Flokk, líder europeo en mobiliario sostenible, ha transformado la gestión de sus contratos con el apoyo de OPTANIUM y Namirial. Combinando la firma biométrica y la firma con certificado digital, la compañía ha acelerado los tiempos de aprobación, mejorado la trazabilidad contractual y eliminado el uso de papel, reforzando su compromiso con la eficiencia y la sostenibilidad.
Flokk, líder europeo en el diseño y fabricación de mobiliario sostenible, gestiona más de 600 contratos de venta y alquiler al año. Con un portfolio que incluye marcas reconocidas como HÅG, Giroflex y Profim, la compañía necesitaba modernizar la gestión de sus contratos para aumentar la eficiencia, mejorar la experiencia del cliente y reducir su dependencia del papel, en línea con su estrategia de sostenibilidad.
El reto
Antes de la implementación, los procesos de firma de contratos de Flokk presentaban varias limitaciones:
- Lentitud en la ejecución de contratos: el intercambio de documentos físicos, los tiempos de envío y la falta de trazabilidad ralentizaban el cierre de acuerdos.
- Falta de visibilidad: tanto clientes como empleados desconocían con frecuencia el estado exacto de un contrato.
- Dependencia del papel: incompatible con los objetivos medioambientales de la compañía.
- Elevada carga administrativa: revisar, archivar y realizar el seguimiento manual de contratos de entre 40 y 50 páginas requería una importante inversión de tiempo y recursos internos.
La solución
Con el apoyo de su partner tecnológico OPTANIUM, Flokk integró el servicio de firma electrónica de Namirial a través de la plataforma eurosignatur.de.
El modelo combinó dos modalidades de firma adaptadas a diferentes necesidades:
- Firma con certificado digital: utilizada internamente por supervisores y directivos para aprobar y ratificar contratos de forma rápida y segura.
- Firma biométrica remota: destinada a los clientes, garantizando confianza, validez legal y facilidad de uso desde cualquier lugar.
Este nuevo flujo de trabajo permitió a Flokk pasar de procesos manuales e ineficientes a un sistema completamente digital, con control y trazabilidad de extremo a extremo, desde la negociación hasta la ratificación final.
Los resultados
La implementación de la firma electrónica de Namirial supuso una mejora radical en la eficiencia contractual de Flokk. En menos de un año, la compañía pasó de un modelo lento y dependiente del papel a un sistema 100 % digital y escalable.
Principales resultados
- 97 % de los contratos firmados electrónicamente en menos de un año.
- Reducción drástica del tiempo dedicado a la firma, aprobación y archivo.
- Trazabilidad completa: visibilidad en tiempo real del estado de cada contrato.
- Mejora de la experiencia de clientes y equipos comerciales gracias a procesos más rápidos y transparentes.
- Reducción del impacto medioambiental gracias a la eliminación de los procesos basados en papel.
«La ventaja de esta herramienta es que puedo ver en cualquier momento el estado exacto de cada contrato.»
— Philipp Dicke, Director General de Flokk en Alemania y Austria
Una colaboración que impulsa la competitividad y la sostenibilidad
La colaboración entre Flokk, OPTANIUM y Namirial permitió a la compañía digitalizar sus procesos contractuales, aumentar su competitividad y reforzar su compromiso con la sostenibilidad.
«Trabajar con OPTANIUM fue extremadamente profesional. Se cumplieron todos nuestros requisitos, la implementación se completó dentro del plazo y presupuesto previstos, y nuestro equipo comercial acogió la nueva herramienta con entusiasmo.»
— Philipp Dicke, Director General de Flokk en Alemania y Austria
«La integración entre OPTANIUM y la firma electrónica de Namirial es muy sencilla. La firma digital se ha convertido en una herramienta imprescindible en menos de un año y se extenderá a otros países.»
— Marcel Nebel, CEO de OPTANIUM
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Aviso legal: este caso de éxito fue elaborado y publicado originalmente por Signaturit. Tras la integración de Signaturit en el Grupo Namirial, ahora se encuentra alojado en el sitio web de Namirial con fines de archivo e informativos. Los resultados, las cifras, la imagen de marca y las referencias a productos reflejan la experiencia del cliente en el momento de la publicación original y es posible que ya no representen las ofertas o los resultados actuales.