Lucca a lansat cu succes deconturi de cheltuieli fără documente justificative pe hârtie datorită Namirial, permițând angajaților să fotografieze de pe smartphone documentele justificative pentru restaurante și taxiuri și ajutând companiile să digitalizeze, să securizeze și să arhiveze documentele de cheltuieli în conformitate cu legislația franceză.
Lucca, editor de software SaaS pentru automatizarea proceselor administrative și de HR, este lider în piața sa, cu peste 1.500 de clienți și 217.000 de utilizatori finali.
Compania dorea să simplifice gestionarea deconturilor de cheltuieli, un proces afectat de documente justificative depășite, pierdute și ilizibile, precum și de sarcina administrativă de introducere, gestionare și stocare a unor volume mari de documente pe hârtie.
Odată cu lansarea funcționalității de „digitalizare cu valoare probatorie” în Cleemy, Lucca a revizuit modificările legislative care au făcut posibilă digitalizarea documentelor justificative ale cheltuielilor, păstrându-le valoarea juridică.
1.500+
clienți
217k
utilizatori finali
10
ani de păstrare legală a facturilor în Franța
Provocarea
Lucca se confrunta cu un proces deosebit de anevoios atât pentru angajați, cât și pentru contabili: introducerea și gestionarea deconturilor de cheltuieli pe baza documentelor justificative pe hârtie.
Până la modificarea legislativă relevantă, facturile scanate nu aveau valoare juridică, ceea ce însemna că firmele trebuiau să păstreze versiunile pe hârtie. Articolul A 102 B2 din French Book of Fiscal Procedures a schimbat această situație, stabilind regulile pentru digitalizarea facturilor, inclusiv a deconturilor de cheltuieli, și impunând o semnătură electronică.
Soluția
Pentru a oferi acest serviciu, Lucca a încheiat un parteneriat cu Namirial, un Trust Service Provider calificat eIDAS și un specialist francez în semnături electronice, marcaje temporale și sigilii.
Soluția a oferit:
- Digitalizarea documentelor justificative: declaratorii își pot fotografia de pe smartphone documentele justificative pentru restaurante și taxiuri și apoi pot arunca documentele pe hârtie.
- Valoare probatorie sigură: compania client autorizează Lucca să colecteze și să arhiveze documentele justificative în conformitate cu legislația. Datorită serviciilor de sigiliu calificat și marcaj temporal, Namirial face ca documentele arhivate digital să poată fi prezentate în fața autorităților fiscale franceze sau a organismului francez de colectare a contribuțiilor sociale (URSSAF), prin aplicarea unui sigiliu digital în numele Lucca.
- Semnătură electronică simplă și conformă: soluția îmbină conformitatea juridică și ușurința în utilizare, asigurând identificarea fiabilă a semnatarilor și integritatea documentelor prin marcaj temporal calificat și aplicarea unei date universale.
Rezultate
Implementarea funcționalității de digitalizare cu valoare probatorie i-a permis Lucca să ofere un proces de decontare a cheltuielilor fără documente justificative pe hârtie, respectând în același timp cerințele legale și tehnice pentru arhivarea digitală:
- Deconturi de cheltuieli fără documente justificative pe hârtie: angajații pot fotografia documentele justificative de pe smartphone în loc să păstreze și să prezinte copii pe hârtie.
- Reducerea sarcinii administrative: contabilii nu mai trebuie să gestioneze sau să stocheze munți de documente justificative, în timp ce documentele depășite, pierdute și ilizibile sunt eliminate din proces.
- Păstrare digitală cu valoare probatorie: documentele justificative ale cheltuielilor pot fi stocate digital în condiții care garantează durabilitatea și accesul timp de 10 ani, perioada legală de păstrare a facturilor în Franța.
„Suntem foarte bucuroși și mândri să sprijinim Lucca în activitatea sa de digitalizare a deconturilor de cheltuieli. Această schimbare a reglementărilor permite acum companiilor să stocheze documentele justificative în format digital, cu condiția respectării cerințelor regulamentului eIDAS. În calitate de European Trusted Third Party calificat, Namirial îndeplinește aceste cerințe și contribuie la îmbunătățirea managementului administrativ și a productivității companiilor.”
— Christian Dayaux, Sales Director, Namirial
Impact și recomandări
Transformarea implementată de Lucca demonstrează modul în care schimbarea legislativă și tehnologia digitală de încredere pot simplifica gestionarea deconturilor de cheltuieli. Prin combinarea Cleemy cu serviciile Namirial, companiile pot trece de la documentele justificative pe hârtie la arhive digitale, păstrând în același timp valoarea juridică a documentelor.
Textele legislative impun companiilor care doresc să digitalizeze documentele justificative sau să autorizeze o terță parte în acest scop să asigure o reproducere identică prin fotografie sau scanare, să identifice autorul și canalul utilizat, să salveze documentele în format PDF, să atașeze un sigiliu electronic și să le stocheze în condiții care garantează durabilitatea și accesul.
În practică, acest lucru necesită mai multe servere, copii de backup, acces controlat la dispozitive, audituri, proceduri documentate și multe altele. În cazul unei investigații din partea administrației franceze, compania poate prezenta controlorului arhivele digitale stocate în Cleemy, documentele digitale având exact aceeași valoare ca documentele originale.
Disclaimer: această success story a fost produsă inițial de o companie anterioară din cadrul grupului. Acum este publicată pe site-ul Namirial în scopuri de arhivare și informare. Rezultatele, cifrele, brandingul și referințele la produse reflectă experiența clientului la momentul publicării inițiale și este posibil să nu mai reprezinte ofertele sau rezultatele actuale.