Con la voluntad de simplificar sus procesos de negocio, Grenoble École de Management (GEM) decidió digitalizar su proceso de admisión gracias a la firma electrónica de Namirial.
El reto: armonizar y simplificar el proceso de admisión
Compuesta actualmente por 5 entidades, cada una con procesos administrativos de admisión diferentes, se hacía imperativo para GEM armonizarlos y simplificarlos.
Varias veces al año se envían cartas de admisión a los alumnos que han superado el examen de ingreso a la escuela. Además de ser un procedimiento costoso (impresión de la carta, ensobrado, franqueo…), también resultaba muy laborioso para el personal. Era, por tanto, importante encontrar una solución sencilla y eficaz que permitiera tanto a los estudiantes como a los directores de las escuelas firmar los documentos.
A la vista de esta situación, la firma electrónica se impuso como el elemento esencial para ganar eficiencia en un proceso de admisión digitalizado.
La solución: Namirial, la elección de GEM
GEM eligió la firma electrónica de Namirial, sencilla, segura y conforme a los requisitos normativos europeos eIDAS. Esta solución se integra mediante una API (Application Programming Interface) directamente en el entorno técnico y tecnológico de GEM.
Gracias a un sistema de flujo de trabajo, el servicio de admisiones puede automatizar el proceso de los estudiantes y gestionar las etapas de firma de la dirección antes de transmitir los formularios de admisión a los estudiantes. Paralelamente, GEM optó por utilizar la solución de sello electrónico para digitalizar el sello de la escuela, aplicando un equivalente digital en los documentos.
En la práctica, el estudiante recibe un correo electrónico de invitación para firmar la carta de admisión; solo necesita unos minutos para firmarla. Tras leerla y dar su consentimiento marcando las casillas previstas, el estudiante recibe un código confidencial de 4 dígitos por SMS que introduce para finalizar el proceso de firma electrónica. Esta etapa de control mediante código OTP (One-Time-Password), enviado por SMS al teléfono móvil del firmante, garantiza su autenticación.
Una vez firmados, los documentos se reenvían inmediatamente al servicio de admisiones, así como por correo electrónico al estudiante.
Los resultados: una apuesta ganadora
La solución de firma electrónica de Namirial ha aportado numerosos beneficios a GEM desde su puesta en marcha.
La firma electrónica marca el fin del envío en papel y de todas las acciones que consumían mucho tiempo asociadas a este método. El envío de la carta de admisión se realiza directamente a través de la aplicación de gestión de la escuela: una vez enviada la carta, el estudiante solo necesita unos minutos para firmarla.
Los costes relacionados con la tramitación de los expedientes también se reducen. Tanto el servicio de admisiones como los estudiantes se libran de la impresión de documentos, de los gastos de envío y del tiempo dedicado a estas tareas.
Por último, la firma electrónica de Namirial cumple con la normativa europea eIDAS y aporta todas las garantías necesarias en términos de seguridad y control de riesgos, tanto para los estudiantes firmantes como para GEM. El servicio de firma electrónica proporcionado por Namirial, tercero de confianza cualificado eIDAS, constituye una garantía de confianza, seguridad y calidad para GEM.
El uso de la firma electrónica también abre reflexiones sobre su ampliación a otros servicios, como las hojas de firmas, los contratos de prácticas y de formación en alternancia, o las solicitudes de formación interna.
Aviso legal: este caso de éxito fue producido y publicado originalmente por Signaturit Group. Tras la integración de Signaturit en el Grupo Namirial, se aloja ahora en el sitio web de Namirial con fines de archivo e información. Los resultados, cifras, marca y referencias a productos reflejan la experiencia del cliente en el momento de la publicación original y podrían no representar las ofertas o resultados actuales.