Aus dem Wunsch heraus, seine Geschäftsprozesse zu vereinfachen, entschied sich Grenoble École de Management (GEM), seinen Zulassungsprozess mithilfe der elektronischen Signatur von Namirial zu digitalisieren.
Die Herausforderung: Harmonisierung und Vereinfachung des Zulassungsprozesses
Heute besteht GEM aus 5 Einrichtungen, jede mit unterschiedlichen administrativen Zulassungsprozessen – eine Harmonisierung und Vereinfachung wurde daher unumgänglich.
Mehrmals im Jahr werden Zulassungsschreiben an Studierende versandt, die die Aufnahmeprüfung der Schule bestanden haben. Neben den hohen Kosten (Druck des Schreibens, Kuvertierung, Versand…) war dieser Prozess auch für die Mitarbeitenden sehr zeitaufwendig. Es war daher wichtig, eine einfache und effiziente Lösung zu finden, damit Studierende und Schulleiter Dokumente unterzeichnen können.
Vor diesem Hintergrund erwies sich die elektronische Signatur als das entscheidende Element, um in einem digitalisierten Zulassungsprozess an Effizienz zu gewinnen.
Die Lösung: Namirial, die Wahl von GEM
GEM entschied sich für die elektronische Signatur von Namirial, die einfach, sicher und konform mit den europäischen eIDAS-Vorschriften ist. Diese Lösung wird über eine API (Application Programming Interface) direkt in die technische und technologische Umgebung von GEM integriert.
Dank eines Workflow-Systems kann die Zulassungsabteilung den Prozess der Studierenden automatisieren und die Unterzeichnungsschritte der Schulleitung verwalten, bevor die Zulassungsformulare an die Studierenden übermittelt werden. Parallel dazu entschied sich GEM für die Nutzung der elektronischen Siegellösung, um den Stempel der Schule zu digitalisieren, indem ein digitales Äquivalent auf den Dokumenten angebracht wird.
In der Praxis erhält der Studierende eine E-Mail-Einladung zur Unterzeichnung des Zulassungsschreibens; die Unterzeichnung dauert nur wenige Minuten. Nach dem Lesen und der Zustimmung durch Ankreuzen der entsprechenden Kästchen erhält der Studierende einen vertraulichen 4-stelligen Code per SMS, den er zum Abschluss des elektronischen Signaturprozesses eingibt. Dieser Kontrollschritt mittels OTP-Code (One-Time-Password), der per SMS an das Mobiltelefon des Unterzeichners gesendet wird, gewährleistet dessen Authentifizierung.
Nach der Unterzeichnung werden die Dokumente sofort an die Zulassungsabteilung sowie per E-Mail an den Studierenden zurückgesendet.
Die Ergebnisse: eine gewonnene Wette
Die elektronische Signaturlösung von Namirial hat GEM seit ihrer Einführung zahlreiche Vorteile gebracht.
Die elektronische Signatur bedeutet das Ende des Papierversands und aller damit verbundenen zeitaufwendigen Vorgänge. Der Versand des Zulassungsschreibens erfolgt nun direkt über die Fachanwendung der Schule: Sobald das Schreiben versendet wurde, dauert es nur wenige Minuten, bis der Studierende es unterzeichnet.
Auch die mit der Bearbeitung der Unterlagen verbundenen Kosten wurden gesenkt. Sowohl die Zulassungsabteilung als auch die Studierenden sparen sich den Ausdruck von Dokumenten, Portokosten und den für diese Aufgaben aufgewendeten Zeitaufwand.
Schließlich entspricht die elektronische Signatur von Namirial der europäischen eIDAS-Verordnung und bietet alle erforderlichen Garantien hinsichtlich Sicherheit und Risikomanagement – sowohl für die unterzeichnenden Studierenden als auch für GEM. Der von Namirial, einem qualifizierten eIDAS-Vertrauensdiensteanbieter, bereitgestellte elektronische Signaturdienst stellt für GEM ein Gütesiegel für Vertrauen, Sicherheit und Qualität dar.
Die Nutzung der elektronischen Signatur eröffnet zudem Überlegungen zur Ausweitung auf weitere Bereiche, wie zum Beispiel Anwesenheitslisten, Praktikums- und Ausbildungsverträge oder interne Weiterbildungsanträge.
Haftungsausschluss: diese Erfolgsgeschichte wurde ursprünglich von Signaturit Group erstellt und veröffentlicht. Nach der Integration von Signaturit in die Namirial-Gruppe wird sie nun zu Archivierungs- und Informationszwecken auf der Namirial-Website gehostet. Die Ergebnisse, Zahlen, Markenangaben und Produktverweise spiegeln die Kundenerfahrung zum Zeitpunkt der ursprünglichen Veröffentlichung wider und stellen möglicherweise nicht mehr die aktuellen Angebote oder Ergebnisse dar.