Depuis fin 2018, ISS Facility Services Iberia utilise la signature électronique de Namirial pour digitaliser et accélérer l’un de ses processus fondamentaux : la signature des contrats de travail.
Un contrat clair et solide constitue le fondement sur lequel repose la réussite de toute entreprise de gestion de services. Si la formalisation du contrat n’aboutit pas en raison de retards ou d’oublis, le service externalisé s’en trouve affecté, ce qui nuit à sa qualité.
C’est pourquoi, à la recherche d’un processus efficace de gestion de la signature des contrats de travail, ISS Facility Services Iberia a lancé un projet avec Namirial afin d’assurer les meilleurs résultats. Et l’entreprise y est parvenue.
100%
des contrats de travail signés numériquement
6 000
recrutements traités par mois
2 200
signatures par mois
Le défi : dispersion géographique et paperasse
Avant de recourir à Namirial, ISS Facility Services Iberia avait identifié que son principal problème dans la gestion de la signature des contrats de travail était la dispersion géographique de ses futurs employés. Avec 6 000 recrutements par mois et des employés répartis dans toute la péninsule ibérique, il était souvent très difficile pour un futur employé de se rendre en personne dans l’un des 29 bureaux de l’entreprise ; dans certains cas, le salarié devait parcourir plus de 100 km uniquement pour signer son contrat.
Traditionnellement, le gestionnaire RH générait le contrat depuis Conektia, son logiciel de gestion RH, et l’envoyait aux salariés par courrier postal (40 % des envois) ou par e-mail (les 60 % restants), ce dernier cas exigeant que le salarié imprime, signe, scanne et renvoie le document.
Ce processus traditionnel était coûteux et lent, difficile à suivre avec précision, générait un volume de papier considérable et nécessitait des relances constantes auprès des salariés. ISS a calculé qu’en moyenne, le traitement complet pouvait dépasser 7 jours — un volume qui doublait, voire triplait, entre juin et septembre en raison des rotations de personnel liées aux congés.
La solution : la signature électronique intégrée à Conektia
Après avoir identifié ces problèmes, ISS Facility Services Iberia a décidé d’intégrer la signature électronique avancée de Namirial via Conektia pour la signature des contrats de travail, traitant déjà plus de 2 200 signatures par mois avec l’objectif d’atteindre 100 % des contrats.
Le processus d’envoi se déroule en 5 étapes simples : le gestionnaire RH accède à Conektia, télécharge le document ou choisit un modèle, ajoute les champs à remplir et le champ de signature, saisit l’e-mail du destinataire, puis clique sur « Envoyer le document ». Le salarié reçoit le document par e-mail et peut le signer en 3 étapes, sans avoir besoin d’être inscrit chez Namirial : ouvrir l’e-mail, cliquer sur « Voir le document », puis lire et signer. Une fois signé, l’expéditeur et le signataire reçoivent automatiquement une copie.
« Grâce à Namirial, les gestionnaires RH obtiennent les contrats signés en quelques minutes. Nous avons indéniablement franchi un cap qualitatif par rapport à notre gestion précédente. »
— Manolo Gerbolés, Directeur de l’Administration du Personnel chez ISS Facility Services Iberia
Résultats : temps, sécurité et économies
Les gestionnaires RH ont gagné du temps grâce à la signature électronique : ils consacraient en moyenne 10 minutes à l’impression du contrat, contre 10 secondes avec Namirial pour le créer numériquement et l’envoyer à la signature. De plus, une fois signés, les documents sont automatiquement téléchargés dans les dossiers du personnel numériques des salariés, organisés, sécurisés et accessibles de partout.
La mise en place de l’outil n’a présenté aucune complexité : l’intégration avec Conektia a été relativement rapide, et les salariés n’ont eu aucun mal à s’adapter au nouveau flux de travail.
En termes d’économies, ISS a calculé que les 6 000 envois mensuels de documents RH (environ 1 440 000 pages par an) représentaient un coût en papier et en toner de plus de 48 000 € par an, auquel s’ajoutaient les frais d’envoi postal, pouvant atteindre jusqu’à 288 000 € par an pour le courrier recommandé.
Selon Manolo Gerbolés, les principaux avantages de l’utilisation de Namirial sont la simplification des processus – le gestionnaire RH peut clôturer l’ensemble du processus sans déplacement – la facilité d’utilisation de l’outil, une sécurité de l’information numérique bien supérieure au papier, la disponibilité d’un dossier numérique du salarié toujours accessible, et le respect de l’engagement environnemental de l’entreprise grâce à l’élimination du papier dans ses processus d’intégration.
Avertissement : ce témoignage de réussite a été initialement produit et publié par Signaturit. Suite à l’intégration de Signaturit au sein du groupe Namirial, il est désormais hébergé sur le site de Namirial à des fins d’archivage et d’information. Les résultats, chiffres, éléments de marque et références produits reflètent l’expérience du client au moment de la publication initiale et peuvent ne plus représenter les offres ou résultats actuels.