Flokk, leader européen du mobilier durable, a transformé la gestion de ses contrats grâce au soutien d’OPTANIUM et de Namirial. En combinant la signature biométrique et la signature par certificat numérique, l’entreprise a accéléré les délais d’approbation, amélioré la traçabilité des contrats et éliminé l’utilisation du papier, renforçant ainsi son engagement en faveur de l’efficacité et de la durabilité.
Flokk, leader européen dans la conception et la fabrication de mobilier durable, gère plus de 600 contrats de vente et de location chaque année. Avec un portefeuille comprenant des marques renommées telles que HÅG, Giroflex et Profim, l’entreprise devait moderniser la gestion de ses contrats afin d’améliorer son efficacité, d’optimiser l’expérience client et de réduire sa dépendance au papier, conformément à sa stratégie de durabilité.
Le défi
Avant la mise en œuvre de la solution, les processus de signature de contrats de Flokk présentaient plusieurs limites :
- Lenteur dans l’exécution des contrats : l’échange de documents papier, les délais d’acheminement et le manque de traçabilité ralentissaient la finalisation des accords.
- Manque de visibilité : les clients comme les collaborateurs ne connaissaient pas toujours l’état exact d’un contrat.
- Dépendance au papier : incompatible avec les objectifs environnementaux de l’entreprise.
- Charge administrative élevée : la vérification, l’archivage et le suivi manuel de contrats de 40 à 50 pages nécessitaient un investissement important en temps et en ressources internes.
La solution
Avec le soutien de son partenaire technologique OPTANIUM, Flokk a intégré le service de signature électronique de Namirial via la plateforme eurosignatur.de.
Le modèle reposait sur deux modalités de signature adaptées à différents besoins :
- Signature par certificat numérique : utilisée en interne par les responsables et directeurs pour approuver et ratifier les contrats rapidement et en toute sécurité.
- Signature biométrique à distance : destinée aux clients, garantissant confiance, validité juridique et simplicité d’utilisation où qu’ils se trouvent.
Ce nouveau flux de travail a permis à Flokk de passer de processus manuels et inefficaces à un système entièrement numérique, avec un contrôle et une traçabilité de bout en bout, depuis la négociation jusqu’à la ratification finale.
Les résultats
La mise en œuvre de la signature électronique Namirial a représenté une amélioration majeure de l’efficacité contractuelle de Flokk. En moins d’un an, l’entreprise est passée d’un modèle lent et dépendant du papier à un système 100 % numérique et évolutif.
Principaux résultats
- 97 % des contrats signés électroniquement en moins d’un an.
- Réduction drastique du temps consacré à la signature, à l’approbation et à l’archivage.
- Traçabilité complète : visibilité en temps réel sur le statut de chaque contrat.
- Amélioration de l’expérience client et de celle des équipes commerciales grâce à des processus plus rapides et plus transparents.
- Réduction de l’impact environnemental grâce à l’élimination des processus basés sur le papier.
« L’avantage de cet outil est que je peux voir à tout moment le statut exact de chaque contrat. »
— Philipp Dicke, Directeur Général de Flokk Allemagne et Autriche
Un partenariat qui renforce la compétitivité et la durabilité
La collaboration entre Flokk, OPTANIUM et Namirial a permis à l’entreprise de numériser ses processus contractuels, d’accroître sa compétitivité et de renforcer son engagement en faveur de la durabilité.
« Travailler avec OPTANIUM a été extrêmement professionnel. Toutes nos exigences ont été satisfaites, la mise en œuvre a été réalisée dans les délais et le budget prévus, et notre équipe commerciale a accueilli le nouvel outil avec enthousiasme. »
— Philipp Dicke, Directeur Général de Flokk Allemagne et Autriche
« L’intégration entre OPTANIUM et la signature électronique de Namirial est très simple. La signature numérique est devenue indispensable en moins d’un an et sera bientôt étendue à d’autres pays. »
— Marcel Nebel, CEO d’OPTANIUM
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Avertissement : ce témoignage de réussite a été initialement rédigé et publié par Signaturit. Suite à l’intégration de Signaturit au sein du groupe Namirial, il est désormais hébergé sur le site web de Namirial à des fins d’archivage et d’information. Les résultats, chiffres, éléments de marque et références de produits reflètent l’expérience du client au moment de la publication initiale et peuvent ne plus correspondre aux offres ou résultats actuels.