Desde finales de 2018, ISS Facility Services Iberia comenzó a utilizar la firma electrónica de Namirial para digitalizar y acelerar uno de sus procesos fundamentales: la firma de contratos de trabajo.
Un contrato claro y sólido es el fundamento sobre el que descansa el éxito de cualquier empresa de gestión de servicios. Si la tramitación del contrato no se cierra por retrasos u olvidos, el servicio externalizado se ve afectado, lo que perjudica la calidad del servicio.
Por ello, en busca de un proceso eficiente de gestión de firma de contratos de trabajo, ISS Facility Services Iberia comenzó un proyecto junto con Namirial para asegurar los mejores resultados. Y lo han conseguido.
100%
de los contratos laborales firmados digitalmente
6.000
procesos de altas al mes
2.200
firmas mensuales
El reto: la dispersión geográfica y el papeleo
Antes de utilizar Namirial, ISS Facility Services Iberia detectó que su principal problema a la hora de gestionar la firma de los contratos laborales era la dispersión geográfica de sus futuros trabajadores. Con 6.000 procesos de altas al mes y empleados ubicados en toda la Península Ibérica, en muchas ocasiones resultaba muy difícil para el futuro empleado acudir de forma presencial a alguna de las 29 oficinas de la compañía; en algunos casos, el trabajador debía desplazarse más de 100 km solo para firmar el contrato.
Tradicionalmente, el gestor laboral generaba el contrato desde Conektia, su software de gestión de RRHH, y lo enviaba a los trabajadores por correo postal (40% de los envíos) o por correo electrónico (60% restante), requiriendo en este último caso que el trabajador imprimiera, firmara, escaneara y reenviara el documento.
Este proceso tradicional era costoso y lento, difícil de rastrear con precisión, generaba un enorme volumen de papel y exigía un seguimiento continuo de los empleados. ISS calculó que, de media, la tramitación completa podía superar los 7 días, un volumen que además se duplicaba o triplicaba entre junio y septiembre por las rotaciones vacacionales.
La solución: firma electrónica integrada en Conektia
Tras detectar estos problemas, ISS Facility Services Iberia decidió integrar la firma electrónica avanzada de Namirial a través de Conektia para la firma de los contratos de trabajo, tramitando ya más de 2.200 firmas mensuales con el objetivo de llegar al 100% de los contratos.
El proceso de envío se resuelve en 5 sencillos pasos: el gestor laboral accede a Conektia, sube el documento o elige una plantilla, incluye los campos a cumplimentar y el campo de firma, introduce el email del destinatario y hace clic en «Enviar documento». El trabajador recibe el documento por email y puede firmarlo en 3 pasos, sin necesidad de estar registrado en Namirial: abrir el correo, hacer clic en «Ver documento» y leer y firmar. Una vez firmado, remitente y firmante reciben automáticamente una copia.
«Gracias a Namirial, en cuestión de minutos los gestores laborales tienen los contratos firmados. Hemos dado sin duda un salto cualitativo con respecto a nuestra gestión anterior.»
— Manolo Gerbolés, Director de Administración de Personal en ISS Facility Services Iberia
Resultados: tiempo, seguridad y ahorro
Los gestores laborales han ganado tiempo gracias a la firma electrónica: de media, dedicaban 10 minutos en imprimir el contrato, mientras que con Namirial tardan 10 segundos en crearlo de forma digital y enviarlo a firmar. Además, una vez firmados, los documentos se suben automáticamente a los expedientes laborales digitales de los trabajadores, ordenados, seguros y accesibles desde cualquier lugar.
La puesta en marcha de la herramienta no revistió ninguna complejidad: la integración con Conektia fue relativamente rápida y los trabajadores no tuvieron ningún problema en adaptarse al nuevo flujo de trabajo.
En términos de ahorro, ISS calculó que los 6.000 envíos mensuales de documentación laboral (unas 1.440.000 páginas al año) suponían un coste de papel y tóner superior a 48.000 € anuales, a lo que se sumaban los gastos de envío postal, que podían llegar hasta 288.000 € al año en el caso del correo certificado.
Según Manolo Gerbolés, las principales ventajas de usar Namirial son la simplificación de procesos —el gestor laboral puede cerrar todo el proceso sin desplazamientos—, la facilidad de uso de la herramienta, la seguridad de la información en formato digital frente al papel, la disponibilidad de un expediente digital del trabajador siempre accesible, y el cumplimiento del compromiso medioambiental de la compañía al eliminar el uso de papel en sus procesos de incorporación.
Aviso legal: este caso de éxito fue producido y publicado originalmente por Signaturit. Tras la integración de Signaturit en el Grupo Namirial, se aloja ahora en el sitio web de Namirial con fines de archivo e información. Los resultados, cifras, marca y referencias a productos reflejan la experiencia del cliente en el momento de la publicación original y podrían no representar las ofertas o resultados actuales.