L’Universitat de Vic – Universitat Central de Catalunya a transformé la gestion de ses conventions de stage avec Peakway et Namirial. Grâce à l’intégration de signatures électroniques qualifiées, l’université a automatisé plus de 4 000 documents par an, réduit les délais de traitement et garanti la validité juridique ainsi que la sécurité documentaire, marquant une étape clé dans sa transformation numérique.
Universitat de Vic – Universitat Central de Catalunya (UVic-UCC) est un établissement public doté d’une riche tradition académique remontant au Moyen Âge. Reconnue pour son engagement envers la société, la transparence et l’innovation, sa mission est de former des professionnels, de promouvoir la recherche et de contribuer au développement territorial avec une ouverture internationale.
Dans le cadre de cette mission, l’UVic-UCC gère chaque année des milliers de conventions de stage et d’avenants avec des entreprises et des institutions partenaires, un processus essentiel pour permettre aux étudiants d’accéder à des expériences professionnelles enrichissantes. La complexité administrative de cette gestion, ainsi que la nécessité de garantir la validité juridique et la sécurité documentaire, ont conduit l’université à lancer un projet de transformation numérique.
Le défi : gérer plus de 4 000 conventions avec rapidité et sécurité
Chaque année universitaire, l’UVic-UCC génère plus de 4 000 documents liés aux conventions de stage. Jusqu’à récemment, le processus était manuel et décentralisé, ce qui entraînait :
- Des délais de traitement élevés : une forte dépendance aux tâches manuelles.
- Un manque de sécurité et de traçabilité : une visibilité et un contrôle limités sur les documents.
- Des limitations juridiques : de nombreux étudiants et partenaires internationaux ne disposaient pas de certificats numériques.
L’université devait donc optimiser et automatiser le processus de signature tout en garantissant la validité juridique, la sécurité et une plus grande efficacité opérationnelle.
La solution : la signature électronique Namirial avec Peakway
Pour répondre à ce défi, l’UVic-UCC a fait appel à Peakway, fournisseur technologique spécialisé dans la numérisation des processus documentaires de l’enseignement supérieur. Grâce à son expertise, l’université a mis en œuvre la solution de signature électronique Namirial, intégrée à la plateforme no-code Gladtolink.
La solution a permis de :
- Automatiser les workflows de signature connectés aux bases de données internes de l’université.
- Archiver automatiquement les documents signés dans le système de gestion documentaire consortial (GDC).
- Garantir la validité juridique et la conformité réglementaire, Namirial étant un Qualified Trust Service Provider conformément au règlement européen eIDAS.
- Proposer des modalités de signature flexibles, permettant aux étudiants et aux représentants légaux d’utiliser des certificats numériques ou des signatures électroniques à distance, garantissant ainsi une accessibilité au niveau national comme international.
« L’Université de Vic est un client très exigeant, avec un niveau d’excellence élevé. Pouvoir l’accompagner dans ce processus de transformation et répondre à ses attentes a été une grande satisfaction pour nous. »
— Xavier Sancliment Casadejus, PDG de Peakway
Les résultats : des conventions de stage plus rapides et plus sûres
La mise en œuvre de la solution de signature électronique de Namirial a permis à l’UVic-UCC de simplifier et de sécuriser la gestion de ses conventions de stage, en apportant des améliorations concrètes tout au long du cycle de vie documentaire.
Principaux résultats
- Automatisation et centralisation de l’ensemble du processus de signature, avec une réduction significative des délais de traitement.
- Archivage institutionnel sécurisé et automatisé, avec une description et une classification appropriées de tous les documents.
- Validité juridique sans certificat numérique, rendant le processus de signature accessible aux étudiants et aux organisations partenaires internationales.
« Nous avons complètement transformé la gestion des conventions de stage, en améliorant l’efficacité tout en garantissant le respect des normes juridiques les plus élevées. »
— Albert Aragay Lanchares, Management, Document Management, Archive and Registry Service (SGDAiR)
Un partenariat qui accélère la transformation numérique de l’enseignement supérieur
Grâce à la collaboration avec Peakway et à la solution de signature électronique de Namirial, l’Université de Vic – Université Centrale de Catalogne a optimisé la gestion de ses conventions de stage en misant sur l’automatisation, la sécurité et la validité juridique.
Ce projet démontre comment la technologie peut simplifier des processus administratifs complexes dans l’enseignement supérieur, libérer des ressources internes précieuses et créer de la valeur aussi bien pour les établissements d’enseignement que pour leurs partenaires.
Vous êtes un partenaire technologique ou un établissement d’enseignement et souhaitez transformer vos processus de signature ? Contactez-nous et découvrez comment nous pouvons vous accompagner.
Avertissement : cette success story a été initialement créée et publiée par Signaturit. À la suite de l’intégration de Signaturit au sein du groupe Namirial, elle est désormais publiée sur le site web de Namirial à des fins d’information et d’archivage. Les résultats, données, marques et références produits présentés reflètent l’expérience du client au moment de la publication initiale et peuvent ne plus correspondre aux offres ou aux résultats actuels.