Desde o final de 2018, a ISS Facility Services Iberia utiliza a assinatura eletrônica da Namirial para digitalizar e agilizar um de seus processos fundamentais: a assinatura de contratos de trabalho.
Um contrato claro e sólido é a base sobre a qual repousa o sucesso de qualquer empresa de gestão de serviços. Se a formalização do contrato não é concluída por atrasos ou esquecimentos, o serviço terceirizado é afetado, o que prejudica a qualidade do serviço.
Por isso, em busca de um processo eficiente de gestão da assinatura de contratos de trabalho, a ISS Facility Services Iberia iniciou um projeto junto com a Namirial para garantir os melhores resultados. E conseguiu.
100%
dos contratos de trabalho assinados digitalmente
6.000
processos de admissão por mês
2.200
assinaturas mensais
O desafio: a dispersão geográfica e a burocracia em papel
Antes de utilizar a Namirial, a ISS Facility Services Iberia identificou que seu principal problema na gestão da assinatura de contratos de trabalho era a dispersão geográfica de seus futuros colaboradores. Com 6.000 processos de admissão por mês e colaboradores localizados em toda a Península Ibérica, muitas vezes era muito difícil para o futuro colaborador comparecer presencialmente a um dos 29 escritórios da empresa; em alguns casos, o trabalhador precisava percorrer mais de 100 km apenas para assinar o contrato.
Tradicionalmente, o gestor de RH gerava o contrato a partir do Conektia, seu software de gestão de RH, e o enviava aos colaboradores por correio (40% dos envios) ou por e-mail (os 60% restantes), sendo que, neste último caso, o trabalhador precisava imprimir, assinar, digitalizar e reenviar o documento.
Esse processo tradicional era caro e lento, difícil de rastrear com precisão, gerava um enorme volume de papel e exigia um acompanhamento contínuo dos colaboradores. A ISS calculou que, em média, o processo completo podia ultrapassar 7 dias — um volume que, além disso, dobrava ou até triplicava de junho a setembro devido às rotações de pessoal no período de férias.
A solução: assinatura eletrônica integrada ao Conektia
Após identificar esses problemas, a ISS Facility Services Iberia decidiu integrar a assinatura eletrônica avançada da Namirial por meio do Conektia para a assinatura dos contratos de trabalho, processando já mais de 2.200 assinaturas mensais, com o objetivo de alcançar 100% dos contratos.
O processo de envio ocorre em 5 passos simples: o gestor de RH acessa o Conektia, faz upload do documento ou escolhe um modelo, inclui os campos a serem preenchidos e o campo de assinatura, insere o e-mail do destinatário e clica em “Enviar documento”. O trabalhador recebe o documento por e-mail e pode assiná-lo em 3 passos, sem necessidade de estar cadastrado na Namirial: abrir o e-mail, clicar em “Ver documento”, ler e assinar. Uma vez assinado, tanto o remetente quanto o signatário recebem automaticamente uma cópia.
“Graças à Namirial, em questão de minutos os gestores de RH têm os contratos assinados. Demos, sem dúvida, um salto qualitativo em relação à nossa gestão anterior.”
— Manolo Gerbolés, Diretor de Administração de Pessoal na ISS Facility Services Iberia
Resultados: tempo, segurança e economia
Os gestores de RH ganharam tempo graças à assinatura eletrônica: em média, gastavam 10 minutos para imprimir o contrato, enquanto com a Namirial levam 10 segundos para criá-lo digitalmente e enviá-lo para assinatura. Além disso, uma vez assinados, os documentos são automaticamente carregados nos prontuários de trabalho digitais dos colaboradores, organizados, seguros e acessíveis de qualquer lugar.
A implementação da ferramenta não apresentou nenhuma complexidade: a integração com o Conektia foi relativamente rápida, e os colaboradores não tiveram nenhum problema em se adaptar ao novo fluxo de trabalho.
Em termos de economia, a ISS calculou que os 6.000 envios mensais de documentação trabalhista (cerca de 1.440.000 páginas por ano) representavam um custo de papel e toner superior a 48.000 € anuais, somados às despesas de envio postal, que podiam chegar a 288.000 € por ano no caso de carta registrada.
Segundo Manolo Gerbolés, as principais vantagens do uso da Namirial são a simplificação de processos – o gestor de RH pode concluir todo o processo sem deslocamentos – a facilidade de uso da ferramenta, a maior segurança das informações em formato digital em comparação ao papel, a disponibilidade de um prontuário digital do colaborador sempre acessível, e o cumprimento do compromisso ambiental da empresa ao eliminar o uso de papel em seus processos de admissão.
Aviso legal: este caso de sucesso foi originalmente produzido e publicado pela Signaturit. Após a integração da Signaturit ao Grupo Namirial, ele agora está hospedado no site da Namirial para fins de arquivo e informação. Os resultados, números, marca e referências a produtos refletem a experiência do cliente no momento da publicação original e podem não representar mais as ofertas ou resultados atuais.