Seit Ende 2018 nutzt ISS Facility Services Iberia die elektronische Signatur von Namirial, um einen seiner zentralen Prozesse zu digitalisieren und zu beschleunigen: die Unterzeichnung von Arbeitsverträgen.
Ein klarer, solider Vertrag ist die Grundlage, auf der der Erfolg jedes Facility-Management-Unternehmens ruht. Wird die Vertragsabwicklung durch Verzögerungen oder Versäumnisse nicht abgeschlossen, leidet der ausgelagerte Service darunter, was sich negativ auf die Servicequalität auswirkt.
Auf der Suche nach einem effizienten Prozess für die Verwaltung der Unterzeichnung von Arbeitsverträgen startete ISS Facility Services Iberia daher ein Projekt mit Namirial, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Und das ist gelungen.
100%
der Arbeitsverträge digital unterzeichnet
6.000
Einstellungsvorgänge pro Monat
2.200
Signaturen pro Monat
Die Herausforderung: geografische Streuung und Papierkram
Vor der Nutzung von Namirial stellte ISS Facility Services Iberia fest, dass das Hauptproblem bei der Verwaltung der Unterzeichnung von Arbeitsverträgen die geografische Streuung der künftigen Mitarbeitenden war. Bei 6.000 Einstellungsvorgängen pro Monat und Beschäftigten in der gesamten Iberischen Halbinsel war es für zukünftige Mitarbeitende oft sehr schwierig, eines der 29 Büros des Unternehmens persönlich aufzusuchen; in manchen Fällen musste der Mitarbeiter mehr als 100 km zurücklegen, nur um den Vertrag zu unterschreiben.
Traditionell erstellte der Personalverantwortliche den Vertrag über Conektia, die HR-Verwaltungssoftware des Unternehmens, und sandte ihn den Mitarbeitenden per Post (40 % der Sendungen) oder per E-Mail (die restlichen 60 %) zu, wobei im letzteren Fall der Mitarbeiter das Dokument ausdrucken, unterschreiben, einscannen und zurücksenden musste.
Dieser herkömmliche Prozess war kostspielig und langsam, ließ sich nur schwer präzise nachverfolgen, erzeugte ein enormes Papieraufkommen und erforderte eine kontinuierliche Nachverfolgung der Mitarbeitenden. ISS ermittelte, dass die gesamte Bearbeitung im Durchschnitt mehr als 7 Tage dauern konnte – ein Volumen, das sich zudem von Juni bis September durch Personalrotationen in der Urlaubszeit verdoppelte oder sogar verdreifachte.
Die Lösung: elektronische Signatur integriert in Conektia
Nach dem Erkennen dieser Probleme entschied sich ISS Facility Services Iberia, die fortgeschrittene elektronische Signatur von Namirial über Conektia für die Unterzeichnung der Arbeitsverträge zu integrieren – bereits mit über 2.200 monatlichen Signaturen und dem Ziel, 100 % der Verträge zu erreichen.
Der Versandprozess läuft in 5 einfachen Schritten ab: Der Personalverantwortliche greift auf Conektia zu, lädt das Dokument hoch oder wählt eine Vorlage aus, fügt die auszufüllenden Felder sowie das Unterschriftsfeld ein, gibt die E-Mail-Adresse des Empfängers ein und klickt auf „Dokument senden“. Der Mitarbeiter erhält das Dokument per E-Mail und kann es in 3 Schritten unterzeichnen, ohne bei Namirial registriert zu sein: E-Mail öffnen, auf „Dokument ansehen“ klicken, lesen und unterschreiben. Nach der Unterzeichnung erhalten sowohl Absender als auch Unterzeichner automatisch eine Kopie.
„Dank Namirial haben die Personalverantwortlichen die unterzeichneten Verträge innerhalb weniger Minuten. Wir haben zweifellos einen qualitativen Sprung im Vergleich zu unserer bisherigen Verwaltung gemacht.“
— Manolo Gerbolés, Leiter Personalverwaltung bei ISS Facility Services Iberia
Ergebnisse: Zeit, Sicherheit und Einsparungen
Die Personalverantwortlichen haben dank der elektronischen Signatur Zeit gewonnen: Im Durchschnitt wendeten sie 10 Minuten für den Ausdruck des Vertrags auf, während sie mit Namirial nur 10 Sekunden benötigen, um ihn digital zu erstellen und zur Unterschrift zu versenden. Zudem werden unterzeichnete Dokumente automatisch in die digitalen Personalakten der Mitarbeitenden hochgeladen – geordnet, sicher und von überall zugänglich.
Die Einführung des Tools verlief ohne jegliche Komplexität: Die Integration mit Conektia war relativ schnell, und die Mitarbeitenden hatten keine Probleme, sich an den neuen Arbeitsablauf anzupassen.
In Bezug auf die Einsparungen ermittelte ISS, dass die 6.000 monatlichen Versendungen von Personaldokumenten (rund 1.440.000 Seiten pro Jahr) Papier- und Tonerkosten von über 48.000 € jährlich verursachten – hinzu kamen die Postversandkosten, die bei Einschreiben bis zu 288.000 € pro Jahr erreichen konnten.
Laut Manolo Gerbolés liegen die Hauptvorteile der Nutzung von Namirial in der Vereinfachung der Prozesse – der Personalverantwortliche kann den gesamten Vorgang ohne Reisen abschließen – der Benutzerfreundlichkeit des Tools, der höheren Sicherheit digitaler Informationen im Vergleich zu Papier, der jederzeit zugänglichen digitalen Personalakte sowie der Erfüllung des Umweltengagements des Unternehmens durch den Verzicht auf Papier in seinen Einstellungsprozessen.
Haftungsausschluss: diese Erfolgsgeschichte wurde ursprünglich von Signaturit erstellt und veröffentlicht. Nach der Integration von Signaturit in die Namirial-Gruppe wird sie nun zu Archivierungs- und Informationszwecken auf der Namirial-Website gehostet. Die Ergebnisse, Zahlen, Markenangaben und Produktverweise spiegeln die Kundenerfahrung zum Zeitpunkt der ursprünglichen Veröffentlichung wider und stellen möglicherweise nicht mehr die aktuellen Angebote oder Ergebnisse dar.