Lucca ha lanciato con successo le note spese senza ricevute cartacee grazie a Namirial, consentendo ai dipendenti di fotografare dal proprio smartphone le ricevute di ristoranti e taxi e aiutando le aziende a digitalizzare, proteggere e archiviare i documenti di spesa in conformità alla normativa francese.
Lucca, editore di software SaaS per l’automazione dei processi amministrativi e HR, è leader nel proprio mercato, con più di 1.500 clienti e 217.000 utenti finali.
L’azienda cercava di semplificare la gestione delle note spese, un processo appesantito da ricevute obsolete, smarrite e illeggibili, oltre che dal carico amministrativo legato all’inserimento, alla gestione e alla conservazione di grandi quantità di documenti cartacei.
Con il lancio della funzionalità di “digitalizzazione con valore probatorio” su Cleemy, Lucca ha rivisto i cambiamenti normativi che hanno reso possibile digitalizzare le ricevute delle note spese preservandone il valore legale.
1.500+
clienti
217k
utenti finali
10
anni di conservazione legale delle fatture in Francia
La sfida
Lucca si confrontava con un processo particolarmente gravoso sia per i dipendenti sia per i contabili: l’inserimento e la gestione delle note spese sulla base di ricevute cartacee.
Prima della modifica normativa pertinente, le fatture scansionate non avevano valore legale, il che significava che le aziende dovevano conservare le versioni cartacee. L’Articolo A 102 B2 del French Book of Fiscal Procedures ha cambiato questa situazione stabilendo le regole per la digitalizzazione delle fatture, comprese le note spese, e richiedendo una firma elettronica.
La soluzione
Per offrire questo servizio, Lucca ha concluso una partnership con Namirial, un Trust Service Provider qualificato eIDAS e French pure player nel settore delle firme elettroniche, della marcatura temporale e dei sigilli.
La soluzione ha fornito:
- Digitalizzazione delle ricevute: i dichiaranti possono fotografare dal proprio smartphone le ricevute di ristoranti e taxi e poi gettare le ricevute cartacee.
- Valore probatorio sicuro: l’azienda cliente autorizza Lucca a raccogliere e archiviare le ricevute in conformità alla normativa. Grazie ai servizi di sigillo qualificato e marcatura temporale, Namirial rende le ricevute archiviate digitalmente opponibili alle autorità fiscali francesi o all’ente francese di riscossione della sicurezza sociale (URSSAF), applicando un sigillo digitale a nome di Lucca.
- Firma elettronica semplice e conforme: la soluzione concilia conformità normativa e semplicità d’uso, garantendo l’identificazione affidabile dei firmatari e l’integrità dei documenti attraverso la marcatura temporale qualificata e l’applicazione di una data universale.
I risultati
L’implementazione della funzionalità di digitalizzazione con valore probatorio ha permesso a Lucca di offrire un processo di gestione delle note spese senza ricevute cartacee, rispettando al contempo i requisiti legali e tecnici per l’archiviazione digitale:
- Note spese senza ricevute cartacee: i dipendenti possono fotografare le ricevute con il proprio smartphone invece di conservare e presentare copie cartacee.
- Riduzione del carico amministrativo: i contabili non devono più gestire o conservare montagne di ricevute, mentre i documenti obsoleti, smarriti e illeggibili vengono eliminati dal processo.
- Conservazione digitale con valore probatorio: le ricevute delle note spese possono essere conservate digitalmente in condizioni che ne garantiscono durata e accesso per 10 anni, il periodo di conservazione legale delle fatture in Francia.
“Siamo molto felici e orgogliosi di supportare Lucca nella digitalizzazione delle note spese. Questo cambiamento normativo consente ora alle aziende di conservare digitalmente le ricevute, a condizione che ciò avvenga nel rispetto dei requisiti del regolamento eIDAS. In qualità di European Trusted Third Party qualificato, Namirial soddisfa pienamente questi requisiti e contribuisce al miglioramento della gestione amministrativa e della produttività delle aziende.”
— Christian Dayaux, Sales Director, Namirial
Impatto e raccomandazioni
La trasformazione realizzata da Lucca dimostra come il cambiamento normativo e una tecnologia digitale affidabile possano semplificare la gestione delle note spese. Combinando Cleemy con i servizi di Namirial, le aziende possono passare dalle ricevute cartacee agli archivi digitali preservando il valore legale dei documenti.
I testi normativi impongono alle aziende che desiderano digitalizzare le ricevute, o autorizzare una terza parte a farlo, di riprodurle in modo identico tramite fotografia o scansione, identificare l’autore e il canale utilizzato, salvare i documenti in formato PDF, applicare un sigillo elettronico e conservarli in condizioni che ne garantiscano durata e accesso.
In pratica, ciò richiede server multipli, copie di backup, accesso controllato ai dispositivi, audit, procedure documentate e altro ancora. In caso di controllo da parte dell’amministrazione francese, l’azienda può presentare all’ispettore gli archivi digitali conservati all’interno di Cleemy, con i documenti digitali aventi esattamente lo stesso valore degli originali.
Disclaimer: questa storia di successo è stata originariamente prodotta da una precedente società del gruppo. È ora pubblicata sul sito Namirial a fini archivistici e informativi. I risultati, i dati, il branding e i riferimenti ai prodotti riflettono l’esperienza del cliente al momento della pubblicazione originale e potrebbero non rappresentare più le offerte o i risultati attuali.