A Fluidra, líder mundial em soluções para piscinas e wellness, adotou a assinatura eletrônica para melhorar a eficiência operacional, reforçar a conformidade regulatória e apoiar seus objetivos de sustentabilidade. Inicialmente implementada pelas equipes Jurídica e Fiscal, a solução foi posteriormente ampliada para outros departamentos, empresas e países.
Fundada em 1969, a Fluidra é uma empresa multinacional especializada em produtos e soluções inovadoras para piscinas e wellness, presente em mais de 47 países. Com o crescimento internacional da empresa, a gestão eficiente de um volume cada vez maior de documentos jurídicos, administrativos e relacionados a recursos humanos tornou-se uma prioridade estratégica.
Em 2020, a Fluidra adotou a solução de assinatura eletrônica da Signaturit Group, atualmente Namirial. O que começou como um projeto nas equipes Jurídica e Fiscal da sede central evoluiu para uma iniciativa internacional de digitalização que envolve mais de 200 usuários, mais de 20 empresas e 15 países.
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O desafio
O rápido crescimento da Fluidra levou a um aumento significativo do volume de contratos e documentos jurídicos que precisavam ser gerenciados por diferentes equipes e empresas.
Os processos tradicionais baseados na impressão, assinatura manual, digitalização e envio de documentos exigiam muito tempo e limitavam a eficiência das atividades operacionais.
Por isso, a Fluidra precisava de uma solução de assinatura eletrônica capaz de atender simultaneamente a vários objetivos:
- Simplificar a gestão de contratos e documentos jurídicos.
- Garantir a conformidade com os diferentes requisitos regulatórios.
- Tornar a gestão documental mais rápida, segura e eficiente.
- Ampliar os processos digitais para diferentes departamentos, empresas e países.
- Reduzir o uso de papel e o impacto ambiental associado à impressão e ao transporte de documentos.
“A plataforma de assinatura eletrônica da Namirial não só nos garante a conformidade com as diversas regulamentações, como também tem sido um pilar fundamental da nossa estratégia de sustentabilidade, reduzindo o uso de papel e as emissões de CO₂. Graças à assinatura eletrônica, conseguimos uma gestão de documentos mais rápida, segura e eficiente, o que nos permite concentrar nossos esforços em áreas de maior valor agregado para a empresa.”
Andrés Botella, Diretor Global Jurídico e Fiscal da Fluidra
Solução
Após um amplo processo de seleção, a Fluidra escolheu a plataforma de assinatura eletrônica da Signaturit Group, atualmente Namirial. A segurança jurídica, a facilidade de uso e a competitividade da oferta tiveram um papel fundamental nessa decisão.
A plataforma foi testada inicialmente pelas equipes Jurídica e Fiscal da sede central da Fluidra. Depois de confirmar seus benefícios e sua facilidade de uso, a implementação foi rapidamente ampliada para outros departamentos e empresas internacionais.
Atualmente, a solução é utilizada por mais de 200 usuários em mais de 20 empresas e 15 países.
Departamentos e documentos assinados
- Departamentos Jurídico e Fiscal: gestão de contratos e outros documentos jurídicos para garantir a conformidade regulatória e, ao mesmo tempo, melhorar a eficiência dos processos.
- Recursos Humanos: gestão digital de contratos de trabalho, novas contratações, desligamentos, alterações contratuais e outros documentos relacionados à gestão de pessoas.
- Departamento de Sustentabilidade e ESG: promoção de práticas mais sustentáveis por meio da redução do uso de papel e das emissões de CO₂ associadas à impressão e ao transporte de documentos.
A assinatura eletrônica também contribui para atender aos requisitos de conformidade da Fluidra em nível europeu. A conformidade com o Regulamento eIDAS permite utilizar assinaturas eletrônicas juridicamente válidas e reconhecidas em toda a União Europeia, um aspecto fundamental para uma empresa que atua internacionalmente.
“A flexibilidade e a facilidade de uso da plataforma da Namirial nos permitiram ampliar rapidamente sua utilização em nossas operações globais, melhorando a eficiência de nossa gestão documental.”
Jesús Gragera, Gerente Global de Operações Jurídicas da Fluidra
Resultados
A implementação da assinatura eletrônica gerou resultados significativos para a Fluidra e permitiu ampliar os benefícios da digitalização para além das equipes Jurídica e Fiscal.
- Maior eficiência operacional: o tempo dedicado à gestão de documentos foi significativamente reduzido, permitindo que os colaboradores se concentrem em atividades de maior valor agregado.
- Implementação internacional: a plataforma é atualmente utilizada por mais de 200 usuários em mais de 20 empresas e 15 países.
- Conformidade regulatória: a conformidade com o Regulamento eIDAS garante a validade e o reconhecimento das assinaturas eletrônicas em toda a União Europeia.
- Redução do uso de papel: a digitalização dos processos permite reduzir significativamente a impressão e a troca de documentos físicos.
- Redução do impacto ambiental: o menor uso de papel e a redução do transporte físico de documentos contribuem para diminuir as emissões de CO₂ e o consumo de recursos, incluindo água.
- Gestão de RH mais eficiente: a assinatura eletrônica simplifica a gestão de contratos de trabalho e de outros documentos administrativos relacionados aos colaboradores.
“Essa iniciativa reduziu significativamente nosso impacto ambiental, alinhando-se às metas de sustentabilidade da Fluidra graças à redução do uso de papel, das emissões de CO₂ e do consumo de água.”
Ángela Sagastibelza, Especialista Corporativa em Sustentabilidade e ESG da Fluidra
Uma base estratégica para o crescimento global
Para a Fluidra, a segurança e a conformidade jurídica são elementos fundamentais de suas operações internacionais. A conformidade da solução com o Regulamento eIDAS da União Europeia garante a validade jurídica e o reconhecimento das assinaturas eletrônicas em toda a UE.
Essa abordagem é particularmente evidente no departamento de Recursos Humanos. A Fluidra conta com mais de 6.000 colaboradores em todo o mundo e utiliza a assinatura eletrônica para gerenciar de forma eficiente diferentes tipos de documentos relacionados às pessoas, incluindo contratos de trabalho, novas contratações, desligamentos e alterações contratuais.
A digitalização desses processos contribuiu para simplificar a gestão documental, reduzir o uso de papel e melhorar a precisão e a segurança na administração de recursos humanos. Ao mesmo tempo, a assinatura eletrônica oferece à Fluidra uma ferramenta moderna e escalável, capaz de acompanhar o crescimento contínuo da empresa.
A experiência da Fluidra demonstra como a integração de ferramentas digitais pode melhorar simultaneamente os processos de negócio, reforçar a conformidade regulatória e apoiar os objetivos de sustentabilidade de uma organização internacional.
“A plataforma de assinatura digital revolucionou nossos processos de RH, agilizando a gestão de documentos e contribuindo para nossos esforços de transformação digital.”
Judit Gispert, HRBP para a Europa Central da Fluidra
Disclaimer: Este caso de sucesso foi originalmente criado e publicado pela Signaturit. Após a integração da Signaturit ao Grupo Namirial, o conteúdo foi adaptado para publicação no site da Namirial para fins informativos e de arquivo. Os dados, referências a marcas, informações sobre produtos e resultados descritos referem-se à experiência do cliente no momento do projeto original e podem não refletir os produtos, serviços ou resultados atuais.