Universitat de Vic – Universitat Central de Catalunya și-a transformat procesul de gestionare a convențiilor de practică împreună cu Peakway și Namirial. Prin integrarea semnăturilor electronice calificate, universitatea a automatizat peste 4.000 de documente anual, reducând timpii de procesare și garantând validitatea juridică și securitatea documentelor, marcând astfel o etapă importantă în procesul său de transformare digitală.
Universitat de Vic – Universitat Central de Catalunya (UVic-UCC) este o instituție publică de învățământ superior cu o bogată tradiție academică ce datează din Evul Mediu. Recunoscută pentru angajamentul său față de societate, transparență și inovație, universitatea are misiunea de a forma profesioniști, de a promova cercetarea și de a contribui la dezvoltarea regională, având totodată o puternică deschidere internațională.
Ca parte a acestei misiuni, UVic-UCC gestionează anual mii de convenții de practică și acte adiționale împreună cu companii și instituții partenere, un proces esențial pentru a le permite studenților să beneficieze de experiențe practice valoroase. Complexitatea administrativă a acestui proces, împreună cu necesitatea de a garanta validitatea juridică și securitatea documentelor, au determinat universitatea să inițieze un proiect amplu de transformare digitală.
Provocarea: gestionarea a peste 4.000 de convenții rapid și în deplină siguranță
În fiecare an universitar, UVic-UCC generează peste 4.000 de documente legate de convențiile de practică. Până de curând, procesul era manual și descentralizat, ceea ce genera mai multe dificultăți:
- Timpi mari de procesare: o dependență semnificativă de activitățile manuale.
- Lipsa securității și a trasabilității: vizibilitate și control limitate asupra documentelor.
- Limitări juridice: mulți studenți și parteneri internaționali nu dețineau certificate digitale.
Universitatea avea nevoie de o soluție care să optimizeze și să automatizeze procesul de semnare, garantând în același timp validitatea juridică, securitatea și o eficiență operațională superioară.
Soluția: semnătura electronică Namirial împreună cu Peakway
Pentru a răspunde acestei provocări, UVic-UCC a colaborat cu Peakway, furnizor de tehnologie specializat în digitalizarea proceselor documentare din învățământul superior. Datorită expertizei sale, universitatea a implementat soluția de semnătură electronică Namirial, integrată cu platforma no-code Gladtolink.
Soluția a făcut posibilă:
- Automatizarea fluxurilor de semnare conectate la bazele de date interne ale universității.
- Arhivarea automată a documentelor semnate în sistemul Consortial Document Management System (GDC).
- Garantarea validității juridice și a conformității, deoarece Namirial este Qualified Trust Service Provider conform Regulamentului european eIDAS.
- Oferirea unor opțiuni flexibile de semnare, permițând studenților și reprezentanților legali să utilizeze atât certificate digitale, cât și semnături electronice la distanță, asigurând accesibilitatea atât la nivel național, cât și internațional.
„Universitatea din Vic este un client extrem de exigent, cu standarde foarte ridicate de calitate. Faptul că am putut să o însoțim în acest proces de transformare și să îi îndeplinim așteptările a reprezentat o mare satisfacție pentru noi.”
— Xavier Sancliment Casadejus, CEO Peakway
Rezultatele: convenții de practică mai rapide și mai sigure
Implementarea soluției de semnătură electronică Namirial a permis UVic-UCC să simplifice și să securizeze gestionarea convențiilor de practică, obținând îmbunătățiri concrete pe întregul ciclu de viață al documentelor.
Rezultatele principale
- Automatizarea și centralizarea întregului proces de semnare, reducând semnificativ timpii de procesare.
- Arhivare instituțională sigură și automatizată, cu descrierea și clasificarea corectă a tuturor documentelor.
- Validitate juridică fără necesitatea unui certificat digital, făcând procesul de semnare accesibil și studenților și organizațiilor partenere internaționale.
„Am transformat complet gestionarea convențiilor de practică, îmbunătățind eficiența și asigurând conformitatea cu cele mai înalte standarde juridice.”
— Albert Aragay Lanchares, Management, Document Management, Archive and Registry Service (SGDAiR)
Un parteneriat care accelerează transformarea digitală în învățământul superior
Datorită colaborării cu Peakway și soluției de semnătură electronică Namirial, Universitat de Vic – Universitat Central de Catalunya a optimizat gestionarea convențiilor de practică, punând accent pe automatizare, securitate și validitate juridică.
Acest studiu de caz demonstrează modul în care tehnologia poate simplifica procese administrative complexe din învățământul superior, poate elibera resurse interne valoroase și poate genera valoare atât pentru instituțiile de învățământ, cât și pentru partenerii acestora.
Sunteți un partener tehnologic sau o instituție de învățământ care dorește să își transforme procesele de semnare? Contactați-ne și descoperiți cum vă putem ajuta.
Declinare de responsabilitate: acest studiu de caz a fost creat și publicat inițial de Signaturit. În urma integrării Signaturit în Grupul Namirial, acesta este acum găzduit pe site-ul Namirial exclusiv în scop informativ și de arhivare. Rezultatele, datele, mărcile și referințele la produse reflectă experiența clientului la momentul publicării inițiale și este posibil să nu mai corespundă ofertelor sau rezultatelor actuale.