Flokk, leader europeo nel settore dell’arredamento sostenibile, ha trasformato la gestione dei propri contratti con il supporto di OPTANIUM e Namirial. Combinando la firma biometrica e la firma con certificato digitale, l’azienda ha accelerato i tempi di approvazione, migliorato la tracciabilità dei contratti ed eliminato l’utilizzo della carta, rafforzando il proprio impegno verso l’efficienza e la sostenibilità.
Flokk, leader europeo nella progettazione e produzione di arredamento sostenibile, gestisce ogni anno oltre 600 contratti di vendita e noleggio. Con un portafoglio che include marchi rinomati come HÅG, Giroflex e Profim, l’azienda aveva la necessità di modernizzare la gestione dei contratti per aumentare l’efficienza, migliorare l’esperienza del cliente e ridurre la dipendenza dalla carta, in linea con la propria strategia di sostenibilità.
La sfida
Prima dell’implementazione, i processi di firma dei contratti di Flokk presentavano diverse limitazioni:
- Esecuzione lenta dei contratti: lo scambio di documenti cartacei, i tempi di consegna e la mancanza di tracciabilità rallentavano la conclusione degli accordi.
- Mancanza di visibilità: sia i clienti sia i dipendenti spesso non conoscevano lo stato esatto di un contratto.
- Dipendenza dalla carta: incompatibile con gli obiettivi ambientali dell’azienda.
- Elevato carico amministrativo: la revisione, l’archiviazione e il monitoraggio manuale di contratti di 40-50 pagine richiedevano tempo e risorse interne significative.
La soluzione
Con il supporto del partner tecnologico OPTANIUM, Flokk ha integrato il servizio di firma elettronica di Namirial tramite la piattaforma eurosignatur.de.
Il modello ha combinato due modalità di firma, pensate per esigenze differenti:
- Firma con certificato digitale: utilizzata internamente da responsabili e dirigenti per approvare e ratificare i contratti in modo rapido e sicuro.
- Firma biometrica remota: destinata ai clienti, garantendo fiducia, validità legale e facilità d’uso da qualsiasi luogo.
Questo nuovo workflow ha consentito a Flokk di passare da processi manuali e inefficienti a un sistema completamente digitale, con controllo e tracciabilità end-to-end, dalla negoziazione fino alla ratifica finale.
I risultati
L’implementazione della firma elettronica Namirial ha rappresentato un miglioramento radicale dell’efficienza contrattuale di Flokk. In meno di un anno, l’azienda è passata da un modello lento e dipendente dalla carta a un sistema completamente digitale e scalabile.
Risultati principali
- 97% dei contratti firmati elettronicamente in meno di un anno.
- Drastica riduzione dei tempi necessari per firma, approvazione e archiviazione.
- Tracciabilità completa: visibilità in tempo reale dello stato di ogni contratto.
- Miglioramento dell’esperienza di clienti e team commerciali, grazie a processi più rapidi e trasparenti.
- Riduzione dell’impatto ambientale grazie all’eliminazione dei processi basati sulla carta.
“Il vantaggio di questo strumento è che posso vedere in qualsiasi momento lo stato esatto di ogni contratto.”
— Philipp Dicke, Managing Director di Flokk in Germania e Austria
Una partnership che favorisce competitività e sostenibilità
La collaborazione tra Flokk, OPTANIUM e Namirial ha consentito all’azienda di digitalizzare i processi contrattuali, aumentare la competitività e rafforzare il proprio impegno verso la sostenibilità.
“Lavorare con OPTANIUM è stato estremamente professionale. Tutti i nostri requisiti sono stati soddisfatti, l’implementazione è stata completata nei tempi previsti e nel rispetto del budget, e il nostro team commerciale ha accolto con entusiasmo il nuovo strumento.”
— Philipp Dicke, Managing Director di Flokk in Germania e Austria
“L’integrazione tra OPTANIUM e la firma elettronica Namirial è molto semplice. La firma digitale è diventata indispensabile in meno di un anno e verrà estesa anche ad altri Paesi.”
— Marcel Nebel, CEO di OPTANIUM
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Avviso legale: questa storia di successo è stata originariamente realizzata e pubblicata da Signaturit. A seguito dell’integrazione di Signaturit nel Gruppo Namirial, è ora ospitata sul sito web di Namirial a fini di archiviazione e informazione. I risultati, i dati, il marchio e i riferimenti ai prodotti riflettono l’esperienza del cliente al momento della pubblicazione originale e potrebbero non rispecchiare più le offerte o i risultati attuali.