Flokk, lider european în domeniul mobilierului sustenabil, și-a transformat procesul de gestionare a contractelor cu sprijinul OPTANIUM și Namirial. Prin combinarea semnăturii biometrice cu semnătura bazată pe certificat digital, compania a accelerat procesele de aprobare, a îmbunătățit trasabilitatea contractelor și a eliminat utilizarea hârtiei, consolidându-și angajamentul față de eficiență și sustenabilitate.
Flokk, lider european în proiectarea și producția de mobilier sustenabil, gestionează anual peste 600 de contracte de vânzare și închiriere. Cu un portofoliu care include branduri renumite precum HÅG, Giroflex și Profim, compania avea nevoie să își modernizeze gestionarea contractelor pentru a crește eficiența, a îmbunătăți experiența clienților și a reduce dependența de hârtie, în conformitate cu strategia sa de sustenabilitate.
Provocarea
Înainte de implementare, procesele de semnare a contractelor din cadrul Flokk prezentau mai multe limitări:
- Executarea lentă a contractelor: schimbul de documente fizice, timpii de livrare și lipsa trasabilității încetineau finalizarea acordurilor.
- Lipsa vizibilității: atât clienții, cât și angajații nu cunoșteau adesea stadiul exact al unui contract.
- Dependența de hârtie: incompatibilă cu obiectivele de mediu ale companiei.
- Sarcină administrativă ridicată: verificarea, arhivarea și urmărirea manuală a contractelor de 40-50 de pagini necesitau timp și resurse interne semnificative.
Soluția
Cu sprijinul partenerului său tehnologic OPTANIUM, Flokk a integrat serviciul de semnătură electronică oferit de Namirial prin intermediul platformei eurosignatur.de.
Modelul a combinat două modalități de semnare, adaptate unor nevoi diferite:
- Semnătură cu certificat digital: utilizată intern de supervizori și directori pentru aprobarea și ratificarea contractelor într-un mod rapid și sigur.
- Semnătură biometrică la distanță: destinată clienților, oferind încredere, validitate juridică și ușurință în utilizare de oriunde.
Acest nou flux de lucru a permis companiei Flokk să treacă de la procese manuale și ineficiente la un sistem complet digital, cu control și trasabilitate de la un capăt la altul, de la negociere până la ratificarea finală.
Rezultatele
Implementarea semnăturii electronice Namirial a reprezentat o îmbunătățire radicală a eficienței gestionării contractelor la Flokk. În mai puțin de un an, compania a trecut de la un model lent și dependent de hârtie la un sistem 100% digital și scalabil.
Principalele rezultate
- 97% dintre contracte au fost semnate electronic în mai puțin de un an.
- Reducere drastică a timpului necesar pentru semnare, aprobare și arhivare.
- Trasabilitate completă: vizibilitate în timp real asupra stadiului fiecărui contract.
- Îmbunătățirea experienței clienților și a echipelor comerciale prin procese mai rapide și mai transparente.
- Reducerea impactului asupra mediului datorită eliminării proceselor bazate pe hârtie.
„Avantajul acestui instrument este că pot vedea în orice moment stadiul exact al fiecărui contract.”
— Philipp Dicke, Director General Flokk pentru Germania și Austria
Un parteneriat care stimulează competitivitatea și sustenabilitatea
Colaborarea dintre Flokk, OPTANIUM și Namirial a permis companiei să își digitalizeze procesele contractuale, să își crească competitivitatea și să își consolideze angajamentul față de sustenabilitate.
„Colaborarea cu OPTANIUM a fost extrem de profesionistă. Toate cerințele noastre au fost îndeplinite, implementarea a fost finalizată la timp și în limita bugetului stabilit, iar echipa noastră de vânzări a primit cu entuziasm noul instrument.”
— Philipp Dicke, Director General Flokk pentru Germania și Austria
„Integrarea dintre OPTANIUM și semnătura electronică Namirial este foarte simplă. Semnătura digitală a devenit indispensabilă în mai puțin de un an și va fi extinsă și în alte țări.”
— Marcel Nebel, CEO OPTANIUM
Sunteți un partener tehnologic și doriți să vă ajutați clienții să își modernizeze procesele contractuale?
Alăturați-vă Programului de Parteneri Namirial și adăugați soluțiile de semnătură electronică în portofoliul dumneavoastră. Descoperiți cum puteți deveni partener.
Notă de informare: această poveste de succes a fost inițial realizată și publicată de Signaturit. În urma integrării Signaturit în Grupul Namirial, aceasta este acum găzduită pe site-ul Namirial în scopuri de arhivare și informare. Rezultatele, cifrele, elementele de branding și referințele la produse reflectă experiența clientului la momentul publicării inițiale și este posibil să nu mai corespundă ofertelor sau rezultatelor actuale.