Synergie Spagna ha ottimizzato su larga scala il processo di firma dei contratti e della documentazione grazie alla soluzione di firma elettronica di Namirial, integrandola nel proprio ERP e nella piattaforma formativa, il che ha permesso di gestire più di 2 milioni di firme.
+2M
firme elettroniche gestite
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delegazioni coinvolte nel progetto
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paesi in cui è stata implementata
Synergie Spagna, azienda leader nelle soluzioni per le risorse umane con presenza internazionale e oltre 50 anni di esperienza, offre servizi di reclutamento, lavoro temporaneo, formazione, consulenza e outsourcing per supportare le organizzazioni e i talenti nel loro sviluppo.
Il suo team si è posto l’obiettivo di accelerare la digitalizzazione dei principali processi di documentazione HR e occupazionale, riducendo la dipendenza dalla carta e garantendo la conformità alle normative sul lavoro e sulla prevenzione dei rischi. Per farlo, Synergie ha scelto di implementare una soluzione di firma elettronica integrata che le permettesse di scalare in modo sicuro ed efficiente.
In questa storia di successo, spieghiamo come ci sono riusciti.
La sfida. Digitalizzare i processi critici senza compromettere sicurezza ed efficienza
Synergie doveva affrontare una gestione documentale complessa e grandi volumi: contratti di lavoro, allegati, consensi, certificazioni di formazione e documentazione obbligatoria sulla prevenzione dei rischi professionali. Il suo modello operativo richiedeva agilità nell’assunzione del personale e il rispetto degli obblighi legali prima di ogni nuova assunzione.
L’obiettivo era chiaro: trovare una soluzione che permettesse di firmare la documentazione lavorativa da remoto e in sicurezza, ridurre l’uso della carta, eliminare gli spostamenti e garantire la tracciabilità legale in tutti i processi.
“La sfida era digitalizzare i processi critici senza compromettere il rigore legale o l’efficienza operativa, offrendo ai nostri dipendenti e clienti un’esperienza più agile e sostenibile.”
— Anna Preto, Head of Information Systems Security Coordination
La soluzione. Firma elettronica integrata per flussi di lavoro con tracciabilità completa
Synergie ha implementato una soluzione di firma elettronica da remoto integrata nei propri sistemi gestionali e nella piattaforma di formazione, rendendola parte strategica dei processi di reclutamento e certificazione.
La firma elettronica consente ai dipendenti di firmare contratti e documentazione obbligatoria da qualsiasi dispositivo, garantendo validità legale, prove digitali complete e automazione nella gestione documentale.
Inoltre, il team può effettuare invii manuali e massivi in base alle esigenze aziendali, scalando l’utilizzo a diversi team e filiali in tutto il paese con criteri di sicurezza e conformità uniformi.
“L’integrazione della firma elettronica nei nostri processi ERP e di formazione è stata fondamentale: ora tutto viene firmato e registrato automaticamente, con piena tracciabilità.”
— Anna Preto, Head of Information Systems Security Coordination
I risultati. Processi più agili e sostenibili con maggiore controllo legale
Dalla sua implementazione, la digitalizzazione delle firme ha un impatto diretto sull’efficienza, sulla sostenibilità e sull’esperienza dei dipendenti.
“L’impatto è chiaro: processi più agili, meno carta e un maggiore controllo documentale. I nostri team lavorano meglio e i candidati firmano più velocemente e con meno attrito.”
— Anna Preto, Head of Information Systems Security Coordination
Un partner per la digitalizzazione HR
La firma elettronica è diventata una forza trainante della trasformazione all’interno di Synergie, contribuendo alla sua missione di innovare la gestione dei talenti e garantire i più elevati standard legali e operativi.
Grazie a un approccio scalabile e sicuro, la soluzione ci consente di continuare a evolvere verso ambienti più digitali, efficienti e sostenibili, in linea con le esigenze attuali e future del settore del lavoro.
“La firma elettronica è diventata un alleato chiave per offrire un’esperienza moderna, sicura ed efficiente a dipendenti e clienti, muovendoci verso una gestione documentale 100% digitale.”
— Anna Preto, Head of Information Systems Security Coordination
Avviso legale: questa testimonianza di successo è stata originariamente realizzata e pubblicata da Signaturit. A seguito dell’integrazione di Signaturit nel Gruppo Namirial, è ora ospitata sul sito web di Namirial a fini di archiviazione e informazione. I risultati, i dati, il marchio e i riferimenti ai prodotti riflettono l’esperienza del cliente al momento della pubblicazione originale e potrebbero non rispecchiare più le offerte o i risultati attuali.