La Universitat de Vic – Universitat Central de Catalunya ha trasformato la gestione delle convenzioni di tirocinio grazie a Peakway e Namirial. Integrando firme elettroniche qualificate, l’università ha automatizzato oltre 4.000 documenti all’anno, riducendo i tempi di elaborazione e garantendo validità legale e sicurezza documentale, segnando una tappa fondamentale nel proprio percorso di trasformazione digitale.
Universitat de Vic – Universitat Central de Catalunya (UVic-UCC) è un’università pubblica con una ricca tradizione accademica che risale al Medioevo. Riconosciuta per il proprio impegno verso la società, la trasparenza e l’innovazione, ha la missione di formare professionisti, promuovere la ricerca e contribuire allo sviluppo del territorio con una forte vocazione internazionale.
Nell’ambito di questo impegno, UVic-UCC gestisce migliaia di convenzioni di tirocinio e relativi allegati con aziende e istituzioni partner ogni anno, un processo fondamentale per consentire agli studenti di accedere a preziose esperienze formative nel mondo del lavoro. La complessità amministrativa di questo processo, insieme alla necessità di garantire validità legale e sicurezza documentale, ha portato l’università ad avviare un progetto di trasformazione digitale.
La sfida: gestire oltre 4.000 convenzioni in modo rapido e sicuro
Ogni anno accademico, UVic-UCC genera più di 4.000 documenti relativi alle convenzioni di tirocinio. Fino a poco tempo fa, il processo era manuale e decentralizzato, con le seguenti criticità:
- Tempi di elaborazione elevati: forte dipendenza da attività manuali.
- Scarsa sicurezza e tracciabilità: visibilità e controllo limitati sui documenti.
- Limitazioni legali: molti studenti e partner internazionali non disponevano di certificati digitali.
L’università aveva quindi bisogno di ottimizzare e automatizzare il processo di firma, garantendo al tempo stesso validità legale, sicurezza e maggiore efficienza operativa.
La soluzione: firma elettronica Namirial con Peakway
Per rispondere a questa esigenza, UVic-UCC ha scelto di collaborare con Peakway, fornitore tecnologico specializzato nella digitalizzazione dei processi documentali per l’istruzione superiore. Grazie alla sua esperienza, l’università ha implementato la firma elettronica Namirial, integrata con la piattaforma no-code Gladtolink.
La soluzione ha permesso di:
- Automatizzare i flussi di firma collegati ai database interni dell’università.
- Archiviare automaticamente i documenti firmati nel sistema consortile di gestione documentale (GDC).
- Garantire validità legale e conformità normativa, grazie al fatto che Namirial è un Qualified Trust Service Provider ai sensi del Regolamento europeo eIDAS.
- Offrire modalità di firma flessibili, consentendo a studenti e rappresentanti legali di firmare sia tramite certificati digitali sia mediante firme elettroniche remote, garantendo accessibilità a livello locale e internazionale.
«L’Università di Vic è un cliente estremamente esigente e con standard qualitativi molto elevati. Aver potuto accompagnarla in questo percorso di trasformazione e soddisfare le sue aspettative è stata per noi una grande soddisfazione.»
— Xavier Sancliment Casadejus, CEO di Peakway
I risultati: convenzioni di tirocinio più rapide e sicure
L’implementazione della soluzione di firma elettronica Namirial ha permesso a UVic-UCC di semplificare e rendere più sicura la gestione delle convenzioni di tirocinio, apportando miglioramenti concreti lungo l’intero ciclo di vita documentale.
Risultati principali
- Automazione e centralizzazione dell’intero processo di firma, con una significativa riduzione dei tempi di elaborazione.
- Archiviazione istituzionale sicura e automatizzata, con descrizione e classificazione corrette dei documenti.
- Validità legale senza la necessità di certificati digitali, rendendo il processo di firma accessibile per studenti internazionali e organizzazioni partner.
«Abbiamo trasformato completamente la gestione delle convenzioni di tirocinio, migliorando l’efficienza e garantendo la conformità ai più elevati standard giuridici.»
— Albert Aragay Lanchares, Management, Document Management, Archive and Registry Service (SGDAiR)
Una partnership che accelera la trasformazione digitale dell’istruzione superiore
Grazie alla collaborazione con Peakway e alla soluzione di firma elettronica Namirial, la Universitat de Vic – Universitat Central de Catalunya ha ottimizzato la gestione delle convenzioni di tirocinio, puntando su automazione, sicurezza e validità legale.
Questo caso di successo dimostra come la tecnologia possa semplificare processi amministrativi complessi nel settore dell’istruzione superiore, liberare preziose risorse interne e creare valore sia per gli istituti di formazione sia per i loro partner.
Se sei un partner tecnologico o un’istituzione educativa e desideri trasformare i tuoi processi di firma, contattaci e scopri come possiamo aiutarti.
Disclaimer: questo caso di successo è stato originariamente creato e pubblicato da Signaturit. A seguito dell’integrazione di Signaturit nel Gruppo Namirial, è ora ospitato sul sito web di Namirial a scopo informativo e di archivio. I risultati, i dati, i marchi e i riferimenti ai prodotti presentati riflettono l’esperienza del cliente al momento della pubblicazione originale e potrebbero non rappresentare più le offerte o i risultati attuali.