C’est de la volonté de simplifier ses processus métiers que Grenoble École de Management (GEM) a choisi de digitaliser son parcours d’admission grâce à la signature électronique de Namirial.
Le défi : harmoniser et simplifier le parcours d’admission
Aujourd’hui composée de 5 entités, avec pour chacune d’elles des processus administratifs d’admission différents, il devenait impératif pour GEM de les harmoniser et de les simplifier.
Plusieurs fois par an sont envoyés des courriers d’admission pour les élèves ayant réussi le concours d’entrée à l’école. En plus d’être un procédé onéreux (impression du courrier, mise sous pli, affranchissement…), il était également chronophage humainement. Il était donc important de trouver une solution simple et efficace pour permettre aux étudiants et aux directeurs d’écoles de signer les documents.
Fort de ce constat, la signature électronique s’est imposée comme l’élément essentiel pour gagner en efficacité dans un parcours d’admission digitalisé.
La solution : Namirial, le choix de GEM
GEM a choisi la signature électronique de Namirial, simple, sécurisée et conforme aux exigences réglementaires européennes eIDAS. Cette solution s’intègre via une API (Application Programming Interface) directement dans l’environnement technique et technologique de GEM.
Grâce à un système de workflow, le service d’admission peut automatiser le parcours des étudiants et gérer les étapes de signature de la direction avant de transmettre les formulaires d’admission aux étudiants. En parallèle, GEM a fait le choix d’utiliser la solution de cachet électronique afin de dématérialiser le tampon de l’école, en apposant un équivalent dématérialisé sur les documents.
En pratique, l’étudiant reçoit un e-mail d’invitation à signer le courrier d’admission ; il ne lui faut que quelques minutes pour le signer. Après l’avoir lu et donné son consentement en cochant les cases prévues à cet effet, l’étudiant reçoit un code confidentiel à 4 chiffres par SMS qu’il complète pour finaliser le processus de signature électronique. Cette étape de contrôle par code OTP (One-Time-Password), envoyé par SMS sur le téléphone portable du signataire, garantit son authentification.
Une fois signés, les documents sont alors immédiatement renvoyés au service d’admission, ainsi que par e-mail à l’étudiant.
Les résultats : un pari gagnant
La solution de signature électronique de Namirial a su apporter de nombreux bénéfices à GEM dans le cadre de son utilisation.
La signature électronique signe la fin de l’envoi papier et de toutes les actions chronophages liées à ce mode d’envoi. L’envoi du courrier d’admission se fait directement via l’application métier de l’école : il ne suffit alors que de quelques minutes, une fois le courrier envoyé, pour que l’étudiant le signe.
Les coûts liés au traitement des dossiers sont également réduits. Le service d’admission, mais aussi les étudiants, s’affranchissent de l’impression des documents, des frais de port et du temps consacré à ces tâches.
Enfin, la signature électronique de Namirial est conforme à la réglementation européenne eIDAS et apporte toutes les garanties nécessaires en termes de sécurité et de maîtrise des risques pour les étudiants signataires et pour GEM. Le service de signature électronique délivré par Namirial, tiers de confiance qualifié eIDAS, constitue un gage de confiance, de sécurité et de qualité pour GEM.
L’utilisation de la signature électronique ouvre également des réflexions de généralisation à d’autres services, comme par exemple les feuilles d’émargement, les contrats de stage et d’alternance, ou encore les demandes de formation en interne.
Avertissement : ce témoignage de réussite a été initialement produit et publié par Signaturit Group. Suite à l’intégration de Signaturit au sein du groupe Namirial, il est désormais hébergé sur le site de Namirial à des fins d’archivage et d’information. Les résultats, chiffres, éléments de marque et références produits reflètent l’expérience du client au moment de la publication initiale et peuvent ne plus représenter les offres ou résultats actuels.