Die Universitat de Vic – Universitat Central de Catalunya hat die Verwaltung ihrer Praktikumsvereinbarungen gemeinsam mit Peakway und Namirial grundlegend digitalisiert. Durch die Integration qualifizierter elektronischer Signaturen automatisierte die Universität mehr als 4.000 Dokumente pro Jahr, verkürzte die Bearbeitungszeiten und gewährleistete gleichzeitig Rechtsgültigkeit sowie Dokumentensicherheit. Ein bedeutender Meilenstein auf ihrem Weg der digitalen Transformation.
Universitat de Vic – Universitat Central de Catalunya (UVic-UCC) ist eine öffentliche Universität mit einer reichen akademischen Tradition, die bis ins Mittelalter zurückreicht. Sie ist für ihr Engagement für Gesellschaft, Transparenz und Innovation bekannt und verfolgt das Ziel, Fachkräfte auszubilden, Forschung zu fördern und mit internationaler Ausrichtung zur regionalen Entwicklung beizutragen.
Im Rahmen dieses Engagements verwaltet die UVic-UCC jedes Jahr Tausende von Praktikumsvereinbarungen und zugehörigen Anhängen mit Unternehmen und Partnereinrichtungen. Dieser Prozess ist entscheidend, um Studierenden wertvolle Praxiserfahrungen zu ermöglichen. Die administrative Komplexität sowie die Anforderungen an Rechtsgültigkeit und Dokumentensicherheit veranlassten die Universität, ein umfassendes Digitalisierungsprojekt zu starten.
Die Herausforderung: Mehr als 4.000 Vereinbarungen schnell und sicher verwalten
In jedem Studienjahr erstellt die UVic-UCC mehr als 4.000 Dokumente im Zusammenhang mit Praktikumsvereinbarungen. Bis vor Kurzem war dieser Prozess manuell und dezentral organisiert, was zu mehreren Herausforderungen führte:
- Lange Bearbeitungszeiten: starke Abhängigkeit von manuellen Arbeitsschritten.
- Mangelnde Sicherheit und Nachvollziehbarkeit: eingeschränkte Transparenz und Kontrolle über Dokumente.
- Rechtliche Einschränkungen: Viele Studierende und internationale Partner verfügten nicht über digitale Zertifikate.
Die Universität benötigte daher eine Lösung, mit der sich der Signaturprozess automatisieren und optimieren ließ und gleichzeitig Rechtsgültigkeit, Sicherheit und eine höhere betriebliche Effizienz gewährleistet werden konnten.
Die Lösung: Elektronische Signatur von Namirial mit Peakway
Um diese Herausforderung zu bewältigen, arbeitete die UVic-UCC mit Peakway zusammen, einem Technologieanbieter, der auf die Digitalisierung dokumentenbasierter Prozesse im Hochschulbereich spezialisiert ist. Mit dessen Unterstützung implementierte die Universität die elektronische Signaturlösung von Namirial, integriert in die No-Code-Plattform Gladtolink.
Die Lösung ermöglichte:
- Die Automatisierung der Signatur-Workflows, die mit den internen Datenbanken der Universität verbunden sind.
- Die automatische Archivierung unterzeichneter Dokumente im Consortial Document Management System (GDC).
- Die Gewährleistung von Rechtsgültigkeit und Compliance, da Namirial ein Qualified Trust Service Provider gemäß der europäischen eIDAS-Verordnung ist.
- Flexible Signaturoptionen, sodass Studierende und gesetzliche Vertreter entweder digitale Zertifikate oder elektronische Fernsignaturen nutzen können. Dadurch wird die Zugänglichkeit sowohl national als auch international sichergestellt.
„Die Universität Vic ist ein äußerst anspruchsvoller Kunde mit sehr hohen Qualitätsstandards. Sie bei diesem Transformationsprozess zu begleiten und ihre Erwartungen zu erfüllen, war für uns eine große Freude.“
— Xavier Sancliment Casadejus, CEO von Peakway
Die Ergebnisse: Schnellere und sicherere Praktikumsvereinbarungen
Die Einführung der elektronischen Signaturlösung von Namirial ermöglichte es der UVic-UCC, die Verwaltung ihrer Praktikumsvereinbarungen zu vereinfachen und sicherer zu gestalten. Dadurch wurden entlang des gesamten Dokumentenlebenszyklus messbare Verbesserungen erzielt.
Die wichtigsten Ergebnisse
- Automatisierung und Zentralisierung des gesamten Signaturprozesses mit einer deutlichen Verkürzung der Bearbeitungszeiten.
- Sichere und automatisierte institutionelle Archivierung mit korrekter Beschreibung und Klassifizierung aller Dokumente.
- Rechtsgültige Unterzeichnung ohne digitales Zertifikat, wodurch der Signaturprozess auch für internationale Studierende und Partnereinrichtungen zugänglich wurde.
„Wir haben die Verwaltung unserer Praktikumsvereinbarungen vollständig transformiert, die Effizienz gesteigert und gleichzeitig die Einhaltung der höchsten rechtlichen Standards sichergestellt.“
— Albert Aragay Lanchares, Management, Document Management, Archive and Registry Service (SGDAiR)
Eine Partnerschaft, die die digitale Transformation im Hochschulwesen vorantreibt
Durch die Zusammenarbeit mit Peakway und der elektronischen Signaturlösung von Namirial konnte die Universitat de Vic – Universitat Central de Catalunya die Verwaltung ihrer Praktikumsvereinbarungen optimieren und dabei Automatisierung, Sicherheit und Rechtsgültigkeit in den Mittelpunkt stellen.
Diese Success Story zeigt, wie Technologie komplexe Verwaltungsprozesse im Hochschulbereich vereinfachen, interne Ressourcen freisetzen und sowohl Bildungseinrichtungen als auch ihren Partnern einen konkreten Mehrwert bieten kann.
Sind Sie Technologiepartner oder Bildungseinrichtung und möchten Ihre Signaturprozesse digitalisieren? Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie, wie wir Sie dabei unterstützen können.
Haftungsausschluss: Diese Success Story wurde ursprünglich von Signaturit erstellt und veröffentlicht. Nach der Integration von Signaturit in die Namirial Group wird sie nun auf der Website von Namirial ausschließlich zu Informations- und Archivierungszwecken bereitgestellt. Die dargestellten Ergebnisse, Daten, Marken und Produktreferenzen spiegeln die Kundenerfahrung zum Zeitpunkt der ursprünglichen Veröffentlichung wider und entsprechen möglicherweise nicht mehr den aktuellen Angeboten oder Ergebnissen.