Synergie Spanien hat seinen Vertragsunterzeichnungs- und Dokumentationsprozess mithilfe von Namirials elektronischer Signaturlösung in großem Maßstab optimiert und in sein ERP- und Schulungssystem integriert, wodurch mehr als 2 Millionen Signaturen ermöglicht wurden.
+2M
verwaltete elektronische Signaturen
+45
am Projekt beteiligte Niederlassungen
1
Länder, in denen die Lösung implementiert wurde
Synergie Spanien, ein führendes Unternehmen für Personallösungen mit internationaler Präsenz und mehr als 50 Jahren Erfahrung, bietet Rekrutierung, Zeitarbeit, Schulung, Beratung und Outsourcing-Dienstleistungen zur Unterstützung von Organisationen und Talenten bei ihrer Entwicklung.
Das Team setzte sich zum Ziel, die Digitalisierung seiner zentralen HR- und Beschäftigungsdokumentationsprozesse zu beschleunigen, die Abhängigkeit von Papier zu verringern und die Einhaltung arbeits- und risikopräventionsrechtlicher Vorschriften sicherzustellen. Dazu entschied sich Synergie für die Implementierung einer integrierten elektronischen Signaturlösung, die eine sichere und effiziente Skalierung ermöglicht.
In dieser Erfolgsgeschichte erklären wir, wie sie das erreicht haben.
Die Herausforderung. Kritische Prozesse digitalisieren, ohne Sicherheit oder Effizienz zu beeinträchtigen
Synergie stand vor einer komplexen Dokumentenverwaltung mit großen Mengen: Arbeitsverträgen, Anhängen, Einwilligungen, Schulungszertifizierungen und obligatorischer Dokumentation zur Prävention arbeitsbedingter Risiken. Sein Betriebsmodell erforderte Flexibilität bei der Personaleinstellung und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben vor jeder Neueinstellung.
Das Ziel war klar: eine Lösung zu finden, mit der Beschäftigungsdokumente aus der Ferne und sicher unterzeichnet werden können, die Papiernutzung reduziert, Reisen vermieden und die rechtliche Nachvollziehbarkeit in allen Prozessen sichergestellt wird.
„Die Herausforderung bestand darin, kritische Prozesse zu digitalisieren, ohne die rechtliche Genauigkeit oder die operative Effizienz zu beeinträchtigen, und unseren Mitarbeitern und Kunden eine flexiblere und nachhaltigere Erfahrung zu bieten.“
— Anna Preto, Head of Information Systems Security Coordination
Die Lösung. Integrierte elektronische Signatur für Workflows mit vollständiger Nachvollziehbarkeit
Synergie implementierte eine in seine Verwaltungssysteme und Schulungsplattform integrierte Fernsignaturlösung und machte sie zu einem strategischen Bestandteil seiner Rekrutierungs- und Zertifizierungsprozesse.
Die elektronische Signatur ermöglicht es Mitarbeitern, Verträge und Pflichtdokumente von jedem Gerät aus zu unterzeichnen, wobei Rechtsgültigkeit, vollständige digitale Nachweise und Automatisierung der Dokumentenverwaltung gewährleistet sind.
Darüber hinaus kann das Team je nach Geschäftsbedarf manuelle und Massenversendungen durchführen und den Einsatz auf verschiedene Teams und Niederlassungen im ganzen Land mit einheitlichen Sicherheits- und Compliance-Kriterien skalieren.
„Die Integration der elektronischen Signatur in unsere ERP- und Schulungsprozesse war entscheidend: Jetzt wird alles automatisch unterzeichnet und erfasst, mit voller Nachvollziehbarkeit.“
— Anna Preto, Head of Information Systems Security Coordination
Die Ergebnisse. Flexiblere, nachhaltigere Prozesse mit größerer rechtlicher Kontrolle
Seit ihrer Einführung wirkt sich die Digitalisierung der Signaturen unmittelbar auf Effizienz, Nachhaltigkeit und Mitarbeitererfahrung aus.
„Die Wirkung ist eindeutig: flexiblere Prozesse, weniger Papier und mehr Dokumentenkontrolle. Unsere Teams arbeiten besser, und Kandidaten unterschreiben schneller und mit weniger Reibung.“
— Anna Preto, Head of Information Systems Security Coordination
Ein Partner für die HR-Digitalisierung
Die elektronische Signatur ist innerhalb von Synergie zu einer treibenden Kraft der Transformation geworden und trägt zu seiner Mission bei, das Talentmanagement zu innovieren und höchste rechtliche und operative Standards zu gewährleisten.
Dank eines skalierbaren und sicheren Ansatzes können wir uns weiterhin zu digitaleren, effizienteren und nachhaltigeren Umgebungen entwickeln, die auf die aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse des Arbeitsmarktes abgestimmt sind.