A Lucca lançou com sucesso relatórios de despesas sem comprovantes em papel graças à Namirial, permitindo que os colaboradores fotografem comprovantes de restaurantes e táxis em seus smartphones e ajudando as empresas a digitalizar, proteger e arquivar documentos de despesas em conformidade com a legislação francesa.
Lucca, uma editora de software SaaS que oferece automação de processos administrativos e de RH, é líder em seu mercado, com mais de 1.500 clientes e 217.000 usuários finais.
A empresa buscava simplificar a gestão de relatórios de despesas, um processo afetado por comprovantes desatualizados, perdidos e ilegíveis, além da carga administrativa de inserir, gerenciar e armazenar grandes volumes de documentos em papel.
Com o lançamento da funcionalidade de “digitalização com valor probatório” no Cleemy, a Lucca revisou as mudanças legais que tornaram possível digitalizar os comprovantes de despesas preservando seu valor jurídico.
1.500+
clientes
217k
usuários finais
10
anos de conservação legal de faturas na França
O desafio
Lucca enfrentava um processo particularmente trabalhoso tanto para os colaboradores quanto para os contadores: inserir e gerenciar relatórios de despesas com base em comprovantes em papel.
Até a mudança regulatória correspondente, as faturas digitalizadas não tinham valor jurídico, o que significava que as empresas precisavam manter as versões em papel. O Artigo A 102 B2 do French Book of Fiscal Procedures mudou essa situação ao estabelecer as regras para a digitalização de faturas, incluindo relatórios de despesas, e exigir uma assinatura eletrônica.
Solução
Para oferecer esse serviço, a Lucca firmou uma parceria com a Namirial, uma Trust Service Provider qualificada pela eIDAS e uma empresa francesa especializada em assinaturas eletrônicas, carimbos de tempo e selos.
A solução proporcionou:
- Digitalização dos comprovantes: os declarantes podem fotografar os comprovantes de restaurantes e táxis em seus smartphones e depois descartar os comprovantes em papel.
- Valor probatório seguro: a empresa cliente autoriza a Lucca a coletar e arquivar os comprovantes de acordo com a legislação. Graças aos serviços de selo qualificado e carimbo de tempo, a Namirial torna os comprovantes arquivados digitalmente oponíveis perante as autoridades fiscais francesas ou o órgão francês de arrecadação da seguridade social (URSSAF), anexando um selo digital em nome da Lucca.
- Assinatura eletrônica simples e compatível: a solução concilia conformidade legal e simplicidade de uso, garantindo a identificação confiável dos signatários e a integridade dos documentos por meio de carimbo de tempo qualificado e da aplicação de uma data universal.
Resultados
A implementação da funcionalidade de digitalização com valor probatório permitiu à Lucca oferecer um processo de relatório de despesas sem comprovantes em papel, atendendo simultaneamente aos requisitos legais e técnicos para o arquivamento digital:
- Relatórios de despesas sem comprovantes em papel: os colaboradores podem fotografar os comprovantes em seus smartphones em vez de manter e apresentar cópias em papel.
- Redução da carga administrativa: os contadores não precisam mais lidar com ou armazenar montanhas de comprovantes, enquanto documentos desatualizados, perdidos e ilegíveis são eliminados do processo.
- Preservação digital com valor probatório: os comprovantes de despesas podem ser armazenados digitalmente em condições que garantem durabilidade e acesso por 10 anos, o período legal de conservação de faturas na França.
“Estamos muito felizes e orgulhosos de apoiar a Lucca em sua atividade de digitalização de despesas. Essa mudança na regulamentação agora permite que as empresas armazenem comprovantes digitalmente, desde que isso esteja em conformidade com os requisitos do regulamento eIDAS. Como um European Trusted Third Party qualificado, a Namirial atende positivamente a esses requisitos e contribui para a melhoria da gestão administrativa e da produtividade das empresas.”
— Christian Dayaux, Sales Director, Namirial
Impacto e recomendações
A transformação implementada pela Lucca demonstra como a mudança regulatória e uma tecnologia digital confiável podem simplificar a gestão de relatórios de despesas. Ao combinar o Cleemy com os serviços da Namirial, as empresas podem passar dos comprovantes em papel para arquivos digitais, preservando o valor legal dos documentos.
Os textos legais determinam que as empresas que desejam digitalizar comprovantes, ou autorizar um terceiro a fazê-lo, realizem uma reprodução idêntica por fotografia ou digitalização, identifiquem o autor e o canal utilizado, salvem os documentos em formato PDF, anexem um selo eletrônico e armazenem os documentos em condições que garantam sua durabilidade e acesso.
Na prática, isso exige vários servidores, cópias de backup, acesso controlado às máquinas, auditorias, procedimentos documentados e muito mais. Em caso de investigação pela administração francesa, a empresa pode simplesmente apresentar ao fiscal os arquivos digitais armazenados no Cleemy, que têm exatamente o mesmo valor que os documentos originais.
Disclaimer: esta história de sucesso foi originalmente produzida por uma empresa anterior do grupo. Agora ela está publicada no site da Namirial para fins de arquivo e informação. Os resultados, números, marcas e referências a produtos refletem a experiência do cliente no momento da publicação original e podem não representar mais as ofertas ou resultados atuais.