Com o objetivo de simplificar seus processos de negócio, a Grenoble École de Management (GEM) optou por digitalizar seu processo de admissão graças à assinatura eletrônica da Namirial.
O desafio: harmonizar e simplificar o processo de admissão
Atualmente composta por 5 entidades, cada uma com processos administrativos de admissão diferentes, tornou-se imprescindível para a GEM harmonizá-los e simplificá-los.
Várias vezes por ano são enviadas cartas de admissão aos alunos aprovados no exame de ingresso da escola. Além de ser um processo custoso (impressão da carta, envelopamento, postagem…), também era demorado para a equipe. Era, portanto, importante encontrar uma solução simples e eficaz que permitisse tanto aos estudantes quanto aos diretores das escolas assinar os documentos.
Diante dessa constatação, a assinatura eletrônica se impôs como o elemento essencial para ganhar eficiência em um processo de admissão digitalizado.
A solução: Namirial, a escolha da GEM
A GEM escolheu a assinatura eletrônica da Namirial, simples, segura e em conformidade com os requisitos regulatórios europeus eIDAS. Essa solução se integra por meio de uma API (Application Programming Interface) diretamente ao ambiente técnico e tecnológico da GEM.
Graças a um sistema de fluxo de trabalho, o setor de admissões pode automatizar o processo dos estudantes e gerenciar as etapas de assinatura da direção antes de enviar os formulários de admissão aos estudantes. Paralelamente, a GEM optou por utilizar a solução de selo eletrônico para digitalizar o carimbo da escola, aplicando um equivalente digital nos documentos.
Na prática, o estudante recebe um e-mail de convite para assinar a carta de admissão; ele precisa de apenas alguns minutos para assiná-la. Após lê-la e dar seu consentimento marcando as caixas previstas para esse fim, o estudante recebe um código confidencial de 4 dígitos por SMS, que insere para finalizar o processo de assinatura eletrônica. Essa etapa de controle por meio de código OTP (One-Time-Password), enviado por SMS ao telefone celular do signatário, garante sua autenticação.
Uma vez assinados, os documentos são imediatamente enviados de volta ao setor de admissões, bem como por e-mail ao estudante.
Os resultados: uma aposta vencedora
A solução de assinatura eletrônica da Namirial trouxe inúmeros benefícios à GEM desde sua implementação.
A assinatura eletrônica marca o fim do envio em papel e de todas as ações demoradas associadas a esse método. O envio da carta de admissão é feito diretamente por meio da aplicação corporativa da escola: assim que a carta é enviada, bastam apenas alguns minutos para que o estudante a assine.
Os custos relacionados ao processamento dos processos também foram reduzidos. Tanto o setor de admissões quanto os estudantes se livram da impressão de documentos, das despesas de postagem e do tempo dedicado a essas tarefas.
Por fim, a assinatura eletrônica da Namirial está em conformidade com a regulamentação europeia eIDAS e oferece todas as garantias necessárias em termos de segurança e gestão de riscos, tanto para os estudantes signatários quanto para a GEM. O serviço de assinatura eletrônica fornecido pela Namirial, terceira parte de confiança qualificada eIDAS, constitui uma garantia de confiança, segurança e qualidade para a GEM.
O uso da assinatura eletrônica também abre reflexões sobre sua expansão para outros serviços, como listas de presença, contratos de estágio e de aprendizagem, ou solicitações de treinamento interno.
Aviso legal: este caso de sucesso foi originalmente produzido e publicado pela Signaturit Group. Após a integração da Signaturit ao Grupo Namirial, ele agora está hospedado no site da Namirial para fins de arquivo e informação. Os resultados, números, marca e referências a produtos refletem a experiência do cliente no momento da publicação original e podem não representar mais as ofertas ou resultados atuais.