Lucca a lancé avec succès les notes de frais sans justificatifs papier grâce à Namirial, permettant aux salariés de photographier les justificatifs de restaurant et de taxi avec leur smartphone et aidant les entreprises à numériser, sécuriser et archiver leurs documents de dépenses conformément à la réglementation française.
Lucca, éditeur de logiciels SaaS permettant d’automatiser les processus administratifs et RH, est un acteur majeur de son marché avec plus de 1 500 clients et 217 000 utilisateurs finaux.
L’entreprise cherchait à simplifier la gestion des notes de frais, un processus affecté par des justificatifs obsolètes, perdus et illisibles, ainsi que par la charge administrative liée à la saisie, à la gestion et au stockage de grandes quantités de documents papier.
Avec le lancement de la fonctionnalité de « digitalisation à valeur probante » sur Cleemy, Lucca a revisité les évolutions réglementaires qui ont rendu possible la digitalisation des justificatifs de frais tout en préservant leur valeur juridique.
1 500+
clients
217k
utilisateurs finaux
10
ans de conservation légale des factures en France
Le défi
Lucca était confronté à un processus particulièrement contraignant pour les salariés comme pour les comptables : saisir et gérer les notes de frais sur la base de justificatifs papier.
Jusqu’à la modification réglementaire concernée, les factures numérisées n’avaient aucune valeur juridique, ce qui obligeait les entreprises à conserver les versions papier. L’article A 102 B2 du Livre des procédures fiscales français a changé cette situation en établissant les règles de digitalisation des factures, y compris les notes de frais, et en exigeant une signature électronique.
Solution
Pour proposer ce service, Lucca a conclu un partenariat avec Namirial, un Trust Service Provider qualifié eIDAS et acteur français spécialisé dans les signatures électroniques, l’horodatage et les cachets.
La solution a fourni :
- Digitalisation des justificatifs : les déclarants peuvent photographier leurs justificatifs de restaurant et de taxi avec leur smartphone, puis jeter les justificatifs papier.
- Valeur probante sécurisée : l’entreprise cliente autorise Lucca à collecter et archiver les justificatifs conformément à la législation. Grâce aux services de cachet qualifié et d’horodatage, Namirial rend les justificatifs archivés sous forme numérique opposables à l’administration fiscale française ou à l’organisme français de recouvrement de la sécurité sociale (URSSAF), en apposant un cachet numérique au nom de Lucca.
- Signature électronique simple et conforme : la solution concilie conformité juridique et simplicité d’utilisation, en garantissant l’identification fiable des signataires et l’intégrité des documents grâce à un horodatage qualifié et à l’application d’une date universelle.
Résultats
La mise en œuvre de la fonctionnalité de digitalisation à valeur probante a permis à Lucca de proposer un processus de notes de frais sans justificatifs papier tout en respectant les exigences légales et techniques relatives à l’archivage numérique :
- Notes de frais sans justificatifs papier : les salariés peuvent photographier leurs justificatifs avec leur smartphone au lieu de conserver et de remettre des copies papier.
- Réduction de la charge administrative : les comptables n’ont plus à gérer ou à stocker des montagnes de justificatifs, tandis que les documents obsolètes, perdus et illisibles sont éliminés du processus.
- Conservation numérique avec valeur probante : les justificatifs de frais peuvent être conservés numériquement dans des conditions garantissant leur durabilité et leur accès pendant 10 ans, durée légale de conservation des factures en France.
« Nous sommes très heureux et fiers d’accompagner Lucca dans la digitalisation des notes de frais. Cette évolution de la réglementation permet désormais aux entreprises de conserver leurs justificatifs sous format numérique, à condition de respecter les exigences du règlement eIDAS. En tant que European Trusted Third Party qualifié, Namirial répond pleinement à ces exigences et contribue à améliorer la gestion administrative et la productivité des entreprises. »
— Christian Dayaux, Sales Director, Namirial
Impact et recommandations
La transformation mise en œuvre par Lucca montre comment l’évolution de la réglementation et une technologie numérique de confiance peuvent simplifier la gestion des notes de frais. En combinant Cleemy aux services de Namirial, les entreprises peuvent passer des justificatifs papier aux archives numériques tout en préservant la valeur juridique des documents.
Les textes réglementaires imposent aux entreprises qui souhaitent digitaliser leurs justificatifs, ou autoriser un tiers à le faire, de garantir une reproduction identique par photographie ou scan, d’identifier l’auteur et le canal utilisé, d’enregistrer les documents au format PDF, d’apposer un cachet électronique et de stocker les documents dans des conditions garantissant leur durabilité et leur accessibilité.
En pratique, cela nécessite plusieurs serveurs, des copies de sauvegarde, un accès contrôlé aux machines, des audits, des procédures documentées et plus encore. En cas de contrôle de l’administration française, l’entreprise peut simplement présenter les archives numériques stockées dans Cleemy au contrôleur, les documents numériques ayant exactement la même valeur que les documents originaux.
Disclaimer : cette success story a été produite à l’origine par une ancienne société du groupe. Elle est désormais publiée sur le site de Namirial à des fins d’archivage et d’information. Les résultats, chiffres, éléments de marque et références produits reflètent l’expérience du client au moment de la publication initiale et peuvent ne plus représenter les offres ou résultats actuels.