Dalla fine del 2018, ISS Facility Services Iberia utilizza la firma elettronica di Namirial per digitalizzare e velocizzare uno dei suoi processi fondamentali: la firma dei contratti di lavoro.
Un contratto chiaro e solido è il fondamento su cui si basa il successo di qualsiasi azienda di gestione servizi. Se la stipula del contratto non si conclude a causa di ritardi o dimenticanze, il servizio esternalizzato ne risente, con conseguenze negative sulla qualità del servizio.
Per questo motivo, alla ricerca di un processo efficiente per la gestione della firma dei contratti di lavoro, ISS Facility Services Iberia ha avviato un progetto insieme a Namirial per garantire i migliori risultati. E ci è riuscita.
100%
dei contratti di lavoro firmati digitalmente
6.000
nuove assunzioni al mese
2.200
firme mensili
La sfida: la dispersione geografica e la burocrazia cartacea
Prima di utilizzare Namirial, ISS Facility Services Iberia aveva individuato come problema principale nella gestione della firma dei contratti di lavoro la dispersione geografica dei futuri dipendenti. Con 6.000 nuove assunzioni al mese e lavoratori distribuiti su tutta la Penisola Iberica, risultava spesso molto difficile per il futuro dipendente recarsi di persona in una delle 29 sedi dell’azienda; in alcuni casi, il lavoratore doveva percorrere oltre 100 km solo per firmare il contratto.
Tradizionalmente, il responsabile del personale generava il contratto tramite Conektia, il proprio software di gestione HR, e lo inviava ai lavoratori per posta (40% degli invii) o via email (il restante 60%), richiedendo in quest’ultimo caso che il lavoratore stampasse, firmasse, scansionasse e reinviasse il documento.
Questo processo tradizionale era costoso e lento, difficile da tracciare con precisione, generava un enorme volume di carta e richiedeva un continuo sollecito ai dipendenti. ISS ha calcolato che, in media, l’intero processo poteva superare i 7 giorni, un volume che si raddoppiava o triplicava anche da giugno a settembre a causa delle rotazioni di personale per le ferie.
La soluzione: la firma elettronica integrata in Conektia
Dopo aver individuato questi problemi, ISS Facility Services Iberia ha deciso di integrare la firma elettronica avanzata di Namirial tramite Conektia per la firma dei contratti di lavoro, gestendo già oltre 2.200 firme mensili con l’obiettivo di raggiungere il 100% dei contratti.
Il processo di invio si articola in 5 semplici passaggi: il responsabile del personale accede a Conektia, carica il documento o sceglie un modello, inserisce i campi da compilare e il campo firma, digita l’email del destinatario e clicca su “Invia documento”. Il lavoratore riceve il documento via email e può firmarlo in 3 passaggi, senza bisogno di essere registrato su Namirial: apre l’email, clicca su “Visualizza documento”, legge e firma. Una volta firmato, sia il mittente sia il firmatario ricevono automaticamente una copia.
“Grazie a Namirial, in pochi minuti i responsabili del personale hanno i contratti firmati. Abbiamo compiuto senza dubbio un salto di qualità rispetto alla nostra precedente gestione.”
— Manolo Gerbolés, Direttore Amministrazione del Personale in ISS Facility Services Iberia
Risultati: tempo, sicurezza e risparmio
I responsabili del personale hanno guadagnato tempo grazie alla firma elettronica: in media dedicavano 10 minuti alla stampa del contratto, mentre con Namirial impiegano 10 secondi per crearlo digitalmente e inviarlo alla firma. Inoltre, una volta firmati, i documenti vengono caricati automaticamente nei fascicoli lavorativi digitali dei dipendenti, ordinati, sicuri e accessibili da qualsiasi luogo.
L’avvio dello strumento non ha comportato alcuna complessità: l’integrazione con Conektia è stata relativamente rapida e i lavoratori non hanno avuto alcun problema ad adattarsi al nuovo flusso di lavoro.
In termini di risparmio, ISS ha calcolato che i 6.000 invii mensili di documentazione lavorativa (circa 1.440.000 pagine all’anno) comportavano un costo di carta e toner superiore a 48.000 € annui, a cui si aggiungevano le spese di spedizione postale, che potevano arrivare fino a 288.000 € all’anno nel caso della posta raccomandata.
Secondo Manolo Gerbolés, i principali vantaggi dell’utilizzo di Namirial sono la semplificazione dei processi – il responsabile del personale può chiudere l’intero iter senza spostamenti – la facilità d’uso dello strumento, la maggiore sicurezza delle informazioni in formato digitale rispetto alla carta, la disponibilità di un fascicolo digitale del dipendente sempre accessibile e il rispetto dell’impegno ambientale dell’azienda grazie all’eliminazione della carta nei processi di assunzione.
Disclaimer: questo caso di successo è stato originariamente prodotto e pubblicato da Signaturit. In seguito all’integrazione di Signaturit nel Gruppo Namirial, è ora ospitato sul sito web di Namirial a scopo di archivio e informazione. I risultati, i dati, il brand e i riferimenti ai prodotti riflettono l’esperienza del cliente al momento della pubblicazione originale e potrebbero non rappresentare più le offerte o i risultati attuali.