È dalla volontà di semplificare i propri processi aziendali che Grenoble École de Management (GEM) ha scelto di digitalizzare il proprio percorso di ammissione grazie alla firma elettronica di Namirial.
La sfida: armonizzare e semplificare il percorso di ammissione
Composta oggi da 5 entità, ciascuna con processi amministrativi di ammissione differenti, per GEM era diventato imperativo armonizzarli e semplificarli.
Più volte all’anno vengono inviate lettere di ammissione agli studenti che hanno superato il concorso d’ingresso alla scuola. Oltre a essere un procedimento costoso (stampa della lettera, imbustamento, affrancatura…), risultava anche dispendioso in termini di tempo per il personale. Era quindi importante trovare una soluzione semplice ed efficace per permettere a studenti e direttori delle scuole di firmare i documenti.
Alla luce di questa constatazione, la firma elettronica si è imposta come l’elemento essenziale per guadagnare in efficienza in un percorso di ammissione digitalizzato.
La soluzione: Namirial, la scelta di GEM
GEM ha scelto la firma elettronica di Namirial, semplice, sicura e conforme ai requisiti normativi europei eIDAS. Questa soluzione si integra tramite API (Application Programming Interface) direttamente nell’ambiente tecnico e tecnologico di GEM.
Grazie a un sistema di workflow, l’ufficio ammissioni può automatizzare il percorso degli studenti e gestire le fasi di firma della direzione prima di trasmettere i moduli di ammissione agli studenti. Parallelamente, GEM ha scelto di utilizzare la soluzione di sigillo elettronico per smaterializzare il timbro della scuola, apponendo un equivalente digitale sui documenti.
In pratica, lo studente riceve un’email di invito a firmare la lettera di ammissione; gli servono solo pochi minuti per firmarla. Dopo averla letta e aver dato il proprio consenso spuntando le apposite caselle, lo studente riceve un codice riservato a 4 cifre via SMS, che inserisce per finalizzare il processo di firma elettronica. Questa fase di controllo tramite codice OTP (One-Time-Password), inviato via SMS al telefono cellulare del firmatario, garantisce la sua autenticazione.
Una volta firmati, i documenti vengono immediatamente rinviati all’ufficio ammissioni, oltre che via email allo studente.
I risultati: una scommessa vinta
La soluzione di firma elettronica di Namirial ha saputo apportare numerosi benefici a GEM nell’ambito del suo utilizzo.
La firma elettronica segna la fine dell’invio cartaceo e di tutte le operazioni dispendiose in termini di tempo legate a questa modalità. L’invio della lettera di ammissione avviene direttamente tramite l’applicazione aziendale della scuola: bastano quindi pochi minuti, una volta inviata la lettera, perché lo studente la firmi.
Anche i costi legati alla gestione delle pratiche si riducono. L’ufficio ammissioni, così come gli studenti, si liberano dalla stampa dei documenti, dalle spese postali e dal tempo dedicato a queste attività.
Infine, la firma elettronica di Namirial è conforme alla normativa europea eIDAS e offre tutte le garanzie necessarie in termini di sicurezza e gestione del rischio, sia per gli studenti firmatari sia per GEM. Il servizio di firma elettronica fornito da Namirial, terzo di fiducia qualificato eIDAS, costituisce una garanzia di affidabilità, sicurezza e qualità per GEM.
L’utilizzo della firma elettronica apre inoltre riflessioni sull’estensione ad altri servizi, come ad esempio i fogli di presenza, i contratti di tirocinio e di apprendistato, o le richieste di formazione interna.
Disclaimer: questo caso di successo è stato originariamente prodotto e pubblicato da Signaturit Group. In seguito all’integrazione di Signaturit nel Gruppo Namirial, è ora ospitato sul sito web di Namirial a scopo di archivio e informazione. I risultati, i dati, il brand e i riferimenti ai prodotti riflettono l’esperienza del cliente al momento della pubblicazione originale e potrebbero non rappresentare più le offerte o i risultati attuali.