Lucca hat erfolgreich papierlose Spesenabrechnungen mit Namirial eingeführt. Mitarbeitende können Restaurant- und Taxibelege mit ihrem Smartphone fotografieren, während Unternehmen Ausgabendokumente gemäß den französischen Vorschriften digitalisieren, sichern und archivieren können.
Lucca, ein Anbieter von SaaS-Software zur Automatisierung administrativer und HR-Prozesse, ist mit mehr als 1.500 Kunden und 217.000 Endnutzern ein führendes Unternehmen in seinem Markt.
Das Unternehmen wollte die Verwaltung von Spesenabrechnungen vereinfachen, einen Prozess, der durch veraltete, verlorene und unleserliche Belege sowie durch den administrativen Aufwand für die Erfassung, Bearbeitung und Aufbewahrung großer Mengen von Papierdokumenten erschwert wurde.
Mit der Einführung der Funktion „Digitalisierung mit Beweiswert“ in Cleemy griff Lucca die rechtlichen Änderungen auf, die die Digitalisierung von Ausgabenbelegen unter Wahrung ihres rechtlichen Wertes ermöglichten.
1.500+
Kunden
217k
Endnutzer
10
Jahre gesetzliche Aufbewahrung von Rechnungen in Frankreich
Die Herausforderung
Lucca stand vor einem besonders aufwendigen Prozess für Mitarbeitende und Buchhalter: der Erfassung und Verwaltung von Spesenabrechnungen auf Basis von Papierbelegen.
Bis zur entsprechenden gesetzlichen Änderung hatten gescannte Rechnungen keinen rechtlichen Wert, sodass Unternehmen Papierfassungen aufbewahren mussten. Artikel A 102 B2 des französischen Steuerverfahrensgesetzes änderte diese Situation, indem er die Regeln für die Digitalisierung von Rechnungen, einschließlich Spesenabrechnungen, festlegte und eine elektronische Signatur verlangte.
Lösung
Um diesen Service anzubieten, ging Lucca eine Partnerschaft mit Namirial ein, einem eIDAS-qualifizierten Trust Service Provider und französischen Spezialisten für elektronische Signaturen, Zeitstempel und Siegel.
Die Lösung bot:
- Digitalisierung von Belegen: Erklärende können ihre Restaurant- und Taxibelege mit dem Smartphone fotografieren und die Papierbelege anschließend wegwerfen.
- Sicherer Beweiswert: Das Kundenunternehmen autorisiert Lucca, Belege gesetzeskonform zu erfassen und zu archivieren. Dank qualifizierter Siegel- und Zeitstempeldienste macht Namirial die digital archivierten Belege gegenüber den französischen Steuerbehörden oder der französischen Sozialversicherung (URSSAF) durch Anbringung eines digitalen Siegels im Namen von Lucca durchsetzbar.
- Einfache, konforme elektronische Signatur: Die Lösung verbindet rechtliche Konformität mit einfacher Nutzung und gewährleistet eine zuverlässige Identifizierung der Unterzeichner sowie die Integrität der Dokumente durch qualifizierte Zeitstempel und die Anwendung eines universellen Datums.
Ergebnisse
Die Einführung der Funktion zur Digitalisierung mit Beweiswert ermöglichte es Lucca, einen papierlosen Prozess für Spesenabrechnungen anzubieten und gleichzeitig die rechtlichen und technischen Anforderungen für die digitale Archivierung zu erfüllen:
- Papierlose Spesenabrechnungen: Mitarbeitende können Belege mit ihrem Smartphone fotografieren, anstatt Papierkopien aufzubewahren und einzureichen.
- Weniger Verwaltungsaufwand: Buchhalter müssen keine Berge von Belegen mehr bearbeiten oder aufbewahren, während veraltete, verlorene und unleserliche Dokumente aus dem Prozess entfernt werden.
- Digitale Aufbewahrung mit Beweiswert: Spesenbelege können unter Bedingungen digital gespeichert werden, die ihre Haltbarkeit und Zugänglichkeit für 10 Jahre, die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen in Frankreich, gewährleisten.
„Wir freuen uns sehr und sind stolz darauf, Lucca bei der Digitalisierung von Spesenabrechnungen zu unterstützen. Diese regulatorische Änderung ermöglicht es Unternehmen nun, Belege digital zu speichern, sofern die Anforderungen der eIDAS-Verordnung eingehalten werden. Als qualifizierter European Trusted Third Party erfüllt Namirial diese Anforderungen und trägt zur Verbesserung der administrativen Verwaltung und der Produktivität von Unternehmen bei.“
— Christian Dayaux, Sales Director, Namirial
Auswirkungen und Empfehlungen
Die von Lucca umgesetzte Transformation zeigt, wie regulatorische Veränderungen und vertrauenswürdige digitale Technologien die Verwaltung von Spesenabrechnungen vereinfachen können. Durch die Kombination von Cleemy mit den Services von Namirial können Unternehmen von Papierbelegen zu digitalen Archiven wechseln und gleichzeitig den rechtlichen Wert der Dokumente erhalten.
Die gesetzlichen Bestimmungen verlangen von Unternehmen, die Belege digitalisieren oder einen Dritten dazu autorisieren möchten, eine identische Reproduktion durch Foto oder Scan, die Identifizierung des Autors und des verwendeten Kanals, die Speicherung der Dokumente im PDF-Format, die Anbringung eines elektronischen Siegels sowie eine Aufbewahrung unter Bedingungen, die Dauerhaftigkeit und Zugriff gewährleisten.
In der Praxis erfordert dies mehrere Server, Sicherungskopien, kontrollierten Zugriff auf Geräte, Audits, dokumentierte Verfahren und mehr. Im Falle einer Prüfung durch die französische Verwaltung kann das Unternehmen die in Cleemy gespeicherten digitalen Archive vorlegen; die digitalen Dokumente haben dabei genau denselben Wert wie die Originale.
Disclaimer: Diese Success Story wurde ursprünglich von einer früheren Gesellschaft der Gruppe produziert. Sie wird nun zu Archivierungs- und Informationszwecken auf der Namirial-Website veröffentlicht. Die Ergebnisse, Zahlen, Marken- und Produktreferenzen entsprechen der Kundenerfahrung zum Zeitpunkt der ursprünglichen Veröffentlichung und spiegeln möglicherweise nicht mehr die aktuellen Angebote oder Ergebnisse wider.