Lucca lanzó con éxito los partes de gastos sin justificantes en papel gracias a Namirial, permitiendo a los empleados fotografiar desde sus smartphones los justificantes de restaurantes y taxis y ayudando a las empresas a digitalizar, proteger y archivar los documentos de gastos de acuerdo con la normativa francesa.
Lucca, editor de software SaaS para la automatización de procesos administrativos y de RR. HH., es líder en su mercado, con más de 1.500 clientes y 217.000 usuarios finales.
La empresa buscaba simplificar la gestión de los partes de gastos, un proceso afectado por justificantes obsoletos, perdidos e ilegibles, así como por la carga administrativa de introducir, gestionar y almacenar grandes volúmenes de documentos en papel.
Con el lanzamiento de la funcionalidad de «digitalización con valor probatorio» en Cleemy, Lucca revisó los cambios legales que permitieron digitalizar los justificantes de gastos preservando su valor jurídico.
1.500+
clientes
217k
usuarios finales
10
años de conservación legal de las facturas en Francia
El desafío
Lucca se enfrentaba a un proceso especialmente laborioso tanto para los empleados como para los contables: introducir y gestionar los partes de gastos basados en justificantes en papel.
Hasta el cambio normativo correspondiente, las facturas escaneadas no tenían valor legal, por lo que las empresas debían conservar las versiones en papel. El artículo A 102 B2 del Libro de Procedimientos Fiscales francés cambió esta situación al establecer las normas para la digitalización de facturas, incluidos los partes de gastos, y exigir una firma electrónica.
Solución
Para ofrecer este servicio, Lucca llegó a una asociación con Namirial, un Trust Service Provider cualificado según eIDAS y especialista francés en firmas electrónicas, sellado y sellos de tiempo.
La solución proporcionó:
- Digitalización de justificantes: los declarantes pueden fotografiar con sus smartphones los justificantes de restaurantes y taxis y después tirar los justificantes en papel.
- Valor probatorio seguro: la empresa cliente autoriza a Lucca a recopilar y archivar los justificantes de acuerdo con la legislación. Gracias a los servicios de sello cualificado y sellado de tiempo, Namirial hace que los justificantes archivados digitalmente sean exigibles ante las autoridades fiscales francesas o el organismo francés de recaudación de la seguridad social (URSSAF), mediante la aplicación de un sello digital a nombre de Lucca.
- Firma electrónica sencilla y conforme: la solución concilia el cumplimiento legal con la facilidad de uso, garantizando una identificación fiable de los firmantes y la integridad de los documentos mediante un sellado de tiempo cualificado y la aplicación de una fecha universal.
Resultados
La implementación de la funcionalidad de digitalización con valor probatorio permitió a Lucca ofrecer un proceso de partes de gastos sin justificantes en papel, cumpliendo al mismo tiempo los requisitos legales y técnicos del archivo digital:
- Partes de gastos sin justificantes en papel: los empleados pueden fotografiar los justificantes con sus smartphones en lugar de conservar y presentar copias en papel.
- Reducción de la carga administrativa: los contables ya no tienen que gestionar o almacenar montañas de justificantes, mientras que los documentos obsoletos, perdidos e ilegibles se eliminan del proceso.
- Conservación digital con valor probatorio: los justificantes de gastos pueden almacenarse digitalmente en condiciones que garanticen su durabilidad y acceso durante 10 años, el periodo legal de conservación de facturas en Francia.
“Estamos muy contentos y orgullosos de apoyar a Lucca en la digitalización de los gastos. Este cambio normativo permite ahora a las empresas almacenar los justificantes digitalmente, siempre que se cumplan los requisitos del reglamento eIDAS. Como European Trusted Third Party cualificado, Namirial cumple estos requisitos y contribuye a mejorar la gestión administrativa y la productividad de las empresas.”
— Christian Dayaux, Sales Director, Namirial
Impacto y recomendaciones
La transformación llevada a cabo por Lucca demuestra cómo el cambio normativo y una tecnología digital de confianza pueden simplificar la gestión de los partes de gastos. Al combinar Cleemy con los servicios de Namirial, las empresas pueden pasar de los justificantes en papel a los archivos digitales preservando el valor legal de los documentos.
Los textos legales exigen a las empresas que deseen digitalizar justificantes, o autorizar a un tercero para hacerlo, que realicen una reproducción idéntica mediante fotografía o escaneo, identifiquen al autor y el canal utilizado, guarden los documentos en formato PDF, incorporen un sello electrónico y almacenen los documentos en condiciones que garanticen su durabilidad y acceso.
En la práctica, esto requiere múltiples servidores, copias de seguridad, acceso controlado a los equipos, auditorías, procedimientos documentados y mucho más. En caso de una inspección de la administración francesa, la empresa puede presentar al controlador los archivos digitales almacenados en Cleemy, que tienen exactamente el mismo valor que los documentos originales.
Disclaimer: esta historia de éxito fue producida originalmente por una empresa anterior del grupo. Ahora se publica en el sitio web de Namirial con fines de archivo e información. Los resultados, cifras, marcas y referencias de productos reflejan la experiencia del cliente en el momento de la publicación original y pueden no representar ya las ofertas o resultados actuales.