Din dorința de a-și simplifica procesele de business, Grenoble École de Management (GEM) a ales să își digitalizeze procesul de admitere datorită semnăturii electronice de la Namirial.
Provocarea: armonizarea și simplificarea procesului de admitere
Compusă în prezent din 5 entități, fiecare cu propriile procese administrative de admitere, devenise imperativ pentru GEM să le armonizeze și să le simplifice.
De mai multe ori pe an sunt trimise scrisori de admitere elevilor care au promovat concursul de admitere la școală. Pe lângă faptul că era un procedeu costisitor (tipărirea scrisorii, plicuirea, taxele poștale…), acesta era și consumator de timp pentru personal. Era deci important să se găsească o soluție simplă și eficientă care să permită atât studenților, cât și directorilor de școli să semneze documentele.
Pe baza acestei constatări, semnătura electronică s-a impus drept elementul esențial pentru a câștiga eficiență într-un proces de admitere digitalizat.
Soluția: Namirial, alegerea GEM
GEM a ales semnătura electronică de la Namirial, simplă, sigură și conformă cu cerințele de reglementare europene eIDAS. Această soluție se integrează printr-un API (Application Programming Interface) direct în mediul tehnic și tehnologic al GEM.
Datorită unui sistem de flux de lucru, biroul de admitere poate automatiza parcursul studenților și gestiona etapele de semnare din partea conducerii, înainte de a transmite formularele de admitere studenților. În paralel, GEM a ales să folosească soluția de sigiliu electronic pentru a digitaliza ștampila școlii, aplicând un echivalent digital pe documente.
În practică, studentul primește un e-mail de invitație pentru a semna scrisoarea de admitere; îi sunt necesare doar câteva minute pentru a o semna. După ce o citește și își dă consimțământul bifând căsuțele prevăzute în acest scop, studentul primește un cod confidențial din 4 cifre prin SMS, pe care îl introduce pentru a finaliza procesul de semnătură electronică. Această etapă de control prin cod OTP (One-Time-Password), trimis prin SMS pe telefonul mobil al semnatarului, garantează autentificarea acestuia.
Odată semnate, documentele sunt trimise imediat înapoi biroului de admitere, precum și prin e-mail studentului.
Rezultatele: un pariu câștigat
Soluția de semnătură electronică de la Namirial a adus numeroase beneficii GEM de la implementarea sa.
Semnătura electronică marchează sfârșitul expedierii pe hârtie și al tuturor acțiunilor consumatoare de timp asociate acestei metode. Trimiterea scrisorii de admitere se face direct prin aplicația de business a școlii: odată trimisă scrisoarea, sunt necesare doar câteva minute pentru ca studentul să o semneze.
Costurile legate de procesarea dosarelor sunt, de asemenea, reduse. Atât biroul de admitere, cât și studenții, scapă de tipărirea documentelor, de cheltuielile poștale și de timpul dedicat acestor sarcini.
În cele din urmă, semnătura electronică de la Namirial este conformă cu reglementarea europeană eIDAS și oferă toate garanțiile necesare în ceea ce privește securitatea și gestionarea riscurilor, atât pentru studenții semnatari, cât și pentru GEM. Serviciul de semnătură electronică furnizat de Namirial, terță parte de încredere calificată eIDAS, constituie o garanție de încredere, securitate și calitate pentru GEM.
Utilizarea semnăturii electronice deschide, de asemenea, discuții privind extinderea acesteia și la alte servicii, cum ar fi foile de prezență, contractele de stagiu și de ucenicie, sau cererile de formare internă.
Declarație de exonerare de răspundere: această poveste de succes a fost produsă și publicată inițial de Signaturit Group. În urma integrării Signaturit în Grupul Namirial, aceasta este acum găzduită pe site-ul Namirial în scopuri de arhivare și informare. Rezultatele, cifrele, elementele de brand și referințele la produse reflectă experiența clientului la momentul publicării inițiale și este posibil să nu mai reprezinte ofertele sau rezultatele actuale.