A Flokk, líder europeia em mobiliário sustentável, transformou a gestão dos seus contratos com o apoio da OPTANIUM e da Namirial. Ao combinar a assinatura biométrica com a assinatura baseada em certificado digital, a empresa acelerou os processos de aprovação, melhorou a rastreabilidade dos contratos e eliminou o uso de papel, reforçando o seu compromisso com a eficiência e a sustentabilidade.
Flokk, líder europeia no design e na produção de mobiliário sustentável, gere mais de 600 contratos de venda e locação por ano. Com um portfólio que inclui marcas reconhecidas como HÅG, Giroflex e Profim, a empresa precisava modernizar a gestão dos seus contratos para aumentar a eficiência, melhorar a experiência do cliente e reduzir a dependência do papel, em linha com a sua estratégia de sustentabilidade.
O desafio
Antes da implementação, os processos de assinatura de contratos da Flokk apresentavam diversas limitações:
- Lentidão na execução dos contratos: a troca de documentos físicos, os prazos de entrega e a falta de rastreabilidade atrasavam a conclusão dos acordos.
- Falta de visibilidade: tanto clientes quanto colaboradores frequentemente não sabiam o status exato de um contrato.
- Dependência do papel: incompatível com os objetivos ambientais da empresa.
- Elevada carga administrativa: revisar, arquivar e acompanhar manualmente contratos de 40 a 50 páginas exigia tempo e recursos internos significativos.
A solução
Com o apoio do seu parceiro tecnológico OPTANIUM, a Flokk integrou o serviço de assinatura eletrônica da Namirial por meio da plataforma eurosignatur.de.
O modelo combinou duas modalidades de assinatura, adaptadas a diferentes necessidades:
- Assinatura com certificado digital: utilizada internamente por gestores e diretores para aprovar e ratificar contratos de forma rápida e segura.
- Assinatura biométrica remota: destinada aos clientes, garantindo confiança, validade jurídica e facilidade de uso a partir de qualquer lugar.
Esse novo fluxo de trabalho permitiu que a Flokk passasse de processos manuais e ineficientes para um sistema totalmente digital, com controle e rastreabilidade de ponta a ponta, desde a negociação até a ratificação final.
Os resultados
A implementação da assinatura eletrônica da Namirial representou uma melhoria radical na eficiência contratual da Flokk. Em menos de um ano, a empresa passou de um modelo lento e dependente de papel para um sistema 100% digital e escalável.
Principais resultados
- 97% dos contratos assinados eletronicamente em menos de um ano.
- Redução drástica do tempo necessário para assinatura, aprovação e arquivamento.
- Rastreabilidade completa: visibilidade em tempo real do status de cada contrato.
- Melhoria da experiência dos clientes e das equipes comerciais, com processos mais rápidos e transparentes.
- Redução do impacto ambiental graças à eliminação dos processos baseados em papel.
“A vantagem desta ferramenta é que posso visualizar, a qualquer momento, o status exato de cada contrato.”
— Philipp Dicke, Diretor-Geral da Flokk na Alemanha e na Áustria
Uma parceria que impulsiona a competitividade e a sustentabilidade
A colaboração entre Flokk, OPTANIUM e Namirial permitiu à empresa digitalizar os seus processos contratuais, aumentar a competitividade e reforçar o seu compromisso com a sustentabilidade.
“Trabalhar com a OPTANIUM foi extremamente profissional. Todos os nossos requisitos foram atendidos, a implementação foi concluída dentro do prazo e do orçamento previstos, e a nossa equipe comercial recebeu a nova ferramenta com entusiasmo.”
— Philipp Dicke, Diretor-Geral da Flokk na Alemanha e na Áustria
“A integração entre a OPTANIUM e a assinatura eletrônica da Namirial é muito simples. A assinatura digital tornou-se indispensável em menos de um ano e será expandida para outros países.”
— Marcel Nebel, CEO da OPTANIUM
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Aviso legal: este caso de sucesso foi originalmente elaborado e publicado pela Signaturit. Após a integração da Signaturit ao Grupo Namirial, ele agora está hospedado no site da Namirial para fins de arquivamento e informação. Os resultados, números, identidade visual e referências a produtos refletem a experiência do cliente na época da publicação original e podem não corresponder mais às ofertas ou resultados atuais.