Fluidra, ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich Schwimmbad- und Wellnesslösungen, hat die elektronische Signatur eingeführt, um die betriebliche Effizienz zu verbessern, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu stärken und die eigenen Nachhaltigkeitsziele zu unterstützen. Die Lösung wurde zunächst von den Legal- und Tax-Teams eingesetzt und anschließend auf weitere Abteilungen, Gesellschaften und Länder ausgeweitet.
Fluidra wurde 1969 gegründet und ist ein multinationales Unternehmen, das auf innovative Produkte und Lösungen für Schwimmbäder und Wellness spezialisiert ist und in mehr als 47 Ländern tätig ist. Mit der internationalen Expansion des Unternehmens wurde die effiziente Verwaltung eines wachsenden Volumens an rechtlichen, administrativen und personalbezogenen Dokumenten zu einer strategischen Priorität.
Im Jahr 2020 führte Fluidra die elektronische Signaturlösung der Signaturit Group, heute Namirial, ein. Was zunächst als Projekt innerhalb der Legal- und Tax-Teams am Hauptsitz begann, entwickelte sich zu einer internationalen Digitalisierungsinitiative mit mehr als 200 Nutzern, über 20 Gesellschaften und 15 Ländern.
+200
Nutzer
+20
Gesellschaften
15
Länder
Die Herausforderung
Das schnelle Wachstum von Fluidra führte zu einem erheblichen Anstieg des Volumens an Verträgen und rechtlichen Dokumenten, die innerhalb verschiedener Teams und Gesellschaften verwaltet werden mussten.
Traditionelle Prozesse auf Basis von Ausdruck, handschriftlicher Unterschrift, Scan und Versand von Dokumenten waren zeitaufwendig und begrenzten die Effizienz der betrieblichen Abläufe.
Fluidra benötigte daher eine elektronische Signaturlösung, die mehrere Ziele gleichzeitig erfüllen konnte:
- Die Verwaltung von Verträgen und rechtlichen Dokumenten vereinfachen.
- Die Einhaltung der verschiedenen gesetzlichen Anforderungen sicherstellen.
- Die Dokumentenverwaltung schneller, sicherer und effizienter gestalten.
- Digitale Prozesse auf verschiedene Abteilungen, Gesellschaften und Länder ausweiten.
- Den Papierverbrauch und die mit Druck und Transport von Dokumenten verbundenen Umweltauswirkungen reduzieren.
„Die Plattform für elektronische Signaturen von Namirial gewährleistet uns nicht nur die Einhaltung verschiedener gesetzlicher Vorschriften, sondern ist auch eine tragende Säule unserer Nachhaltigkeitsstrategie, da sie den Papierverbrauch und die CO₂-Emissionen senkt. Mit der elektronischen Signatur haben wir eine schnellere, sicherere und effizientere Dokumentenverwaltung erreicht, sodass wir unsere Anstrengungen auf Bereiche konzentrieren können, die einen größeren Mehrwert für das Unternehmen bieten.“
Andrés Botella, Global Legal & Tax Director bei Fluidra
Lösung
Nach einem umfassenden Auswahlprozess entschied sich Fluidra für die elektronische Signaturplattform der Signaturit Group, heute Namirial. Rechtssicherheit, Benutzerfreundlichkeit und die Wettbewerbsfähigkeit des Angebots spielten bei der Entscheidung eine wesentliche Rolle.
Die Plattform wurde zunächst von den Legal- und Tax-Teams am Hauptsitz von Fluidra getestet. Nachdem die Vorteile und die einfache Nutzung bestätigt worden waren, wurde die Implementierung schnell auf weitere Abteilungen und internationale Gesellschaften ausgeweitet.
Heute wird die Lösung von mehr als 200 Nutzern in über 20 Gesellschaften und 15 Ländern eingesetzt.
Abteilungen und unterzeichnete Dokumente
- Legal und Tax: Verwaltung von Verträgen und anderen rechtlichen Dokumenten, um regulatorische Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig die Effizienz der Prozesse zu verbessern.
- Human Resources: digitale Verwaltung von Arbeitsverträgen, Neueinstellungen, Austritten, Vertragsänderungen und anderen Dokumenten im Zusammenhang mit dem Personalmanagement.
- Sustainability und ESG: Förderung nachhaltigerer Praktiken durch die Reduzierung des Papierverbrauchs und der CO2-Emissionen, die mit dem Druck und Transport von Dokumenten verbunden sind.
Die elektronische Signatur unterstützt Fluidra auch bei der Erfüllung der europäischen Compliance-Anforderungen. Die Konformität mit der eIDAS-Verordnung ermöglicht den Einsatz rechtsgültiger und in der gesamten Europäischen Union anerkannter elektronischer Signaturen. Dies ist besonders wichtig für ein international tätiges Unternehmen.
„Dank der Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit der Namirial-Plattform konnten wir deren Einsatz in unseren weltweiten Geschäftsbereichen schnell ausweiten und so die Effizienz unseres Dokumentenmanagements verbessern.“
Jesús Gragera, Global Legal Operations Manager bei Fluidra
Ergebnisse
Die Einführung der elektronischen Signatur führte bei Fluidra zu bedeutenden Ergebnissen und ermöglichte es, die Vorteile der Digitalisierung über die Legal- und Tax-Teams hinaus auszuweiten.
- Höhere betriebliche Effizienz: Der Zeitaufwand für die Dokumentenverwaltung wurde deutlich reduziert, sodass sich die Mitarbeitenden stärker auf Tätigkeiten mit höherem Mehrwert konzentrieren können.
- Internationale Skalierung: Die Plattform wird heute von mehr als 200 Nutzern in über 20 Gesellschaften und 15 Ländern eingesetzt.
- Regulatorische Compliance: Die Konformität mit der eIDAS-Verordnung gewährleistet die Gültigkeit und Anerkennung elektronischer Signaturen in der gesamten Europäischen Union.
- Reduzierter Papierverbrauch: Durch die Digitalisierung der Prozesse können Ausdrucke und der Austausch physischer Dokumente deutlich reduziert werden.
- Geringere Umweltauswirkungen: Der geringere Papierverbrauch und die Reduzierung des physischen Dokumententransports tragen dazu bei, CO2-Emissionen und den Verbrauch von Ressourcen wie Wasser zu senken.
- Effizienteres HR-Management: Die elektronische Signatur vereinfacht die Verwaltung von Arbeitsverträgen und anderen administrativen Dokumenten im Zusammenhang mit Mitarbeitenden.
„Diese Initiative hat unseren ökologischen Fußabdruck erheblich verringert und steht im Einklang mit den Nachhaltigkeitszielen von Fluidra, indem sie den Papierverbrauch, die CO₂-Emissionen und den Wasserverbrauch reduziert.“
Ángela Sagastibelza, Corporate Sustainability and ESG Specialist bei Fluidra
Eine strategische Grundlage für globales Wachstum
Für Fluidra sind Sicherheit und rechtliche Compliance wesentliche Bestandteile der internationalen Geschäftstätigkeit. Die Konformität der Lösung mit der eIDAS-Verordnung der Europäischen Union gewährleistet die Rechtsgültigkeit und Anerkennung elektronischer Signaturen in der gesamten EU.
Dieser Ansatz zeigt sich besonders deutlich im Bereich Human Resources. Fluidra beschäftigt weltweit mehr als 6.000 Mitarbeitende und nutzt die elektronische Signatur zur effizienten Verwaltung verschiedener personalbezogener Dokumente, darunter Arbeitsverträge, Neueinstellungen, Austritte und Vertragsänderungen.
Die Digitalisierung dieser Prozesse hat dazu beigetragen, die Dokumentenverwaltung zu vereinfachen, den Papierverbrauch zu reduzieren und die Genauigkeit und Sicherheit in der Personaladministration zu verbessern. Gleichzeitig stellt die elektronische Signatur Fluidra ein modernes und skalierbares Instrument zur Verfügung, das das kontinuierliche Wachstum des Unternehmens unterstützt.
Die Erfahrung von Fluidra zeigt, wie die Integration digitaler Werkzeuge gleichzeitig Unternehmensprozesse verbessern, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften stärken und die Nachhaltigkeitsziele einer internationalen Organisation unterstützen kann.
„Die Plattform für digitale Signaturen hat unsere HR-Prozesse revolutioniert, das Dokumentenmanagement beschleunigt und zu unseren Bemühungen um die digitale Transformation beigetragen.“
Judit Gispert, HRBP Central Europe bei Fluidra
Disclaimer: Diese Success Story wurde ursprünglich von Signaturit erstellt und veröffentlicht. Nach der Integration von Signaturit in die Namirial Group wurde der Inhalt für die Veröffentlichung auf der Namirial Website zu Informations- und Archivierungszwecken angepasst. Die genannten Zahlen, Markenbezüge, Produktinformationen und Ergebnisse beziehen sich auf die Kundenerfahrung zum Zeitpunkt des ursprünglichen Projekts und spiegeln möglicherweise nicht die aktuellen Produkte, Dienstleistungen oder Ergebnisse wider.