Flokk, ein europäischer Marktführer für nachhaltige Büromöbel, hat sein Vertragsmanagement mit Unterstützung von OPTANIUM und Namirial grundlegend modernisiert. Durch die Kombination von biometrischer Signatur und Signatur mit digitalem Zertifikat konnte das Unternehmen Freigabeprozesse beschleunigen, die Nachverfolgbarkeit von Verträgen verbessern und den Papierverbrauch eliminieren. Damit stärkt Flokk sein Engagement für Effizienz und Nachhaltigkeit.
Flokk, ein europäischer Marktführer in der Entwicklung und Herstellung nachhaltiger Büromöbel, verwaltet jährlich mehr als 600 Verkaufs- und Mietverträge. Mit einem Portfolio renommierter Marken wie HÅG, Giroflex und Profim musste das Unternehmen sein Vertragsmanagement modernisieren, um die Effizienz zu steigern, das Kundenerlebnis zu verbessern und die Abhängigkeit von Papier zu reduzieren, im Einklang mit seiner Nachhaltigkeitsstrategie.
Die Herausforderung
Vor der Implementierung war der Vertragsunterzeichnungsprozess bei Flokk mit mehreren Einschränkungen verbunden:
- Langsame Vertragsabwicklung: Der Austausch physischer Dokumente, Lieferzeiten und fehlende Nachverfolgbarkeit verzögerten den Abschluss von Vereinbarungen.
- Mangelnde Transparenz: Sowohl Kunden als auch Mitarbeitende kannten häufig nicht den genauen Status eines Vertrags.
- Abhängigkeit von Papier: Nicht vereinbar mit den Umweltzielen des Unternehmens.
- Hoher administrativer Aufwand: Die Prüfung, Archivierung und manuelle Nachverfolgung von Verträgen mit 40 bis 50 Seiten erforderte erhebliche Zeit und interne Ressourcen.
Die Lösung
Mit Unterstützung seines Technologiepartners OPTANIUM integrierte Flokk den elektronischen Signaturservice von Namirial über die Plattform eurosignatur.de.
Das Modell kombinierte zwei Signaturverfahren, die auf unterschiedliche Anforderungen zugeschnitten sind:
- Signatur mit digitalem Zertifikat: Wird intern von Führungskräften und Verantwortlichen genutzt, um Verträge schnell und sicher freizugeben und zu ratifizieren.
- Remote-Biometrische Signatur: Für Kunden, um Vertrauen, rechtliche Gültigkeit und eine einfache Nutzung von jedem Ort aus zu gewährleisten.
Dieser neue Workflow ermöglichte es Flokk, von manuellen und ineffizienten Prozessen auf ein vollständig digitales System mit durchgängiger Kontrolle und Nachverfolgbarkeit umzusteigen, von der Verhandlung bis zur endgültigen Vertragsbestätigung.
Die Ergebnisse
Die Einführung der elektronischen Signatur von Namirial stellte einen grundlegenden Fortschritt für die Effizienz des Vertragsmanagements von Flokk dar. Innerhalb von weniger als einem Jahr wechselte das Unternehmen von einem langsamen, papierbasierten Modell zu einem vollständig digitalen und skalierbaren System.
Wichtigste Ergebnisse
- 97 % der Verträge wurden innerhalb von weniger als einem Jahr elektronisch unterzeichnet.
- Deutliche Reduzierung der Zeit für Unterzeichnung, Freigabe und Archivierung.
- Vollständige Nachverfolgbarkeit: Echtzeit-Einblick in den Status jedes einzelnen Vertrags.
- Verbessertes Erlebnis für Kunden und Vertriebsteams durch schnellere und transparentere Prozesse.
- Reduzierte Umweltbelastung durch die Abschaffung papierbasierter Prozesse.
„Der Vorteil dieses Tools besteht darin, dass ich jederzeit den genauen Status jedes Vertrags einsehen kann.“
— Philipp Dicke, Geschäftsführer von Flokk Deutschland und Österreich
Eine Partnerschaft, die Wettbewerbsfähigkeit und Nachhaltigkeit stärkt
Die Zusammenarbeit zwischen Flokk, OPTANIUM und Namirial ermöglichte es dem Unternehmen, seine Vertragsprozesse zu digitalisieren, die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und sein Engagement für Nachhaltigkeit weiter auszubauen.
„Die Zusammenarbeit mit OPTANIUM war äußerst professionell. Alle unsere Anforderungen wurden erfüllt, die Implementierung wurde termingerecht und im vorgesehenen Budgetrahmen abgeschlossen, und unser Vertriebsteam hat das neue Tool sehr positiv aufgenommen.“
— Philipp Dicke, Geschäftsführer von Flokk Deutschland und Österreich
„Die Integration zwischen OPTANIUM und der elektronischen Signatur von Namirial ist sehr einfach. Die digitale Signatur ist innerhalb von weniger als einem Jahr unverzichtbar geworden und wird künftig auch in anderen Ländern eingeführt werden.“
— Marcel Nebel, CEO von OPTANIUM
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Haftungsausschluss: diese Erfolgsgeschichte wurde ursprünglich von Signaturit erstellt und veröffentlicht. Nach der Integration von Signaturit in die Namirial Group wird sie nun zu Archivierungs- und Informationszwecken auf der Website von Namirial bereitgestellt. Die Ergebnisse, Zahlen, Markenbezeichnungen und Produktangaben spiegeln die Kundenerfahrung zum Zeitpunkt der ursprünglichen Veröffentlichung wider und entsprechen möglicherweise nicht mehr den aktuellen Angeboten oder Ergebnissen.