Synergie Spania și-a optimizat la scară largă procesul de semnare a contractelor și de documentare, folosind soluția de semnătură electronică Namirial, integrând-o în ERP-ul și platforma sa de formare, ceea ce a permis peste 2 milioane de semnături.
+2M
semnături electronice gestionate
+45
delegații implicate în proiect
1
țări în care a fost implementată
Synergie Spania, companie lider în soluții de resurse umane cu prezență internațională și peste 50 de ani de experiență, oferă servicii de recrutare, muncă temporară, formare, consultanță și externalizare pentru a sprijini organizațiile și talentele în dezvoltarea lor.
Echipa sa și-a propus obiectivul de a accelera digitalizarea proceselor cheie de documentație HR și de angajare, reducând dependența de hârtie și asigurând conformitatea cu reglementările privind munca și prevenirea riscurilor. Pentru a face acest lucru, Synergie a ales să implementeze o soluție integrată de semnătură electronică care să îi permită să se extindă în siguranță și eficient.
În această poveste de succes, explicăm cum au reușit acest lucru.
Provocarea. Digitalizarea proceselor critice fără a compromite securitatea sau eficiența
Synergie se confrunta cu o gestionare complexă a documentelor și volume mari: contracte de muncă, anexe, consimțăminte, certificări de formare și documentație obligatorie privind prevenirea riscurilor profesionale. Modelul său operațional necesita agilitate în angajarea personalului și respectarea cerințelor legale înainte de fiecare nouă angajare.
Obiectivul era clar: să găsească o soluție care să le permită să semneze documentația de angajare de la distanță și în siguranță, să reducă utilizarea hârtiei, să elimine deplasările și să asigure trasabilitatea juridică în toate procesele.
„Provocarea era digitalizarea proceselor critice fără a compromite rigoarea juridică sau eficiența operațională, oferind angajaților și clienților noștri o experiență mai agilă și mai sustenabilă.”
— Anna Preto, Head of Information Systems Security Coordination
Soluția. Semnătură electronică integrată pentru fluxuri de lucru cu trasabilitate completă
Synergie a implementat o soluție de semnătură electronică la distanță, integrată în sistemele sale de gestiune și în platforma de formare, făcând-o o parte strategică a proceselor de recrutare și certificare.
Semnătura electronică le permite angajaților să semneze contracte și documentație obligatorie de pe orice dispozitiv, asigurând validitate juridică, dovezi digitale complete și automatizare în gestionarea documentelor.
În plus, echipa poate efectua trimiteri manuale și în masă în funcție de nevoile afacerii, extinzând utilizarea la diferite echipe și sucursale din întreaga țară, cu criterii uniforme de securitate și conformitate.
„Integrarea semnăturii electronice în procesele noastre de ERP și formare a fost esențială: acum totul este semnat și înregistrat automat, cu trasabilitate completă.”
— Anna Preto, Head of Information Systems Security Coordination
Rezultatele. Procese mai agile și mai sustenabile, cu un control juridic mai mare
De la implementarea sa, digitalizarea semnăturilor are un impact direct asupra eficienței, sustenabilității și experienței angajaților.
„Impactul este clar: procese mai agile, mai puțină hârtie și un control mai mare asupra documentelor. Echipele noastre lucrează mai bine, iar candidații semnează mai rapid și cu mai puține fricțiuni.”
— Anna Preto, Head of Information Systems Security Coordination
Un partener pentru digitalizarea HR
Semnătura electronică a devenit o forță motrice a transformării în cadrul Synergie, contribuind la misiunea sa de a inova managementul talentelor și de a asigura cele mai înalte standarde juridice și operaționale.
Cu o abordare scalabilă și sigură, soluția ne permite să continuăm să evoluăm către medii mai digitale, mai eficiente și mai sustenabile, aliniate cu nevoile actuale și viitoare ale sectorului muncii.
„Semnătura electronică a devenit un aliat cheie pentru a oferi angajaților și clienților o experiență modernă, sigură și eficientă, avansând către o gestionare a documentelor 100% digitală.”
— Anna Preto, Head of Information Systems Security Coordination
Declarație de exonerare: această poveste de succes a fost realizată și publicată inițial de Signaturit. În urma integrării Signaturit în Grupul Namirial, aceasta este acum găzduită pe site-ul web Namirial în scopuri de arhivare și informare. Rezultatele, cifrele, elementele de brand și referințele la produse reflectă experiența clientului la momentul publicării inițiale și este posibil să nu mai reprezinte ofertele sau rezultatele actuale.