Fluidra, leader mondial dans le domaine des piscines et du bien-être, a adopté la signature électronique afin d’améliorer son efficacité opérationnelle, de renforcer sa conformité réglementaire et de soutenir ses objectifs de durabilité. D’abord mise en œuvre par les équipes juridiques et fiscales, la solution a ensuite été étendue à d’autres départements, filiales et pays.
Fondée en 1969, Fluidra est une multinationale spécialisée dans les produits et solutions innovants pour les piscines et le bien-être, présente dans plus de 47 pays. Avec le développement international de l’entreprise, la gestion efficace d’un volume croissant de documents juridiques, administratifs et liés aux ressources humaines est devenue un enjeu stratégique.
En 2020, Fluidra a adopté la solution de signature électronique de Signaturit Group, aujourd’hui Namirial. Initialement déployé auprès des équipes juridiques et fiscales du siège, le projet est devenu une initiative internationale de numérisation impliquant plus de 200 utilisateurs, plus de 20 sociétés et 15 pays.
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Le défi
La croissance rapide de Fluidra s’est accompagnée d’une augmentation importante du volume de contrats et de documents juridiques à gérer au sein de différentes équipes et entités.
Les processus traditionnels basés sur l’impression, la signature manuscrite, la numérisation et l’envoi des documents demandaient beaucoup de temps et limitaient l’efficacité des opérations.
Fluidra avait donc besoin d’une solution de signature électronique capable de répondre simultanément à plusieurs objectifs :
- Rationaliser la gestion des contrats et des documents juridiques.
- Garantir la conformité avec les différentes exigences réglementaires.
- Rendre la gestion documentaire plus rapide, plus sûre et plus efficace.
- Déployer les processus numériques auprès de différents départements, sociétés et pays.
- Réduire l’utilisation du papier et l’impact environnemental associé à l’impression et au transport des documents.
« La plateforme de signature électronique de Namirial nous garantit non seulement la conformité à diverses réglementations légales, mais elle constitue également un pilier fondamental de notre stratégie de développement durable, en réduisant notre consommation de papier et nos émissions de CO₂. Grâce à la signature électronique, nous avons mis en place une gestion des documents plus rapide, plus sécurisée et plus efficace, ce qui nous permet de concentrer nos efforts sur des domaines à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise. »
Andrés Botella, Responsable mondial des affaires juridiques et fiscales de Fluidra
Solution
Après un processus de sélection approfondi, Fluidra a choisi la plateforme de signature électronique de Signaturit Group, aujourd’hui Namirial. La sécurité juridique, la facilité d’utilisation et la compétitivité de l’offre ont joué un rôle déterminant dans cette décision.
La plateforme a d’abord été testée par les équipes juridiques et fiscales du siège de Fluidra. Après validation de ses avantages et de sa simplicité d’utilisation, son déploiement a rapidement été étendu à d’autres départements et filiales internationales.
La solution est aujourd’hui utilisée par plus de 200 utilisateurs répartis dans plus de 20 sociétés et 15 pays.
Départements et documents signés
- Département juridique et fiscal : gestion des contrats et autres documents juridiques afin de garantir la conformité réglementaire tout en améliorant l’efficacité des processus.
- Ressources humaines : traitement numérique des contrats de travail, nouvelles embauches, résiliations, modifications contractuelles et autres documents liés à la gestion du personnel.
- Département Durabilité et ESG : promotion de pratiques plus durables grâce à la réduction de la consommation de papier et des émissions de CO2 associées à l’impression et au transport des documents.
La signature électronique contribue également aux exigences de conformité de Fluidra au niveau européen. La conformité au règlement eIDAS permet d’utiliser des signatures électroniques juridiquement valides et reconnues dans toute l’Union européenne, un aspect essentiel pour une entreprise opérant à l’international.
« La flexibilité et la facilité d’utilisation de la plateforme de Namirial nous ont permis d’étendre rapidement son utilisation à l’ensemble de nos activités internationales, améliorant ainsi l’efficacité de notre gestion documentaire. »
Jesús Gragera, Responsable des opérations juridiques au niveau mondial chez Fluidra
Résultats
La mise en œuvre de la signature électronique a produit des résultats significatifs pour Fluidra et a permis d’étendre les bénéfices de la numérisation au-delà des seules équipes juridiques et fiscales.
- Efficacité opérationnelle : le temps consacré à la gestion des documents a été considérablement réduit, permettant aux collaborateurs de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
- Déploiement international : la plateforme est désormais utilisée par plus de 200 utilisateurs dans plus de 20 sociétés et 15 pays.
- Conformité réglementaire : la conformité au règlement eIDAS garantit la validité et la reconnaissance des signatures électroniques dans toute l’Union européenne.
- Réduction de la consommation de papier : la numérisation des processus permet de limiter considérablement les impressions et les échanges de documents physiques.
- Réduction de l’impact environnemental : la diminution de l’utilisation du papier et du transport des documents contribue à réduire les émissions de CO2 et la consommation de ressources, notamment l’eau.
- Gestion RH plus efficace : la signature électronique simplifie la gestion des contrats de travail et des autres documents administratifs liés aux collaborateurs.
« Cette initiative a considérablement réduit notre empreinte environnementale, s’inscrivant ainsi dans les objectifs de développement durable de Fluidra en réduisant la consommation de papier, les émissions de CO₂ et la consommation d’eau. »
Ángela Sagastibelza, Spécialiste du développement durable des entreprises et de l’ESG chez Fluidra
Une base stratégique pour la croissance mondiale
Pour Fluidra, la sécurité et la conformité juridique constituent des éléments fondamentaux de ses activités internationales. La conformité de la solution au règlement eIDAS de l’Union européenne garantit la validité juridique et la reconnaissance des signatures électroniques dans toute l’UE.
Cette approche est particulièrement visible dans le département des ressources humaines. Fluidra emploie plus de 6 000 personnes dans le monde et utilise la signature électronique pour gérer efficacement différents types de documents liés au personnel, notamment les contrats de travail, les nouvelles embauches, les résiliations et les modifications contractuelles.
La numérisation de ces processus a permis de rationaliser la gestion documentaire, de réduire l’utilisation du papier et d’améliorer la précision et la sécurité de l’administration des ressources humaines. La signature électronique fournit également à Fluidra un outil moderne et évolutif pour accompagner la croissance continue de l’entreprise.
L’expérience de Fluidra montre comment l’intégration d’outils numériques peut simultanément améliorer les processus d’entreprise, renforcer la conformité réglementaire et soutenir les objectifs de durabilité d’une organisation internationale.
« La plateforme de signature numérique a révolutionné nos processus RH, en accélérant la gestion documentaire et en contribuant à nos efforts de transformation numérique. »
Judit Gispert, HRBP Europe centrale chez Fluidra
Disclaimer : Ce témoignage client a été initialement créé et publié par Signaturit. À la suite de l’intégration de Signaturit au sein du groupe Namirial, son contenu a été adapté pour être publié sur le site de Namirial à des fins d’information et d’archivage. Les chiffres, références aux marques, informations sur les produits et résultats présentés correspondent à l’expérience du client au moment du projet initial et peuvent ne pas refléter les produits, services ou résultats actuels.