentrare i nostri sforzi su aree di maggiore valore aggiunto per l’azienda.”
Andrés Botella, Global Legal & Tax Director di Fluidra
Soluzione
Dopo un approfondito processo di selezione, Fluidra ha scelto la piattaforma di firma elettronica di Signaturit Group, oggi Namirial. La sicurezza giuridica, la facilità d’uso e la competitività dell’offerta hanno avuto un ruolo determinante nella scelta.
La piattaforma è stata inizialmente testata dai team Legal e Tax della sede centrale di Fluidra. Dopo averne verificato i vantaggi e la semplicità di utilizzo, l’implementazione è stata rapidamente estesa ad altri dipartimenti e società internazionali.
La soluzione è oggi utilizzata da oltre 200 utenti distribuiti in più di 20 società e 15 Paesi.
Dipartimenti e documenti firmati
- Dipartimento Legal e Tax: gestione di contratti e altri documenti legali per garantire la conformità normativa e migliorare al tempo stesso l’efficienza dei processi.
- Risorse Umane: gestione digitale di contratti di lavoro, nuove assunzioni, cessazioni, modifiche contrattuali e altri documenti relativi alla gestione del personale.
- Dipartimento Sustainability ed ESG: promozione di pratiche più sostenibili grazie alla riduzione del consumo di carta e delle emissioni di CO2 associate alla stampa e al trasporto dei documenti.
La firma elettronica contribuisce anche a soddisfare i requisiti di conformità di Fluidra a livello europeo. La conformità al Regolamento eIDAS consente di utilizzare firme elettroniche giuridicamente valide e riconosciute in tutta l’Unione europea, un aspetto fondamentale per un’azienda che opera a livello internazionale.
“La flessibilità e la facilità d’uso della piattaforma di Namirial ci hanno permesso di estenderne rapidamente l’utilizzo nelle nostre operazioni globali, migliorando l’efficienza della nostra gestione documentale.”
Jesús Gragera, Global Legal Operations Manager di Fluidra
Risultati
L’implementazione della firma elettronica ha prodotto risultati significativi per Fluidra e ha permesso di estendere i benefici della digitalizzazione oltre i soli team Legal e Tax.
- Maggiore efficienza operativa: il tempo dedicato alla gestione dei documenti è stato notevolmente ridotto, consentendo ai collaboratori di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.
- Implementazione internazionale: la piattaforma è oggi utilizzata da oltre 200 utenti in più di 20 società e 15 Paesi.
- Conformità normativa: la conformità al Regolamento eIDAS garantisce la validità e il riconoscimento delle firme elettroniche in tutta l’Unione europea.
- Riduzione del consumo di carta: la digitalizzazione dei processi consente di limitare considerevolmente la stampa e lo scambio di documenti fisici.
- Riduzione dell’impatto ambientale: il minore utilizzo della carta e la riduzione del trasporto dei documenti contribuiscono a diminuire le emissioni di CO2 e il consumo di risorse, tra cui l’acqua.
- Gestione HR più efficiente: la firma elettronica semplifica la gestione dei contratti di lavoro e degli altri documenti amministrativi relativi ai collaboratori.
“Questa iniziativa ha ridotto significativamente il nostro impatto ambientale, allineandosi agli obiettivi di sostenibilità di Fluidra grazie alla riduzione dell’uso di carta, delle emissioni di CO₂ e del consumo idrico.”
Ángela Sagastibelza, Corporate Sustainability and ESG Specialist di Fluidra
Una base strategica per la crescita globale
Per Fluidra, la sicurezza e la conformità giuridica rappresentano elementi fondamentali delle attività internazionali. La conformità della soluzione al Regolamento eIDAS dell’Unione europea garantisce la validità giuridica e il riconoscimento delle firme elettroniche in tutta l’UE.
Questo approccio è particolarmente evidente nel dipartimento Risorse Umane. Fluidra conta oltre 6.000 dipendenti in tutto il mondo e utilizza la firma elettronica per gestire in modo efficiente diverse tipologie di documenti relativi al personale, tra cui contratti di lavoro, nuove assunzioni, cessazioni e modifiche contrattuali.
La digitalizzazione di questi processi ha consentito di semplificare la gestione documentale, ridurre l’utilizzo della carta e migliorare la precisione e la sicurezza nell’amministrazione delle risorse umane. La firma elettronica mette inoltre a disposizione di Fluidra uno strumento moderno e scalabile per accompagnare la continua crescita dell’azienda.
L’esperienza di Fluidra dimostra come l’integrazione di strumenti digitali possa migliorare contemporaneamente i processi aziendali, rafforzare la conformità normativa e sostenere gli obiettivi di sostenibilità di un’organizzazione internazionale.
“La piattaforma di firma digitale ha rivoluzionato i nostri processi HR, rendendo veloce la gestione dei documenti e contribuendo ai nostri sforzi di trasformazione digitale.”
Judit Gispert, HRBP Central Europe di Fluidra
Disclaimer: Questa storia di successo è stata originariamente creata e pubblicata da Signaturit. A seguito dell’integrazione di Signaturit nel Gruppo Namirial, il contenuto è stato adattato per la pubblicazione sul sito web di Namirial a fini informativi e di archivio. I dati, i riferimenti ai brand, le informazioni sui prodotti e i risultati descritti si riferiscono all’esperienza del cliente al momento del progetto originale e potrebbero non riflettere i prodotti, i servizi o i risultati attuali.