La Universitat de Vic – Universitat Central de Catalunya ha transformado la gestión de sus convenios de prácticas con Peakway y Namirial. Al integrar firmas electrónicas cualificadas, la universidad ha automatizado más de 4.000 documentos al año, reduciendo los tiempos de gestión y garantizando la validez legal y la seguridad documental, un hito en su proceso de transformación digital.
Universitat de Vic – Universitat Central de Catalunya (UVic-UCC) es una institución pública con una rica tradición académica que se remonta a la Edad Media. Reconocida por su compromiso con la sociedad, la transparencia y la innovación, su misión es formar profesionales, promover la investigación y contribuir al desarrollo regional con proyección internacional.
Como parte de este compromiso, UVic-UCC gestiona cada año miles de convenios de prácticas y anexos con empresas e instituciones colaboradoras, un proceso clave para garantizar que los estudiantes puedan acceder a oportunidades formativas de valor en el entorno laboral. La complejidad administrativa de este proceso, junto con la necesidad de garantizar la validez legal y la seguridad documental, llevó a la universidad a impulsar un proyecto de transformación digital.
El reto: gestionar más de 4.000 convenios con rapidez y seguridad
Cada curso académico, UVic-UCC genera más de 4.000 documentos relacionados con convenios de prácticas. Hasta hace poco, el proceso era manual y descentralizado, lo que provocaba:
- Tiempos de gestión prolongados: fuerte dependencia de tareas manuales.
- Falta de seguridad y trazabilidad: visibilidad y control limitados sobre los documentos.
- Limitaciones legales: muchos estudiantes y partners internacionales no disponían de certificados digitales.
La universidad necesitaba optimizar y automatizar el proceso de firma, garantizando al mismo tiempo validez legal, seguridad y mayor eficiencia operativa.
La solución: firma electrónica Namirial con Peakway
Para responder a este reto, UVic-UCC contó con Peakway, proveedor tecnológico especializado en la digitalización de procesos documentales en educación superior. Gracias a su experiencia, la universidad implementó la firma electrónica de Namirial, integrada con la plataforma no-code Gladtolink.
La solución permitió:
- Automatizar los flujos de firma conectados con las bases de datos internas de la universidad.
- Archivar automáticamente los documentos firmados en el Sistema de Gestión Documental Consorciado (GDC).
- Garantizar la validez legal y el cumplimiento normativo, ya que Namirial es un Qualified Trust Service Provider conforme al Reglamento europeo eIDAS.
- Ofrecer opciones de firma flexibles, permitiendo a estudiantes y representantes legales firmar mediante certificados digitales o firmas electrónicas remotas, garantizando la accesibilidad tanto a nivel local como internacional.
“La Universidad de Vic es un cliente altamente exigente y con un elevado nivel de excelencia. Poder acompañarlos en este proceso de transformación y cumplir sus expectativas ha sido una gran satisfacción para nosotros.”
— Xavier Sancliment Casadejus, CEO de Peakway
Resultados: convenios de prácticas más rápidos y seguros
La implantación de la solución de firma electrónica de Namirial permitió a UVic-UCC simplificar y reforzar la seguridad en la gestión de los convenios de prácticas, obteniendo mejoras tangibles a lo largo de todo el ciclo de vida documental.
Principales resultados
- Automatización y centralización de todo el proceso de firma, reduciendo significativamente los tiempos de tramitación.
- Archivo institucional seguro y automatizado, con una correcta descripción y clasificación de todos los documentos.
- Validez legal sin necesidad de certificado digital, facilitando el proceso de firma para estudiantes y organizaciones colaboradoras internacionales.
“Hemos transformado completamente la gestión de los convenios de prácticas, mejorando la eficiencia y garantizando el cumplimiento de los más altos estándares legales.”
— Albert Aragay Lanchares, Management, Document Management, Archive and Registry Service (SGDAiR)
Una colaboración que impulsa la transformación digital en la educación superior
Gracias a la colaboración con Peakway y a la solución de firma electrónica de Namirial, la Universitat de Vic – Universitat Central de Catalunya ha optimizado la gestión de los convenios de prácticas, priorizando la automatización, la seguridad y la validez legal.
Este caso de éxito demuestra cómo la tecnología puede simplificar procesos administrativos complejos en el ámbito de la educación superior, liberar valiosos recursos internos y aportar valor tanto a las instituciones educativas como a sus entidades colaboradoras.
¿Eres un partner tecnológico o una institución educativa que quiere transformar sus procesos de firma? Contacta con nosotros y descubre cómo podemos ayudarte.
Aviso legal: este caso de éxito fue creado y publicado originalmente por Signaturit. Tras la integración de Signaturit en el Grupo Namirial, ahora se aloja en el sitio web de Namirial únicamente con fines informativos y de archivo. Los resultados, datos, marcas y referencias a productos presentados reflejan la experiencia del cliente en el momento de la publicación original y pueden no representar las ofertas o los resultados actuales.