Fluidra, líder global en soluciones para piscinas y wellness, incorporó la firma electrónica para agilizar sus flujos documentales, reforzar el cumplimiento normativo y avanzar en sus objetivos de sostenibilidad. El proyecto comenzó en los departamentos Legal y Fiscal y se extendió progresivamente a otros equipos, sociedades y países.
Fundada en 1969, Fluidra es una empresa multinacional especializada en productos y soluciones innovadoras para piscinas y wellness, con presencia en más de 47 países. A medida que la organización continuaba creciendo a escala internacional, gestionar de forma eficiente un volumen cada vez mayor de documentación legal, corporativa y laboral se convirtió en una prioridad.
En 2020, Fluidra adoptó la solución de firma electrónica de Signaturit Group, actualmente Namirial. Lo que comenzó como un proyecto dentro de los equipos Legal y Fiscal evolucionó hasta convertirse en una iniciativa internacional de digitalización que involucra a más de 200 usuarios de más de 20 sociedades en 15 países.
+200
usuarios de Legal y RRHH
+20
sociedades
15
países
El reto
El rápido crecimiento de Fluidra generó nuevos retos en la gestión de un volumen cada vez mayor de contratos y documentación legal, laboral y corporativa distribuida entre diferentes equipos y sociedades.
Los procesos tradicionales basados en imprimir, firmar manualmente, escanear y enviar documentos requerían mucho tiempo y reducían la eficiencia de unos procesos que debían funcionar cada vez más entre distintos departamentos y países.
Fluidra necesitaba una solución de firma electrónica capaz de responder simultáneamente a varios objetivos:
- Reducir el tiempo y el esfuerzo dedicados a la gestión de contratos y documentación corporativa.
- Garantizar procesos de firma electrónica seguros y jurídicamente válidos.
- Simplificar la experiencia de firma para empleados y equipos internos.
- Extender los flujos documentales digitales a diferentes departamentos, sociedades y países.
- Disminuir el consumo de papel y el impacto ambiental asociado a la impresión y al transporte de documentos.
«La plataforma de firma electrónica de Namirial no solo nos garantiza el cumplimiento de diversas normativas legales, sino que también ha sido un pilar fundamental en nuestra estrategia de sostenibilidad, al reducir el uso de papel y las emisiones de CO₂. Gracias a la firma electrónica, hemos logrado una gestión de documentos más rápida, segura y eficiente, lo que nos permite centrar nuestros esfuerzos en áreas de mayor valor añadido para la empresa».
Andrés Botella, Director Global de Legal y Fiscal de Fluidra
Solución
Tras un exhaustivo proceso de selección, Fluidra eligió la plataforma de firma electrónica de Signaturit Group, actualmente Namirial. La seguridad jurídica, la facilidad de uso y una oferta competitiva fueron algunos de los factores determinantes para la elección.
La solución se probó inicialmente en los equipos Legal y Fiscal de la sede central de Fluidra. Una vez comprobados sus beneficios y facilidad de uso, la plataforma se extendió rápidamente a otros departamentos y filiales internacionales.
Actualmente, el proyecto de firma electrónica descrito en el caso de éxito cuenta con más de 200 usuarios pertenecientes a más de 20 sociedades en 15 países.
Departamentos y documentos firmados
- Departamento Legal y Fiscal: gestión de contratos y otros documentos legales mediante procesos digitales que favorecen el cumplimiento normativo y la eficiencia operativa.
- Recursos Humanos: gestión de documentación laboral como contratos de trabajo, altas, bajas y novaciones contractuales, simplificando tanto los procesos como el almacenamiento digital.
- Departamento de Sostenibilidad y ESG: impulso de prácticas más sostenibles gracias a la reducción del uso de papel y de las emisiones de CO2 vinculadas a la impresión y el transporte de documentos.
La firma electrónica también contribuye a los requisitos de cumplimiento de Fluidra en Europa. La conformidad con el Reglamento eIDAS permite utilizar firmas electrónicas jurídicamente válidas y reconocidas en toda la Unión Europea, un aspecto especialmente relevante para una compañía con operaciones internacionales.
«La adaptabilidad y la facilidad de uso de la plataforma de Namirial nos han permitido ampliar rápidamente su uso en nuestras operaciones globales, mejorando la eficiencia de nuestra gestión documental.»
Jesús Gragera, Gerente de Operaciones Legales Globales de Fluidra
Resultados
La implementación de la firma electrónica ha aportado resultados relevantes para Fluidra y ha permitido extender los beneficios de la digitalización más allá de los departamentos Legal y Fiscal.
- Mayor eficiencia operativa: se ha reducido significativamente el tiempo dedicado a gestionar documentos, permitiendo a los empleados centrarse en actividades de mayor valor añadido.
- Adopción internacional escalable: la solución pasó de un proyecto inicial en la sede central a más de 200 usuarios de más de 20 sociedades en 15 países.
- Cumplimiento normativo: la conformidad con el Reglamento eIDAS permite utilizar firmas electrónicas legalmente válidas y reconocidas en toda la Unión Europea.
- Reducción del consumo de papel: la digitalización de los procesos de firma ha reducido considerablemente la necesidad de imprimir documentación.
- Menor impacto ambiental: la reducción de la impresión y del transporte físico de documentos contribuye a disminuir las emisiones de CO2 y el consumo de recursos como el agua.
- Gestión de RRHH más eficiente: contratos laborales, altas, bajas y modificaciones contractuales pueden gestionarse digitalmente de forma más ágil, precisa y segura.
«Esta iniciativa ha reducido significativamente nuestra huella medioambiental, alineándose con los objetivos de sostenibilidad de Fluidra al reducir el uso de papel, las emisiones de CO₂ y el consumo de agua.»
Ángela Sagastibelza, Especialista en Sostenibilidad Corporativa y ESG de Fluidra
Una base estratégica para el crecimiento global
Para Fluidra, la seguridad y el cumplimiento legal son elementos fundamentales de sus operaciones internacionales. El uso de una solución conforme con el Reglamento eIDAS permite desarrollar procesos de firma electrónica con las garantías necesarias para operar dentro de la Unión Europea y extender la digitalización a escala global.
Este enfoque también es especialmente visible en Recursos Humanos. Fluidra cuenta con una plantilla de más de 6.000 empleados en todo el mundo y utiliza la firma electrónica para gestionar contratos de trabajo, altas, bajas, novaciones contractuales y otros documentos relacionados con la gestión de personal.
La digitalización de estos procesos ha permitido agilizar la gestión documental, reducir el uso de papel y mejorar la precisión y la seguridad en la administración de Recursos Humanos. Al mismo tiempo, disponer de una herramienta escalable facilita acompañar el crecimiento continuo de la compañía.
La experiencia de Fluidra demuestra cómo la incorporación de herramientas digitales puede combinar eficiencia empresarial, cumplimiento normativo y sostenibilidad, convirtiendo la firma electrónica en un elemento transversal de la transformación digital de una organización internacional.
«La plataforma de firma digital ha revolucionado nuestros procesos de RR. HH., agilizando la gestión documental y contribuyendo a nuestros esfuerzos de transformación digital.»
Judit Gispert, HRBP de Europa Central de Fluidra
Disclaimer: Este caso de éxito fue creado y publicado originalmente por Signaturit. Tras la integración de Signaturit en el Grupo Namirial, el contenido ha sido adaptado para su publicación en el sitio web de Namirial con fines informativos y de archivo. Las cifras, referencias de marca, detalles de producto y resultados descritos corresponden a la experiencia del cliente en el momento del proyecto original y pueden no reflejar los productos, servicios o resultados actuales.