CERFRANCE Alliance Centre este una dintre cele 73 de entități ale rețelei naționale de experți contabili CERFRANCE, distribuite în 28 de agenții din 5 departamente franceze. Datorită semnăturii electronice de la Namirial, compania a digitalizat integral lanțul de producție al rapoartelor sale anuale.
În total, CERFRANCE Alliance Centre are 600 de angajați care gestionează anual contabilitatea a aproximativ 11.600 de clienți. Una dintre misiunile companiei este de a pune la dispoziția clienților instrumente informatice contabile, de a le întreține și de a le îmbunătăți.
11.600
rapoarte anuale semnate în fiecare an
48h
pentru livrarea conturilor anuale către clienți
600
de angajați la CERFRANCE Alliance Centre
De la semnătura olografă la semnătura electronică
În fiecare an, agențiile din cadrul rețelei predau clienților un document care prezintă oficial rezultatele anuale ale companiei, tradițional în format tipărit și semnat olograf de experții contabili. Acest proces implica mai multe etape: finalizarea documentului de către contabil, tipărirea, verificarea și semnătura olografă a expertului, apoi livrarea pe hârtie prin poștă sau deplasare fizică.
Un număr tot mai mare de clienți doreau o versiune digitală a acestor documente, de exemplu pentru a le transmite băncilor lor. Având în vedere caracterul lor oficial, nu era o opțiune să se trimită simple PDF-uri prin e-mail.
„Atunci când am lansat acest proiect, obiectivul nostru era să ne îmbogățim oferta oferind sistematic clienților versiuni digitale ale acestor documente, pe lângă versiunea pe hârtie. Având în vedere caracterul lor oficial, nu ne puteam limita la trimiterea unor simple PDF-uri prin e-mail.”
— Bertrand Blond, Director al Sistemelor Informatice și al Soluțiilor IT pentru Clienți la CERFRANCE Alliance Centre
Pentru a atinge acest obiectiv, proiectul CER Sign s-a construit în jurul unei decizii clare: înlocuirea completă a etapei de semnătură olografă cu o etapă de semnătură electronică în cadrul unui flux de producție, cu un avantaj important — livrarea către clienți a rapoartelor anuale prevăzute cu semnătură electronică, care atestă angajamentul experților contabili față de exactitatea cifrelor prezentate.
Un flux de lucru regândit pentru o livrare rapidă a documentelor
Departamentul IT al CERFRANCE Alliance Centre căuta un software de semnare care să se poată integra ușor în fluxul de publicare a documentelor. Alegerea s-a îndreptat spre modulul CUTE de la Namirial, care permite o integrare simplă a funcționalităților de semnătură electronică într-o aplicație de business, pornind de la orice certificat — în acest caz, cheile SIGNEXPERT emise de Ordinul Experților Contabili.
La finalizarea proiectului, procesul a fost complet regândit:
- Finalizarea dosarului clientului de către contabil și generarea electronică a documentelor.
- Solicitarea vizei electronice de la expertul contabil responsabil de dosar.
- Verificare: expertul contabil se conectează la interfața sa web pentru a controla documentele în așteptare.
- Semnătura electronică prin intermediul cheii USB SIGNEXPERT, cu aplicarea simultană a semnăturii electronice și a unei imagini a semnăturii olografe scanate.
- Livrare electronică automată prin extranetul securizat, cu notificare prin SMS către client.
- Tipărire și livrare pe hârtie conform aceleiași proceduri ca înainte, în paralel cu versiunea digitală.
- Arhivare a documentului semnat în sistemul de gestionare a documentelor al CERFRANCE Alliance.
„Datorită regândirii acestui proces, putem garanta livrarea conturilor anuale ale clienților noștri în 48 de ore, ceea ce le permite să le trimită ușor și rapid, complet securizat, partenerilor bancari și/sau furnizorilor lor.”
— Bertrand Blond, Director al Sistemelor Informatice și al Soluțiilor IT pentru Clienți la CERFRANCE Alliance Centre
În doar câteva zile, echipele Namirial au livrat o interfață web de semnare personalizată în culorile CERFRANCE Alliance, bazată pe modulul CUTE. Aceasta prezintă fiecărui expert contabil lista documentelor în așteptarea semnării, precum și certificatele detectate pe dispozitiv; semnarea unui document se realizează printr-un singur clic, iar documentul semnat este apoi plasat într-un director de ieșire accesibil pentru continuarea fluxului de lucru.
Pentru a duce la bun sfârșit acest proiect și pentru a alege partenerul potrivit, Bertrand Blond nu a lăsat nimic la voia întâmplării, evaluând calitatea tehnică a produselor, istoricul financiar al companiei și portofoliul său de clienți. Dintre toate aceste criterii, capacitatea de reacție, flexibilitatea și seriozitatea în interacțiuni au fost decisive în alegerea Namirial. Posibilitatea de a insera o imagine a semnăturii olografe scanate în documente, precum și compatibilitatea cu certificatele SIGNEXPERT, au cântărit de asemenea considerabil în favoarea soluției.
Beneficii considerabile din toate punctele de vedere
Sistemul CER Sign este astăzi în producție și le permite tuturor experților contabili din CERFRANCE Alliance să semneze cele 11.600 de rapoarte produse anual.
Semnătura digitală a înlocuit în mod inteligent semnătura olografă, fără a o elimina complet: semnătura fiecărui expert contabil rămâne vizibilă la baza fiecărui document, fie el pe hârtie sau digital.
„Datorită acestui proiect, dispunem acum, la ieșirea din lanțul nostru de producție, de documente digitale oficiale care înlocuiesc echivalentele lor pe hârtie, având în același timp o valoare juridică reală și o prezumție de autenticitate incontestabilă. Le putem distribui rapid, le putem stoca, indexa, arhiva, tipări…”
— Bertrand Blond, Director al Sistemelor Informatice și al Soluțiilor IT pentru Clienți la CERFRANCE Alliance Centre
Rapoartele în versiune digitală sunt astfel livrate clienților mult mai rapid prin intermediul extranetului, iar coerența informațiilor dintre versiunea pe hârtie și cea digitală este astăzi totală.
CERFRANCE Alliance Centre beneficiază, în relația cu clienții săi, de o imagine considerabil consolidată din perspectiva capacității sale de inovare, iar compania extinde astăzi semnătura electronică sistematică asupra tuturor livrabilelor digitale puse la dispoziția clienților.
Declarație de exonerare de răspundere: această poveste de succes a fost produsă și publicată inițial de Signaturit Group. În urma integrării Signaturit în Grupul Namirial, aceasta este acum găzduită pe site-ul Namirial în scopuri de arhivare și informare. Rezultatele, cifrele, elementele de brand și referințele la produse reflectă experiența clientului la momentul publicării inițiale și este posibil să nu mai reprezinte ofertele sau rezultatele actuale.