Din 2018, ISS Facility Services Iberia utilizează semnătura electronică Namirial pentru a digitaliza și accelera unul dintre procesele sale fundamentale: semnarea contractelor de muncă.
Un contract clar și solid este fundamentul pe care se bazează succesul oricărei companii de gestionare a serviciilor. Dacă procesarea contractului nu se finalizează din cauza întârzierilor sau a omisiunilor, serviciul externalizat este afectat, ceea ce dăunează calității acestuia.
Prin urmare, în căutarea unui proces eficient pentru gestionarea semnării contractelor de muncă, ISS Facility Services Iberia a demarat un proiect alături de Namirial, pentru a asigura cele mai bune rezultate. Și a reușit.
100%
dintre contractele de muncă semnate digital
6.000
procese de angajare pe lună
2.200
de semnături lunare
Provocarea: dispersia geografică și birocrația pe hârtie
Înainte de a folosi Namirial, ISS Facility Services Iberia a identificat drept principală problemă în gestionarea semnării contractelor de muncă dispersia geografică a viitorilor angajați. Cu 6.000 de procese de angajare pe lună și angajați aflați pe întreg teritoriul Peninsulei Iberice, de multe ori era foarte dificil pentru viitorul angajat să se prezinte personal la una dintre cele 29 de sedii ale companiei; în unele cazuri, angajatul trebuia să parcurgă peste 100 km doar pentru a semna contractul.
În mod tradițional, responsabilul de resurse umane genera contractul din Conektia, software-ul de gestionare HR utilizat, și îl trimitea angajaților prin poștă (40% dintre trimiteri) sau prin e-mail (restul de 60%), acesta din urmă necesitând ca angajatul să tipărească, să semneze, să scaneze și să retrimită documentul.
Acest proces tradițional era costisitor și lent, greu de urmărit cu precizie, genera un volum imens de hârtie și necesita o monitorizare constantă a angajaților. ISS a calculat că, în medie, procesarea completă putea depăși 7 zile, un volum care se dubla sau chiar tripla din iunie până în septembrie, din cauza rotației de personal în perioada concediilor.
Soluția: semnătura electronică integrată în Conektia
După identificarea acestor probleme, ISS Facility Services Iberia a decis să integreze semnătura electronică avansată de la Namirial prin intermediul Conektia pentru semnarea contractelor de muncă, procesând deja peste 2.200 de semnături lunare, cu obiectivul de a ajunge la 100% dintre contracte.
Procesul de trimitere se desfășoară în 5 pași simpli: responsabilul de resurse umane accesează Conektia, încarcă documentul sau alege un șablon, adaugă câmpurile de completat și câmpul de semnătură, introduce e-mailul destinatarului și dă clic pe „Trimite documentul”. Angajatul primește documentul pe e-mail și îl poate semna în 3 pași, fără a fi necesar să fie înregistrat la Namirial: deschide e-mailul, dă clic pe „Vezi documentul”, citește și semnează. Odată semnat, atât expeditorul, cât și semnatarul primesc automat o copie.
„Datorită Namirial, în câteva minute responsabilii de resurse umane au contractele semnate. Am făcut fără îndoială un salt calitativ față de gestionarea noastră anterioară.”
— Manolo Gerbolés, Director al Administrării Personalului la ISS Facility Services Iberia
Rezultate: timp, securitate și economii
Responsabilii de resurse umane au câștigat timp datorită semnăturii electronice: în medie, dedicau 10 minute pentru tipărirea contractului, în timp ce cu Namirial le ia 10 secunde să îl creeze digital și să îl trimită spre semnare. În plus, odată semnate, documentele sunt încărcate automat în dosarele de muncă digitale ale angajaților, organizate, sigure și accesibile de oriunde.
Punerea în funcțiune a instrumentului nu a implicat nicio complexitate: integrarea cu Conektia a fost relativ rapidă, iar angajații nu au avut nicio problemă în a se adapta la noul flux de lucru.
În ceea ce privește economiile, ISS a calculat că cele 6.000 de trimiteri lunare de documentație de muncă (aproximativ 1.440.000 de pagini pe an) reprezentau un cost de hârtie și toner de peste 48.000 € anual, la care se adăugau cheltuielile de expediere poștală, care puteau ajunge până la 288.000 € pe an în cazul scrisorilor recomandate.
Potrivit lui Manolo Gerbolés, principalele avantaje ale utilizării Namirial sunt simplificarea proceselor – responsabilul de resurse umane poate finaliza întregul proces fără deplasări – ușurința în utilizare a instrumentului, securitatea sporită a informațiilor în format digital față de hârtie, disponibilitatea unui dosar digital al angajatului, mereu accesibil, și respectarea angajamentului de mediu al companiei prin eliminarea utilizării hârtiei în procesele sale de angajare.
Declarație de exonerare de răspundere: această poveste de succes a fost produsă și publicată inițial de Signaturit. În urma integrării Signaturit în Grupul Namirial, aceasta este acum găzduită pe site-ul Namirial în scopuri de arhivare și informare. Rezultatele, cifrele, elementele de brand și referințele la produse reflectă experiența clientului la momentul publicării inițiale și este posibil să nu mai reprezinte ofertele sau rezultatele actuale.